Arbetets natur förändras dagligen. När personalen navigerar i denna nya verklighet – från helt distansinriktade lösningar till hybridbaserade kontor – måste också team- och projektledare leda övergången och anpassa sig efterhand som den fortlöper. Genom att lyssna och upprätthålla färdplanen kan en ledare jonglera teamets omväxlande behov och göra medarbetarnas liv enklare, till exempel genom att minska antalet onödiga möten.
Detta är en knepig tråd att trä. 87 procent av företagsledarna tror förvisso att förbättrat samarbete är avgörande för deras organisations framgång, men hur når vi härifrån till dit?
Det finns ett nytt manus för den som vill bli ledare och innovatör på jobbet. (Och ja, det kan göras hemifrån.) Här är fyra sätt att lyckas:
1. Minska mötestiden
Nu när Zoom har blivit den nya standardappen känner sig personalen ofta överväldigad av det stora antalet möten. ”Jag letar upp en lucka i din kalender.” ”Låt mig bara boka ett 30-minuterssnack på zoom.” En studie har visat att hela 50 procent av mötena som genomförs är onödiga. För att uppmuntra till verklig förändring måste chefer och projektledare arbeta med sina teammedlemmar för att bestämma när de ska träffas, vilka som verkligen behöver delta, och bygga ut tydliga rutiner för effektivitet. (Ta del av vår mötesgrundkurs för ytterligare praktiska tips!) Ditt team kommer att tacka dig senare.
2. Tänk asynkront
När teammedlemmar är utspridda över flera tidszoner och arbetar i olika scheman är asynkron kommunikation viktigare än möten ansikte mot ansikte. Ett personanpassat verktyg som Dropbox Capture kan göra det enklare för teammedlemmar att dela relevant material (GIF-filer, videor, skärmdumpar) för ett projekt så att intressenterna kan granska arbetet när det passar deras scheman. (Ni slipper alltså slösa bort tid på Zoom för att gå igenom en presentation med hela teamet.)
3. Skapa konsensus för starkare DEI
För att lyfta fram ställningen för DEI eller Diversity, Equity, and Inclusion (mångfald, rättvisa, och inkludering) och påskynda initiativ för social rättvisa krävs engagemang på verkställande nivå. Men den verkliga förändringen uppstår när den stora personalstyrkan längre ner i organisationen uppmuntrar och uppmanar sina ledare att identifiera och åtgärda problem.
Projekt- och teamledare har nyckelpositioner för att möjliggöra dessa förändringar. De har teammedlemmars förtroende och kan ärligt och öppet diskutera frågorna de måste hantera, identifiera smärtpunkter och förstå var en organisation lyckas sämre. Genom att organisera, skapa arbetsgrupper och iaktta goda projektledningsmetoder kan ledare hålla fokus och genomföra verklig transformation över hela företaget.
En bra projektledare kan stimulera verklig förändring genom att göra vad de gör dagligen: ge teammedlemmar möjlighet att kommunicera, lyssna på vad de har att säga och skicka förslag uppåt i hierarkin.
4. Använd mallar, spara timmar
Ett sammanhängande system med bästa praxis för dokument och avtal kan öka effektiviteten och minska risken för fel. Vem är bättre rustad vägleda i denna process än projekt- och teamledare som arbetar med detta varje dag? En bra lösning är användarvänliga och lättjusterade mallar från Dropbox Sign som kan ligga till grund för en standardprocess för att få avtal upprättade och signerade. Standardisering är en smart affär. (Kolla in vår Virtual First-verktygssats!)
Det är projekt- och teamledare som hanterar verksamhetens vardag, inte personerna i ledningsgruppen. Med en unik position för att förstå teams önskemål och behov – både för stunden och på längre sikt – kan de göra massor för att förenkla för sina kolleger. Det är aldrig för sent att bli den som skapar förändring på jobbet.
