Znany nam charakter pracy codziennie się zmienia. Podczas gdy pracownicy próbują odnaleźć się w nowej rzeczywistości – funkcjonując w biurach całkowicie zdalnych lub pracując hybrydowo – liderzy zespołów i menedżerowie projektów muszą nadzorować te przejścia i na bieżąco wprowadzać modyfikacje. Wsłuchując się w potrzeby zespołu i dbając o terminowość zadań, lider może zrównoważyć potrzeby zespołu dotyczące harmonogramu i ułatwić życie jego członkom, na przykład przez zredukowanie niepotrzebnych spotkań.
Nie jest to łatwe. Oczywiście 87% kadry kierowniczej uważa, że dobra współpraca ma krytyczne znaczenie dla sukcesu organizacji, ale jak to osiągnąć?
Istnieje nowa recepta na uzyskanie statusu lidera i innowatora w pracy (i tak – można to zrobić z domu). Oto 4 sposoby na osiągnięcie celu:
1. Skróć czas trwania spotkań
Teraz, gdy Zoom tak bardzo zyskał na znaczeniu, pracownicy często czują się przytłoczeni ogromną ilością spotkań. „Znajdę trochę czasu w kalendarzu”, „Zaplanuję nam 30-minutowe spotkanie na Zoomie”. Wyniki jednego z badań pokazują, że aż 50% spotkań jest niepotrzebnych. Aby zapoczątkować prawdziwą zmianę, liderzy i menedżerowie projektów muszą uzgodnić z członkami zespołu, kiedy planować spotkania i kto naprawdę musi w nich uczestniczyć, oraz określić elementy wspomagające wydajność. Jeśli chcesz poznać więcej praktycznych wskazówek, zapoznaj się z jednostronicowym dokumentem Podstawy organizowania spotkań. Twój zespół będzie Ci za to wdzięczny.
2. Myśl asynchronicznie
Kiedy członkowie zespołu są rozrzuceni po różnych strefach czasowych i pracują według różnych harmonogramów, komunikacja asynchroniczna staje się ważniejsza niż spotkania osobiste. Spersonalizowane narzędzie, takie jak Dropbox Capture, ułatwi członkom zespołu dzielenie się wszystkimi ważnymi materiałami (GIF-ami, filmami, zrzutami ekranu itp.), aby uczestnicy projektu mogli się z nimi zapoznać, kiedy tylko znajdą na to czas. Koniec z przedłużającymi się prezentacjami na Zoomie dla całego zespołu.
3. Wypracuj zasady wspierające różnorodność, równość i integrację
Zmiana praktyk w zakresie różnorodności, równości i integracji (DEI, Diversity, Equity, Inclusion) oraz przyspieszenie inicjatyw w obszarze sprawiedliwości społecznej wymaga poparcia na szczeblu kierowniczym. Jednak rzeczywiste działania mogą podejmować szeregowi pracownicy, którzy mogą zachęcać i nakłaniać kierownictwo do zauważania i rozwiązywania problemów.
Menedżerowie projektów oraz liderzy są kluczowymi osobami mogącymi wprowadzić te zmiany. Mają oni zaufanie członków zespołu, którzy mogą im szczerze i otwarcie powiedzieć o problemach, z którymi się borykają, wskazać konkretne trudności oraz obszary, w których organizacja zawodzi. Organizując i tworząc grupy zadaniowe oraz umiejętnie wdrażając praktyki zarządzania projektami, liderzy mogą zachować koncentrację i wprowadzić realne zmiany w całej firmie.
Dobry menedżer projektu może zapoczątkować rzeczywiste zmiany, wykonując swoje codzienne zadania – zachęcając członków zespołu do otwartości, słuchając tego, co mają do powiedzenia, i przekazując sugestie osobom na wyższych stanowiskach.
4. Używaj szablonów – zaoszczędzisz wiele godzin
Spójny zestaw sprawdzonych procedur dotyczących dokumentów i umów może podnieść wydajność i zminimalizować błędy. Kto lepiej pokieruje tym procesem niż menedżerowie projektów i liderzy zespołów, którzy zajmują się tym każdego dnia? Rozważ zastosowanie łatwych w użyciu i dostosowaniu szablonów Dropbox Sign oraz opracuj standardowy proces tworzenia i podpisywania umów. Standaryzacja to mądry sposób prowadzenia firmy. (Sprawdź nasz zestaw narzędzi do pracy wirtualnej).
To właśnie menedżerowie projektów i liderzy zespołów znają codzienność pracy w firmie, a nie kierownicy wyższego szczebla. Będąc na wyjątkowej pozycji, która pozwala im zrozumieć pragnienia i potrzeby zespołów – zarówno te bieżące, jak i długoterminowe – mogą w ogromnym stopniu przyczynić się do poprawy warunków pracy swoich kolegów i koleżanek. Nigdy nie jest za wcześnie, aby zostać liderem zmian.
