Arbeidets natur slik vi kjenner det er i konstant endring. Mens medarbeidere finner veien i en ny virkelighet – fra å jobbe helt eksternt til hybride løsninger – må teamledere og prosjektledere overvåke overgangen og tilpasse seg mens veien blir til. Ledere som lytter og sørger for at alt er i rute kan sjonglere endringer i teambehov og gjøre ting enklere for teamet, for eksempel ved å redusere antall unødvendige møter.
Men det er ingen enkel oppgave. Ja, 87 prosent av ledere tror at bedre samarbeid er avgjørende for at organisasjonen skal gjøre det bra, men hvordan kommer vi dit?
Alle som vil bli ledere og innovatører på arbeidsplassen har fått et nytt manus. (Og ja, du kan følge det hjemmefra.) Dette er fire måter du kan få det til på:
1. Færre møter
Nå som Zoom er det som teller, kan medarbeidere ofte føle seg overveldet av antallet møter. «Jeg finner tid i kalenderen.» «Jeg legger inn et 30 minutters Zoom-møte.» En undersøkelse viser at hele 50 prosent av alle møter er unødvendige. For å skape faktisk endring, må ledere og prosjektledere jobbe sammen med teammedlemmene for å finne ut når de trenger et møte og hvem som virkelig trenger å delta, samt verne om effektivitet på en bedre måte. (Ta en titt på «Meetings 101»-arket for flere anvendelige tips) Teamet ditt kommer til å takke deg for det.
2. Tenk asynkront
Når teammedlemmer er spredt over flere tidssoner og har ulike arbeidsmønstre, er asynkron kommunikasjon viktigere enn møter ansikt til ansikt. Et personalisert verktøy som Dropbox Capture kan hjelpe teammedlemmer med å dele alle relevante prosjektmaterialer (GIF-er, videoer, skjermbilder) for å la interessenter se gjennom arbeidet når de har tid. (Det er slutt på å bruke en time på Zoom for å gå gjennom en presentasjon med hele teamet.)
3. Skap konsensus for styrket mangfold, rettferdighet og inkludering
En endret praksis for mangfold, rettferdighet og inkludering og flere tiltak for sosial rettferdighet må bli godkjent av ledelsen. Men den egentlige jobben er det vanlige medarbeidere som står for, som oppfordrer og overtaler ledelsen til å anerkjenne problemer og gjøre noe med dem.
Prosjektledere og teamledere er i nøkkelposisjoner for å legge til rette for disse endringene. De har teammedlemmenes tillit, og teamet kan snakke åpent og ærlig om problemer, identifisere smertepunkter og se hvor organisasjonen svikter. Ved å organisere, opprette arbeidsgrupper og følge de beste praksisene for prosjektledelse, kan ledere beholde fokus og gjennomføre virkelig transformasjon i hele virksomheten.
En god prosjektleder kan anspore til faktisk endring ved å gjøre det de gjør hver dag: oppfordre teammedlemmer til å si hva de mener, lytte på det de sier og sørge for at forslag kommer videre opp i kommandokjeden.
4. Bruk maler og spar tid
Når dokumenter og kontrakter blir utarbeidet på en sammenhengende og best mulig måte, kan det øke effektiviteten og redusere antall feil. Og hvem er bedre egnet til å veilede den prosessen enn prosjektledere og teamledere som jobber med det dag inn og dag ut? Vurder brukervennlige og enkelt justerbare maler fra Dropbox Sign, og innfør en standardprosess for å utarbeide og få underskrift på kontrakter. Standardisering er smart. (Ta en titt på verktøysettet for virtuelt arbeid)
Det er prosjektledere og teamledere som ser virkeligheten til bedriften hver dag, ikke ledelsen. De er i en unik posisjon for å forstå ønskene og behovene til teamene, både der og da og fremover, og kan gjøre enormt mye for kollegene. Det er aldri for tidlig å bli en endringsleder på jobb.
