เราทราบดีว่าลักษณะการทำงานเปลี่ยนแปลงไปทุกวัน ในขณะที่พนักงานเรียนรู้วิธีจัดการวิถีชีวิตแบบใหม่ของตน ตั้งแต่การทำงานจากระยะไกลอย่างเต็มรูปแบบไปจนถึงตารางการทำงานแบบไฮบริด หัวหน้าทีมและผู้จัดการโครงการจึงต้องดูแลการเปลี่ยนแปลงและปรับตัวตามรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป การฟังเสียงและปรับปรุงคุณภาพชีวิตของพนักงานอยู่เสมอจะทำให้หัวหน้าสามารถจัดการกับความต้องการที่เปลี่ยนไปของทีมและทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้นได้ เช่น ลดการประชุมที่ไม่จำเป็น
งานนี้อาจจะยากอยู่สักหน่อย 87 เปอร์เซ็นต์ของผู้นำธุรกิจเชื่อว่าการปรับปรุงการทำงานร่วมกันมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร แต่เราจะไปถึงจุดนั้นได้อย่างไรล่ะ
มีวิธีแบบใหม่สำหรับการเป็นผู้นำและผู้ริเริ่มในที่ทำงาน (แน่นอนว่าสามารถทำได้จากที่บ้าน) ต่อไปนี้เป็น 4 วิธีในการทำให้สำเร็จ
1. ลดเวลาการประชุม
ตอนนี้ Zoom เปรียบเสมือนศูนย์กลางของการทำงาน พนักงานมักจะรู้สึกว่าปริมาณการประชุมล้นหลาม “ฉันจะหาเวลาโทรหาคุณ” “ฉันจะนัดหมายประชุม Zoom สัก 30 นาที” มีการวิจัยพบว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมนั้นไม่จำเป็น หากต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง หัวหน้าและ PM ต้องทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมเพื่อหาว่าเมื่อใดควรพบปะกัน ใครที่ต้องอยู่ในการประชุมจริงๆ และสร้างแนวป้องกันเพื่อให้มีประสิทธิภาพ (ดูเอกสารความรู้เบื้องต้นการประชุมในแผ่นเดียวของเราเพื่อเรียนรู้เคล็ดลับเพิ่มเติมที่นำไปปฏิบัติได้จริง!) ทีมของคุณจะซาบซึ้งใจอย่างแน่นอน
2. นึกถึงการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส
เมื่อสมาชิกในทีมกระจายอยู่ตามเขตเวลาต่างๆ และทำงานตามกำหนดเวลาที่แตกต่างกัน การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจึงมีความสำคัญมากกว่าการสื่อสารแบบต่อหน้า เครื่องมือเฉพาะตัว เช่น Dropbox Capture ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับโครงการ (GIF, วิดีโอ, ภาพหน้าจอ) เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตรวจสอบงานได้เมื่อมีเวลา (ไม่ต้องเสียเวลาเป็นชั่วโมงในการนำเสนอผ่าน Zoom กับสมาชิกในทีมทุกคนอีกต่อไป)
3. สร้างฉันทามติเพื่อ DEI ที่แข็งแกร่งขึ้น
การเปลี่ยนแปลงวิธีปฏิบัติด้านความหลากหลาย ความเสมอภาค และความเป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการกระตุ้นให้เกิดโครงการริเริ่มด้านความยุติธรรมทางสังคมจำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจากระดับผู้บริหาร แต่ผู้ที่ทำให้โครงการนั้นเกิดขึ้นได้จากคือพนักงานทั่วไปที่กระตุ้นและโน้มน้าวผู้บริหารให้รับรู้ถึงปัญหาและแก้ไขปัญหานั้น
PM และหัวหน้าทีมถือเป็นบุคคลสำคัญที่จะช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ พวกเขาได้รับความไว้วางใจจากสมาชิกในทีมที่สามารถพูดคุยอย่างตรงไปตรงมาและเปิดเผยเกี่ยวกับปัญหาที่ตนเผชิญ ระบุจุดบอด และสังเกตว่าองค์กรกำลังล้มเหลวในจุดใด ด้วยการจัดระเบียบ การสร้างกลุ่มงานเฉพาะกิจ และการปฏิบัติตาม วิธีปฏิบัติด้านการจัดการโครงการที่ดี ผู้นำจะสามารถจดจ่อและทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริงทั่วทั้งบริษัท
PM ที่ดีสามารถกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงได้โดยทำสิ่งที่ตนทำอยู่ทุกวัน ได้แก่ ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมมีสิทธิ์มีเสียง รับฟังสิ่งที่ตนจำเป็นต้องพูด และส่งต่อคำแนะนำให้กับสายบังคับบัญชา
4. ใช้แม่แบบเพื่อประหยัดเวลา
ชุดวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารและสัญญาสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและลดความผิดพลาดได้ จะมีใครช่วยแนะนำกระบวนการนั้นได้ดีไปกว่า PM และหัวหน้าทีมที่ทำงานเหล่านี้วันแล้ววันเล่ากัน ลองพิจารณาแม่แบบที่ใช้งานและปรับแต่งได้อย่างง่ายดายจาก Dropbox Sign และสร้างกระบวนการมาตรฐานสำหรับการสร้างและการลงนามในสัญญา การสร้างมาตรฐานเป็นการทำงานที่ชาญฉลาด (ดูชุดเครื่องมือที่เน้นการทำงานรูปแบบเสมือนของเราสิ!)
PM และหัวหน้าทีมเป็นผู้ที่มองเห็นความเป็นจริงของธุรกิจในแต่ละวัน ไม่ใช่ระดับผู้บริหาร พวกเขาถูกวางตำแหน่งให้เข้าใจความต้องการและความจำเป็นของทีมโดยเฉพาะทั้งในขณะนี้และในอนาคต พวกเขาจึงสร้างประโยชน์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมหาศาล ไม่มีคำว่าเร็วเกินไปที่จะเริ่มเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน
