Співпраця з креативними агенціями має бути продуктивною, щоби кінцевий продукт, який ви створюєте разом, вийшов добрим. Але гонитва за папірцями, відгуками, ресурсами та оновленнями статусу може стати на заваді. У вас не буде гарних результатів або настрою для подальшої співпраці.
Ось п’ять способів, за допомогою яких Dropbox може допомогти командам подолати найскладніші перешкоди у співпраці. Це сприятиме продуктивному партнерству й чудовій творчій роботі.
1. Прискорте документообіг
Подивімося правді в очі: більшість маркетингових проблем спричинені дедлайнами, які просто занадто короткі. Звичайно, команда може виконати цю роботу. Але спершу агентство має підписати документи, фрилансери мають підтвердити свої денні ставки, а працівники не можуть розпочати роботу, доки не підпишуть угоди про нерозголошення.
Щоб уникнути затримок із документообігом, які можуть виходити за часові рамки, спробуйте електронні підписи від Dropbox Sign. Можете покластися на вбудовані нагадування (замість тегів у телефоні чи електронній пошті), вони допоможуть підтримувати зв’язок та дозволять сторонам швидко підписати документ, незалежно від місця та пристрою. Замість того щоб завантажувати, підписувати та повторно надсилати PDF-файли, зацікавлені сторони можуть підписати документ кількома натисканнями миші. До речі, за допомогою електронних підписів договори підписуються на 80% швидше, ніж традиційні паперові договори.
Для угод, якими ви часто користуєтеся, можна використовувати налаштовані шаблони— шаблонні форми, які можна налаштувати лише один раз, а потім легко надсилати новим партнерам. Незалежно від того, чи залучаєте ви кілька нових підрядників на рік, чи десятки щомісяця, ви помітите суттєву різницю в адміністративній роботі.
2. Спростіть перегляд
Часи, коли творчі роботи переглядали на мольберті в конференц-залі, давно минули. Сучасні творчі ресурси можуть відображатися у вашій папці «Вхідні» в різноманітних форматах і різного розміру, залежно від проєкту.
Вам не потрібно постійно купувати нове програмне забезпечення, щоб переглянути роботу, або витрачати 20 хвилин на завантаження файлу, наповненого анімацією. Попросіть своїх партнерів поділитися своїми презентаціями у Dropbox, щоб ви могли отримати до них доступ за посиланням.
За допомогою Dropbox ви можете переглядати всі типи творчих файлів, наприклад PSD та PDF, у хмарі та залишати коментарі безпосередньо у файлах, щоб ваші відгуки були зрозумілими. Якщо ви переглядаєте відео- та аудіопроєкти, спробуйте Dropbox Replay, він дозволяє кожному залишати коментарі з часовими позначками або примітки, щоб команда залишалася на одній хвилі.
3. Упорядкуйте ресурси в одному місці
У будь-кого може запаморочитися голова через відстеження всіх необхідних ресурсів у багатоканальному маркетинговому проєкті. Якщо ви створюєте соціальні або банерні оголошення, у вас може бути нескінченний список розмірів об’єктів. А якщо ви працюєте на кількох ринках, переклади можуть лише збільшити кількість матеріалів.
Позбавте команду плутанини, на початку проєкту створіть чіткий контрольний список усіх матеріалів, необхідних для платформи, розміру та типу. Потім надайте агентству одне центральне місце для завантаження всіх ресурсів і впорядкуйте їх у папках і підпапках, які відповідають вашому контрольному списку.
На випадок, якщо файл зник і його потрібно відновити, Dropbox зберігає резервні копії видалених файлів. Тож коли настане час виходити в прямий ефір, усе буде на своєму місці.
4. Вилучіть зустрічі з календаря
Регулярне спілкування з партнером є ключем до чіткої комунікації. Проте, якщо ваш графік заповнений як внутрішніми, так і зовнішніми зустрічами, може не залишитися часу на виконання самої роботи. Водночас надто складні відгуки, надіслані електронною поштою, часто можуть призвести до непорозумінь або додаткових дзвінків для роз’яснення незрозумілих моментів.
Візьміть під контроль свій календар, заплануйте й попередньо встановіть «робочі години» для співпраці зі своїм агентством два-три рази на тиждень, щоб переглядати поточну роботу. Це дасть вам і агентству чіткий робочий час, щоб зосередитися на спільній роботі замість коротких непродуктивних зустрічей.
Якщо роботи більше, ніж може поміститися в часовий проміжок, або агентство не завжди може присвятити цей час вашому проєкту, Dropbox Capture дозволяє обмінюватися відгуками за допомогою записів екрана та відеоповідомлень. Ви можете обговорити відгуки та додати розмітку, а агентство перегляне відеозапис, коли їм буде зручно. Асинхронні наради корисні для співавторів, які перебувають у різних часових поясах. Тепер їм не доведеться телефонувати після обіду для 3-го раунду дзвінків щодо відгуку.
5. Діліться оновленнями статусу в реальному часі
Коли ви паралельно займаєтеся проєктами кількох агентств, і ці проєкти перебувають на різних стадіях, може здатися, що ваш мозок перевантажений щодо їхніх статусів. Хоча агентство може надсилати щоденний або щотижневий електронний лист із статусом проєкту, цей лист може легко залишитися в папці «Вхідні», і ви будете змушені його шукати, коли матимете на це час.
Для оновлення статусів скористайтеся хмарою й налаштуйте документ про статус онлайн для вашої внутрішньої та зовнішньої команди. Збережіть його у Dropbox, потім ви зможете перевірити, коли команда агентства востаннє вносила зміни, і переглянути всі версії, щоб побачити, що було оновлено.
Ця система також полегшить залучення інших внутрішніх працівників до проєкту. Незалежно від того, допомагають вони вам чи просто виконують ваші обов’язки, поки ви у відпустці, ви можете поділитися посиланням і надати їм доступ. Ви можете не знати, що відбувається з кожним проєктом щохвилини, але ви завжди знатимете, де швидко перевірити статус.
