広告制作会社とは、優れた成果物をともに作り上げるだけでなく、それと同じくらい満足できる良好な関係を築きたいものです。しかし書類、フィードバック、アセット、ステータス アップデートの追跡に振り回されていると、成果物の完成が遅れたり、次のキックオフ ミーティングに気分良く参加できなかったりする場合があります。
チームが共同作業で直面する最も困難な障害に対処するための、Dropbox の 5 つの活用方法をご紹介します。より良好なパートナーシップを構築し、最高のクリエイティブを作成しましょう。
1. 書類処理をスピードアップ
率直に言いましょう。マーケティングの悩みの種のほとんどは、締め切りが短いことからくる不安によるものです。もちろん、チームは間に合わせられます。ですが、まずは制作会社に書類に署名してもらう必要がありますし、フリーランサーには日給を確認してもらわなければなりません。また NDA に署名してもらわなければ、タレントを使った作業も始められません。
スケジュール上、書類処理の遅れを許容できないなら、Dropbox Sign の電子署名を活用しましょう。電話やメール タグの代わりに内蔵のリマインダー機能を活用すれば契約を滞りなく進められ、また各当事者はあらゆる場所からあらゆるデバイスを使ってすばやく署名できます。PDF をダウンロードし、署名し、メール添付で送り返す必要がないので、多忙な関係者もわずか数回のクリックでスムーズに署名できます。実際に電子署名では、従来の紙の書類に比べて最大 80 % 早く契約を締結できます。
使用頻度の高い契約書があれば、ひな形フォームとなるテンプレートの設定を検討しましょう。一度設定すれば、新しいパートナーシップを結ぶたびに簡単に送信できます。新しくオンボーディングする請負業者が年に数件であろうと、月に数十件であろうと、事務作業は大幅に変わるはずです。
2. レビューをシンプルに
会議室にイーゼルを置いてクリエイティブ ワークをレビューするのは、もはや過去の話です。今日のクリエイティブ アセットはオンラインでの送受信が可能で、プロジェクトに応じてさまざまな形式とサイズで表示できます。
作業内容をレビューするために新しいソフトウェアをいくつも購入したり、アニメーション満載のファイルを 20 分かけてダウンロードしたりする必要はありません。パートナーの制作会社にプレゼンテーションを Dropbox で共有してもらえば、リンクからアクセスできます。
Dropbox では、PSD や PDF など、あらゆる種類のクリエイティブ ファイルをクラウドで確認し、ファイルに直接コメントを追加できるため、フィードバックを明確に伝えられます。動画やオーディオのプロジェクトをレビューするなら、Dropbox Replay をお試しください。すべてのユーザーが、タイムコード付きのコメントや注釈を添えて同じ動画にマークアップできるため、チーム全員で同じ認識を共有できます。
3. アセットを 1 か所で整理
マルチチャネルのマーケティング プロジェクトで、必要なアセットをすべて把握し続けるのは、誰にとっても気が遠くなる作業です。ソーシャル広告やバナー広告の作成ともなれば、アセット サイズの数は膨大になります。また複数のマーケットが対象なら、アセットの翻訳によって、さらに大量の成果物が作成されます。
チームが混乱しないよう、プロジェクト開始時に、必要なあらゆる成果物の明確なチェックリストを、プラットフォーム、サイズ、タイプごとに作成しておきましょう。さらに、制作会社がすべてのアセットをアップロードできる一元的な場所を用意し、チェックリストに合わせてフォルダやサブフォルダで整理します。
ファイルが紛失し復元が必要になった場合も心配ありません。削除されたファイルは Dropbox にバックアップされているので、広告展開時にはすべてのファイルをあるべき場所に準備できます。
4. ミーティングを減らす
制作会社の様子を定期的に確認することは、明確なコミュニケーションを実現するうえで重要になります。その一方で、社内外のミーティングでスケジュールが埋まってしまうと、実際の業務にあてる時間がなくなる恐れがあります。また複雑なフィードバックをメールで共有するという方法では、多くの場合、誤解を招いたり、あいまいな点を後から電話で説明するはめに陥ったりします。
制作会社と週に 2～3 回の「会議時間」を事前設定して作業の進行状況を確認すれば、自分のスケジュールを思いどおりに調整できます。いくつもの短いミーティングを空いた時間に押し込む代わりに、自分も制作会社も集中して一緒に作業する時間を設けられます。
必要な作業が多すぎてスケジュールに入りきらない、あるいは制作会社がいつも時間を確保できるとは限らない場合もあります。Dropbox Capture を利用すれば、画面の録画や動画メッセージを使ってフィードバックを共有できます。フィードバックの内容を伝え、注釈を付けておけば、制作会社は都合がよいときに動画をレビューできます。この非同期型のミーティングを採用することで、異なるタイムゾーンにいる共同編集者が、夕食後に 3 回目のフィードバック電話会議に参加するといったこともなくなります。
5. ステータス アップデートをリアルタイムで共有
制作会社が関わるプロジェクトを複数抱えていて、しかもそれぞれが異なる段階にあるとなれば、把握できる「ステータス」の限界を超えていると感じることもあるでしょう。制作会社側は、最新情報を伝えるため、毎日あるいは毎週ステータス メールを送ってくるかもしれません。ところが、受信箱があっという間にいっぱいになり、ようやく時間が取れてもまずはメールを探し出さなくてはならないこともあります。
そんな状況なら、クラウドを活用してオンラインのステータス ドキュメントを用意し、社内外のチームにアップデートしてもらいましょう。Dropbox で保存しておけば、制作会社のチームが最後に変更したタイミングを確認できるほか、バージョンごとの変更を表示し、アップデートされた内容を把握できます。
この仕組みなら、他の社員も簡単にプロジェクトに参加できます。あなたをサポートするのであれ、休暇の間だけフォローしてくれるのであれ、リンクを共有するだけでアクセスが可能になります。いずれにしても、すべてのプロジェクトの状況を常に把握しておくことはできないかもしれませんが、いつも同じ場所ですばやく状況を確認できるようになります。
