Werk is dagelijks aan het veranderen. Terwijl medewerkers wennen aan hun nieuwe realiteit, van volledig externe kantoren naar hybride schema's, moeten teamleiders en projectmanagers de overgang in de gaten houden en zich gaandeweg aanpassen. Door te luisteren en werk op schema te houden, kan een leidinggevende omgaan met de veranderende behoeften van de teamleden en hun leven makkelijker maken, door bijvoorbeeld het aantal onnodige vergaderingen te verminderen.
Makkelijker gezegd dan gedaan. 87 procent van de bedrijfsleiders gelooft dat het verbeteren van de samenwerking cruciaal is voor het succes van hun organisaties, maar hoe krijgen we dat voor elkaar?
Er is een nieuwe manier om een leidinggevende en innovator op het werk te worden. (En ja, dat kan vanuit huis worden gedaan. Hier volgen vier manieren om dit voor elkaar te krijgen:
1. Verminder de vergadertijd
Nu Zoom zijn intrede heeft gedaan, voelen medewerkers zich vaak overweldigd door de vele vergaderingen. "Ik kijk wel even of je tijd hebt." "Laat me een Zoom-meeting van 30 minuten inplannen." Uit een onderzoek blijkt dat zeker 50% van de vergaderingen onnodig is. Om de verandering in gang te zetten moeten leidinggevenden en projectmanagers met hun teamleden werken om duidelijk te krijgen wanneer er vergaderd moet worden en wie echt aanwezig moet zijn, en moet er een structuur worden bedacht voor efficiëntie. (Bekijk onze poster voor de Basisbeginselen van vergaderen voor meer uitvoerbare tips!) Je team zal je daar dankbaar voor zijn.
2. Denk async
Als teamleden zich in verschillende tijdzones bevinden en in verschillende schema's werken, is asynchrone (ook wel bekend als 'async') communicatie belangrijker dan direct contact. Een gepersonaliseerde tool zoals Dropbox Capture kan teamleden helpen om relevant materiaal (GIF's, video's, screenshots) te delen voor een project zodat belanghebbenden het werk kunnen beoordelen wanneer hun schema's dat toestaan. (Je hoeft niet meer urenlang Zoom te gebruiken om een presentatie te bekijken met je hele team.)
3. Bereik consensus voor meer DGI
Om werkwijzen voor diversiteit, gelijkheid en inclusie te veranderen en initiatieven voor sociale gerechtigheid te versnellen, is inzet op directieniveau vereist. Maar het echte werk gebeurt door de medewerkers die leidinggevenden aanmoedigen en dwingen om problemen te erkennen en verhelpen.
Projectmanagers en teamleiders bevinden zich in een belangrijke positie om deze veranderingen mogelijk te maken. Ze hebben het vertrouwen van teamleden die eerlijk en open kunnen praten over problemen waar ze tegenaan lopen, de knelpunten kunnen identificeren en kunnen zien waar een organisatie te kort schiet. Door taakgroepen op te richten en goede projectmanagementwerkwijzen te hanteren, kunnen leidinggevenden geconcentreerd blijven en bedrijfsbreed een echte transformatie mogelijk maken.
Een goede projectmanager kan echte verandering stimuleren door wat ze dagelijks doen: teamleden aanmoedigen om te spreken, te luisteren naar wat ze te zeggen hebben en suggesties doorgeven aan de directie.
4. Gebruik sjablonen; bespaar uren
Een samenhangende set best practices voor documenten en contracten kan de efficiëntie verhogen en fouten verminderen. En wie kan beter helpen bij het leiden van dat proces dan de projectmanagers en teamleden die hier dagelijks aan werken? Denk na over eenvoudig te gebruiken en aan te passen sjablonen van Dropbox Sign en maak een standaardproces om contracten gemaakt en ondertekend te krijgen. Standaardisatie is slim zakendoen. (Bekijk onze virtual first toolkit!)
Het zijn de projectmanagers en teamleiders die dagelijks zien hoe het werk eraan toe gaat, niet degenen op directieniveau. Projectmanagers en teamleiders bevinden zich in de unieke positie om de behoeften van hun teams te begrijpen, zowel huidige als toekomstige behoeften, en kunnen hen daarom enorm helpen. Het is nooit te laat om op het werk voor verandering te zorgen.
