Jak budować silne relacje z agencjami

Dowiedz się, jak Dropbox może wesprzeć Twoją firmę w radzeniu sobie z kłopotliwymi aspektami współpracy z kontrahentami, utrzymywaniu bezproblemowych relacji i zachowywaniu odpowiedniego tempa działania.

Dwie osoby w biurze rozmawiają o tym, co jest na ekranie ich komputera.

Współpraca z agencjami kreatywnymi powinna być tak dobra, jak produkt końcowy, który chcecie wspólnie stworzyć. Jednak próbując nadążyć z papierkową robotą, opiniami, zasobami i aktualizacjami stanu możecie stracić z oczu finalny cel, jakim jest publikacja wyników, lub zapomnieć się uśmiechnąć podczas kolejnego spotkania.

Oto pięć sposobów, w jakie Dropbox może pomóc zespołom pokonać najtrudniejsze przeszkody w prowadzeniu owocnej współpracy, dzięki czemu Twoja firma poprawi jakość relacji z partnerami i wyniki pracy kreatywnej.

1. Przyspiesz załatwianie formalności 

Spójrzmy prawdzie w oczy – większość problemów działów marketingowych wynika z krótkich terminów realizacji zleceń. Gdyby chodziło o sam proces twórczy… Ale najpierw agencja musi podpisać dokumenty, freelancerzy potwierdzić swoje stawki dzienne, a nowi pracownicy nie mogą przystąpić od działania, dopóki nie podpiszą umowy o zachowaniu poufności.

Aby uniknąć opóźnień związanych z papierkową robotą, wypróbuj podpisy elektroniczne w usłudze Dropbox Sign. Korzystaj z wbudowanej funkcji przypomnień (zamiast tracić czas na telefony lub wiadomości e-mail), aby kontrolować obieg umów i umożliwić stronom szybkie podpisywanie ich z dowolnego miejsca i na każdym urządzeniu. Zamiast pobierać, podpisywać i ponownie załączać pliki PDF, osoby zaangażowane w projekt mogą podpisać się za pomocą kilku kliknięć, zanim coś znowu odwróci ich uwagę. Podpisy elektroniczne umożliwiają podpisywanie dokumentów nawet o 80% szybciej niż tradycyjne formularze papierowe.

W przypadku umów, z których często korzystasz, rozważ skonfigurowanie szablonów – formularzy, które wystarczy opracować raz, a potem łatwo wysyłać nowym partnerom. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz kilku nowych kontrahentów rocznie, czy dziesiątki każdego miesiąca, zauważysz drastyczną zmianę w przebiegu prac administracyjnych.

2. Uprość proces recenzowania

Czasy recenzowania prac kreatywnych na sztalugach w sali konferencyjnej już dawno minęły. Obecnie pliki powiązane z różnymi kampaniami mogą pojawiać się w naszych skrzynkach odbiorczych w wielu różnych formatach i rozmiarach.

Aby recenzować wyniki prac agencji, nie musisz ciągle kupować nowego oprogramowania ani spędzać 20 minut na pobieraniu jednego pliku z animacjami. Poproś partnerów z agencji o udostępnianie prezentacji w Dropbox, aby mieć do nich dostęp za pomocą łącza.

Dzięki Dropbox możesz sprawdzać w chmurze wszelkiego rodzaju pliki, na przykład PSD i PDF, oraz dodawać komentarze bezpośrednio w miejscach, do których odnoszą się Twoje zastrzeżenia, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień. Jeśli recenzujesz projekty wideo i audio, wypróbuj Dropbox Replay – usługę, która pozwala wszystkim członkom zespołu oznaczać ten sam film komentarzami ze znacznikami czasu i adnotacjami, dzięki czemu każdy ma dostęp do aktualnych informacji.

3. Zarządzaj zasobami w jednym miejscu

Śledzenie wszystkich wymaganych zasobów w wielokanałowym projekcie marketingowym może przyprawiać o zawrót głowy. Jeśli tworzysz reklamy społecznościowe lub banery, możliwe, że masz niekończącą się listę rozmiarów niezbędnych zasobów. A jeśli pracujesz na wielu rynkach, tę górę materiałów dodatkowo powiększają tłumaczenia.

Oszczędź zespołowi zamieszania, tworząc przejrzystą listę kontrolną z podziałem na platformę, rozmiar i typ zasobów już na samym początku projektu. Następnie zapewnij agencji jedną centralną lokalizację, do której jej pracownicy będą mogli przesyłać wszystkie pliki i porządkować je w folderach oraz podfolderach zgodnych z Twoją listą kontrolną.

W razie gdyby jakiś plik zaginął, odzyskanie go nie stanowiłoby problemu, ponieważ  Dropbox przechowuje kopie zapasowe usuniętych plików. Kiedy więc nadejdzie czas publikacji, wszystko będzie na swoim miejscu.

4. Wykreśl z kalendarza spotkania

Utrzymywanie regularnych kontaktów z partnerem z agencji jest kluczem do przejrzystej komunikacji. Ale jeśli wypełnisz swój grafik zarówno spotkaniami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, możesz nie znaleźć czasu na samą pracę. Tymczasem dzielenie się złożonymi opiniami za pośrednictwem poczty e-mail może często prowadzić do nieporozumień lub dodatkowych rozmów telefonicznych koniecznych do wyjaśnienia niejasnych kwestii.

Odzyskaj kontrolę nad swoim kalendarzem, ustalając z agencją „godziny pracy” dwa lub trzy razy w tygodniu, które poświęcicie na przejrzenie postępów. Da to zarówno Tobie, jak i agencji konkretne okno czasowe na wspólną pracę i wyeliminuje konieczność upychania krótkich spotkań w każdą lukę w grafiku.

Jeśli pracy jest więcej niż można wykonać w wyznaczonym czasie lub agencja nie zawsze jest wtedy dostępna, rozwiązaniem jest Dropbox Capture – usługa, która umożliwia dzielenie się opiniami za pomocą nagrań ekranu oraz wiadomości wideo. Możesz omówić swoją opinię i dodać znaczniki, a następnie pracownicy agencji sprawdzą film w dogodnym dla nich czasie. Korzystanie ze spotkań asynchronicznych może być znacznym ułatwieniem dla współpracowników, którzy są w innej strefie czasowej – nie będą dzięki temu musieli dzwonić po kolacji na trzecią rundę rozmowy o wynikach.

5. Udostępniaj w czasie rzeczywistym aktualizacje stanu

Żonglując wieloma projektami, będącymi na różnych etapach realizacji, możesz mieć wrażenie, że nie nadążasz za tym, który projekt ma jaki status. Chociaż agencja może codziennie lub co tydzień wysyłać Ci wiadomości e-mail o aktualnych postępach, mogą one łatwo zginąć w skrzynce odbiorczej, zmuszając Cię do późniejszych poszukiwań.

Wykorzystaj chmurę na swoją korzyść i skonfiguruj online dokument z informacjami o stanie, który będzie mógł być aktualizowany zarówno przez zespół wewnętrzny, jak i zewnętrzny. Po jego zapisaniu w Dropbox będziesz mieć możliwość sprawdzenia, kiedy zespół agencji ostatnio go edytował, i wyświetlenia zmian wersji, aby zobaczyć, co zostało zaktualizowane.

Ten system ułatwi również zaangażowanie w projekt innych osób z firmy. Niezależnie od tego, czy takie osoby współpracują z Tobą, czy tylko zastępują Cię na czas urlopu, możesz po prostu udostępnić im odpowiednie łącze. Możesz nie zawsze wiedzieć, co się dzieje z poszczególnymi projektami, ale zawsze będziesz wiedzieć, gdzie można szybko sprawdzić ich stan.