Характер работы уже не тот, к которому мы привыкли. Он меняется ежедневно. По мере того, как сотрудники пытаются ориентироваться в новой реальности, начиная с полностью удаленной занятости и заканчивая гибридными условиями труда, руководители и менеджеры проектов должны тщательно контролировать перемены и адаптироваться на ходу. Проявляя внимание и обеспечивая своевременную реализацию поставленных задач, руководитель может удовлетворять меняющиеся потребности коллег и облегчать их жизнь, например за счет сокращения излишнего количества собраний.
Это совсем не просто. Безусловно, 87 % руководителей компаний считают, что усовершенствование процессов сотрудничества имеет большое значение для успешного существования их организаций. Но как этого добиться?
Существует новая модель для того чтобы стать лидером и новатором на рабочем месте. (И, кстати, это можно сделать даже удаленно). Вот четыре способа, которые позволят добиться данной цели.
1. Сократите время, затрачиваемое на проведение собраний
Теперь, когда Zoom приобрел небывалую популярность, сотрудники зачастую просто не могут справиться с огромным количеством проводимых собраний. «Я найду время в вашем календаре». «Давайте я запланирую 30-минутное совещание по Zoom». В одном исследовании было обнаружено, что в проведении половины собраний нет необходимости. Для осуществления реальных изменений руководителям и лидерам проектов нужно тесно взаимодействовать с участниками своих рабочих групп, чтобы определить, когда проводить встречи и кому действительно нужно на них присутствовать. Также есть смысл обеспечить наличие защитных механизмов в целях повышения эффективности. (Ознакомьтесь с нашим Информационным листом по основам проведения собраний, чтобы получить больше практических советов) Ваша рабочая группа будет признательна.
2. Учитывайте асинхронность
Когда участники команды живут в разных часовых поясах и работают по разным графикам, асинхронная коммуникация приобретает большее значение по сравнению с общением в отведенное для личных встреч время. Такой персонализированный инструмент, как Dropbox Capture, позволит участникам группы обмениваться всеми необходимыми проектными материалами (GIF, видео, скриншоты) и даст возможность заинтересованным сторонам просматривать документы и файлы, когда позволяет график. (Больше не нужно тратить час на анализ презентации в Zoom со всеми коллегами).
3. Вырабатывайте общее мнение для усиления разнообразия, равенства и включенности
Изменение норм разнообразия, равенства и включенности, а также усиление инициатив в области социальной справедливости требуют поддержки на уровне руководства. Однако на самом деле таким переменам нередко способствуют рядовые сотрудники, которые поощряют и уговаривают начальство признать проблемы и устранить их.
Менеджеры проектов и руководители рабочих групп занимают ключевые позиции, позволяющие содействовать подобным трансформациям. Эти люди пользуются доверием участников команды, способных честно и открыто говорить о трудностях, с которыми они сталкиваются, определять болевые точки и отмечать, в каких случаях компания терпит неудачу. Организованность, создание целевых отделов и использование грамотных подходов к управлению проектами позволяет руководителям сохранять концентрацию и добиваться качественных изменений во всей компании.
Хороший менеджер проектов может инициировать преобразования, выполняя свою ежедневную работу: он дает возможность коллегам высказаться, прислушивается к ним и передает предложения по цепочке подчиненных.
4. Используйте шаблоны. Экономьте время
Ряд согласованных рекомендаций по работе с документами и договорами может повысить эффективность и уменьшить количество ошибок. Кто, как не менеджеры проектов и руководители групп, смогут управлять этим процессом, ведь они делают это изо дня в день? Рассмотрите простые в использовании и легко настраиваемые шаблоны из Dropbox Sign, а также внедрите стандартный процесс для подготовки и подписания договоров. Стандартизация обеспечивает разумный подход к ведению бизнеса. (Ознакомьтесь с нашим первым виртуальным набором инструментов!)
Именно менеджеры проектов и руководители рабочих групп, а не высшее руководство компании, сталкиваются с реальностью ведения бизнеса ежедневно. Имея уникальную возможность понимать желания и потребности своих команд — как в данный момент, так и в перспективе — они могут принести огромную пользу своим коллегам. Стать проводником перемен на рабочем месте никогда не рано.
