Seperti yang kita tahu, sifat pekerjaan berubah setiap hari. Saat para pekerja menavigasi realitas baru—dari kantor jarak jauh ke jadwal hibrida—pemimpin tim dan manajer proyek harus mengawasi transisi dan beradaptasi seiring berjalannya waktu. Dengan mendengarkan dan menjaga efisiensi, seorang pemimpin dapat mengatur kebutuhan tim yang terus berubah dan membuat hidup mereka lebih mudah, misalnya dengan mengurangi rapat yang tidak perlu.
Ini bukan pekerjaan mudah. Tentu saja, 87 persen pemimpin bisnis percaya bahwa meningkatkan kolaborasi sangat penting untuk keberhasilan organisasi mereka, tetapi bagaimana cara mencapainya?
Ada panduan baru untuk menjadi pemimpin dan inovator di tempat kerja. (Dan ya, ini bisa dilakukan dari rumah.) Berikut adalah empat cara untuk melakukannya:
1. Kurangi waktu rapat
Karena sekarang Zoom digunakan secara luas, karyawan sering kali merasa kewalahan dengan banyaknya rapat. “Saya akan mencari waktu kosong di kalender Anda.” “Saya akan menjadwalkan Zoom 30 menit.” Satu penelitian menemukan bahwa 50 persen rapat tidak diperlukan. Untuk mewujudkan perubahan nyata, para pemimpin dan PM perlu bekerja sama dengan anggota tim mereka untuk mencari tahu kapan harus bertemu, siapa yang benar-benar perlu hadir, dan membangun pagar pembatas untuk efisiensi. (Lihat lembar Rapat 101 kami untuk kiat lain yang dapat ditindaklanjuti!) Tim Anda akan berterima kasih nanti.
2. Pertimbangkan asinkron
Saat anggota tim tersebar di beberapa zona waktu dan bekerja dengan jadwal yang berbeda, komunikasi asinkronus (alias "asinkron") lebih penting daripada tatap muka. Alat yang dipersonalisasi seperti Dropbox Capture dapat membantu anggota tim membagikan semua materi yang relevan (GIF, video, tangkapan layar) untuk sebuah proyek sehingga pemangku kepentingan dapat meninjau pekerjaan saat jadwal mereka memungkinkan. (Tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk zoom selama satu jam untuk guna membahas presentasi dengan seluruh tim Anda.)
3. Bangun konsensus untuk DEI yang lebih kuat
Mengubah praktik Keragaman, Kesetaraan, dan Inklusi serta mempercepat prakarsa keadilan sosial membutuhkan dukungan di tingkat eksekutif. Namun, pekerjaan yang sebenarnya ada di kalangan karyawan biasa yang mendorong dan membujuk atasan untuk mengenali isu dan memperbaiki masalah.
PM dan pemimpin tim berada di posisi kunci untuk membantu memfasilitasi perubahan ini. Mereka mendapat kepercayaan dari anggota tim yang dapat berbicara dengan jujur dan terbuka tentang masalah yang mereka hadapi, mengidentifikasi titik kesulitan, dan mencatat kegagalan organisasi. Dengan mengatur, membuat gugus tugas, dan mengikuti praktik manajemen proyek yang terampil, para pemimpin dapat tetap fokus dan menghasilkan transformasi nyata di seluruh perusahaan.
Seorang PM yang baik dapat memacu perubahan dengan melakukan pekerjaan yang mereka lakukan setiap hari: memberdayakan anggota tim untuk berbicara, mendengarkan apa yang mereka katakan, dan menyampaikan saran ke rantai komando.
4. Gunakan templat; hemat waktu
Serangkaian praktik terbaik yang kohesif untuk dokumen dan kontrak dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Siapa yang dapat membantu memandu proses tersebut dengan lebih baik daripada PM dan pemimpin tim yang bekerja setiap hari? Pertimbangkan templat yang mudah digunakan dan mudah disesuaikan dari Dropbox Sign, dan buat proses standar untuk membuat dan menandatangani kontrak. Standardisasi adalah bisnis yang cerdas. (Lihat rangkaian alat virtual first kami!)
Yang melihat realita bisnis sehari-hari adalah PM dan pemimpin tim, bukan eksekutif. PM dan pemimpin tim dapat memberikan banyak manfaat bagi rekan mereka karena diposisikan secara unik untuk memahami keinginan dan kebutuhan tim—baik saat ini maupun di masa mendatang. Tidak pernah ada kata terlalu dini untuk mulai menjadi pemimpin perubahan di tempat kerja.
