Cara membangun kemitraan agensi yang kuat

Jelajahi cara Dropbox dapat membantu Anda mengatasi masalah kolaborasi dengan kontraktor agar hubungan tetap lancar dan momentum tetap mengalir.

Dua orang dalam sebuah kantor sedang berdiskusi tentang isi di layar komputer mereka.

Bekerja dengan agensi kreatif harus terasa sama baiknya dengan produk akhir yang Anda buat bersama. Namun, mengejar dokumen, umpan balik, aset, dan pembaruan status dapat menghalangi pengiriman hasil—atau melanjutkan ke panggilan awal berikutnya dengan senyuman.

Berikut adalah lima cara Dropbox dapat membantu tim mengatasi rintangan kolaborasi terberat—yang menghasilkan kemitraan yang lebih bahagia dan kreasi yang luar biasa.

1. Percepat pengerjaan dokumen 

Harus diakui, sebagian besar kesulitan bagian pemasaran disebabkan oleh batas waktu yang terasa terlalu ketat. Tentu saja, tim dapat melakukannya. Namun pertama-tama, agensi harus menandatangani dokumen, pekerja lepas harus mengonfirmasi tarif harian, dan talent tidak dapat memulai sebelum mereka menandatangani NDA.

Untuk menghindari penundaan dokumen yang tidak dapat ditoleransi oleh waktu yang sempit, coba tanda tangan elektronik dari Dropbox Sign. Andalkan pengingat internal (daripada ponsel atau tag email) agar kontrak terus berjalan, dan izinkan para pihak untuk menandatangani dengan cepat dari mana pun dan pada perangkat apa pun. Daripada mengunduh, menandatangani, lalu melampirkan ulang PDF, pemangku kepentingan yang sibuk dapat menandatangani dengan beberapa klik sebelum beralih ke hal lain. Nyatanya, kontrak dapat ditandatangani 80% lebih cepat dengan tanda tangan elektronik daripada formulir kertas tradisional.

Untuk perjanjian yang sering digunakan, pertimbangkan untuk menyiapkan Templat—formulir standar yang dapat diatur sekali saja, lalu dikirim dengan mudah di setiap kemitraan baru. Anda akan merasakan perbedaan yang drastis dalam pekerjaan admin, baik dalam orientasi segelintir kontraktor baru dalam setahun maupun selusin setiap bulan.

2. Sederhanakan peninjauan

Masa meninjau karya kreatif secara fisik di ruang konferensi sudah berlalu. Saat ini, aset kreatif dapat muncul di kotak masuk dalam berbagai format dan ukuran tergantung pada proyeknya.

Anda tidak harus terus membeli perangkat lunak baru untuk meninjau pekerjaan atau menghabiskan waktu 20 menit untuk mengunduh file yang berisi animasi. Minta mitra agensi Anda untuk membagikan presentasi dengan Dropbox agar Anda dapat mengaksesnya dengan sebuah tautan.

Dengan Dropbox, Anda dapat memeriksa berbagai jenis file seperti PSD dan PDF di awan, serta memberi komentar secara langsung dalam file tersebut supaya umpan balik Anda jelas. Jika Anda meninjau proyek video dan audio, coba Dropbox Replay yang memungkinkan semua orang menandai video yang sama dengan komentar atau anotasi berdasarkan stempel waktu, supaya tim tetap memiliki pemahaman yang selaras.

3. Kelola aset di satu tempat

Melacak semua aset yang diperlukan dalam proyek pemasaran multi-saluran dapat memusingkan siapa saja. Jika Anda membuat iklan sosial atau spanduk, daftar ukuran aset akan menjadi begitu banyak. Jika Anda juga bekerja di beberapa pasar, penerjemahan dapat menambah tumpukan hasil kerja.

Kurangi beban tim dengan membuat daftar periksa yang jelas dari setiap hasil kerja yang diperlukan berdasarkan platform, ukuran, dan jenis pada awal proyek. Kemudian, berikan satu lokasi terpusat bagi agensi untuk mengunggah semua aset mereka dan menatanya dalam folder dan subfolder yang sesuai dengan daftar periksa Anda.

Jika sebuah file hilang dan harus dipulihkan, Dropbox menyimpan cadangan dari file yang dihapus. Jadi, ketika harus ditayangkan, semuanya akan berada di tempat yang seharusnya.

4. Jangan jadwalkan rapat

Berkomunikasi dengan mitra agensi Anda secara berkala merupakan kunci dari komunikasi yang jelas. Namun, jika jadwal Anda penuh dengan rapat internal dan eksternal, mungkin tidak ada waktu yang tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan sebenarnya. Sementara itu, membagikan umpan balik yang rumit melalui email sering kali menyebabkan kesalahpahaman atau menambah panggilan tindak lanjut untuk memperjelas poin yang kurang jelas.

Atur waktu Anda dengan menjadwalkan “jam kerja” yang ditentukan dengan agensi dua atau tiga kali seminggu untuk meninjau pekerjaan yang sedang berlangsung. Ini akan memberikan waktu tertentu bagi Anda dan agensi untuk berfokus pada pekerjaan bersama-sama daripada menyelipkan rapat singkat ketika ada waktu luang.

Jika ada lebih banyak pekerjaan yang dapat dimasukkan dalam slot waktu yang sama atau agensi tidak selalu bisa melakukannya, Dropbox Capture memungkinkan Anda untuk berbagi umpan balik melalui rekaman layar dan pesan video. Anda dapat menyampaikan umpan balik dan menambahkan anotasi, lalu agensi dapat meninjau video di waktu yang sesuai bagi mereka. Mengadakan rapat secara asinkron dapat menguntungkan kolaborator yang mungkin berada di zona waktu berbeda. Kini, mereka tidak harus menghubungi setelah makan malam untuk membahas umpan balik ronde ketiga.

5. Bagikan pembaruan status secara real time

Saat menangani beberapa proyek agensi yang masing-masing memiliki tahap berbeda, otak “status” Anda dapat merasa kewalahan. Meskipun agensi dapat mengirim email status setiap hari atau setiap minggu agar Anda terus mengikuti perkembangan, email tersebut dapat tenggelam di kotak masuk sehingga Anda baru mencarinya ketika akhirnya memiliki waktu.

Manfaatkan awan dan siapkan dokumen status secara online untuk diperbarui oleh tim internal dan tim eksternal. Saat disimpan di Dropbox, Anda akan dapat memeriksa saat terakhir kali tim agensi mengubahnya dan melihat perubahan versi untuk mengetahui bagian yang diperbarui.

Sistem ini juga memudahkan dalam memasukkan anggota internal lainnya ke proyek. Anda dapat membagikan tautan agar dapat diakses oleh mereka yang mendukung Anda atau sekadar menggantikan Anda selama Anda berlibur. Anda mungkin tidak tahu kejadian dalam setiap proyek setiap saat, tetapi Anda dapat selalu mengetahui tempat untuk memeriksa status secara cepat.