たとえば、LinkedIn で有望な候補者を見つけたとしましょう。候補者はロサンゼルスに住んでいるとのことでしたが、あなたがいるのはニューヨーク。候補者が起きる朝の時間帯に合わせて、仕事の紹介をする方法はないでしょうか？残念ながらその時間にはミーティングが入っているので、「ちょっと Zoom でお話を」と声をかけるわけにもいきません（どのみち、そうしたアプローチは候補者に好まれませんが）。この記事で紹介するのは、こんな場面で人事担当者を助けてくれる究極のツールです。
Dropbox Capture: もっと会議を減らして、もっと言葉を届けたい
Capture を使えば、採用担当者は動画を撮影して職務記述書をじっくりと解説することができます。30 分の会議をセッティングしなくても、わずかな時間をかけるだけで、どの候補者にも人間味のある説明を伝えることができます。たとえば、採用担当者は次のような動画を撮影して、有望な候補者に送信できます。
では、どのくらいの動画を撮影したらよいでしょうか？適切なのは 1 分です。2～3 回ほど撮り直すかもしれませんが、担当者も候補者も、短時間で撮影と視聴ができるわけです。うまくいけば、もっと話したいと言って短い面談を希望してもらえるでしょう。
人事部門のスタッフや採用マネージャーにとって、時間がないというのは最大の問題点です。このままでは、自社の企業文化を親しみやすく説明するという役目を果たすことができません。以下に挙げる、最新の調査結果を考慮してみましょう。
- 採用マネージャーは、優秀な人材、特にテレワーク人材を採用するために 40 % も多くの時間をかけています。テレワークで働く人々は、勤続年数が長いという傾向があります。
- 2023 年の報告書「McLean & Company HR Trends Report」では、人事業務に関わる人々がこれまで以上に強いストレスにさらされ、過労や燃え尽き症候群に悩まされているという調査結果を公表しています。
- 採用時のオンボーディングが好印象であれば、社員も幸せを感じて勤続年数も長くなります。2023 年も引き続き、「採用」と「素晴らしい従業員体験」の 2 つは企業が最も重視する項目です。
両立が難しい目標ですが、Capture なら問題を解決してくれるでしょう。
ロンドンでも、シンガポールでも、どこにいても短い時間があれば大丈夫です。動画を撮影して、候補者の始業時刻に合わせてメールの予約送信をしておきます。職務記述書とその解説動画へのリンクを入れておけば完成です。さっそくカレンダーを開いて準備をしましょう。Capture はいろいろな用途に使える時短ツールです（業務で強調したい部分に注釈がつけられる機能もあります）。
マネージャーの採用業務と候補者の就職活動をスムーズに
動画を撮ったものの、候補者の関心を惹けなかった場合はどうしたらよいでしょうか？そんなときは、採用マネージャーの協力を仰ぎましょう。30 分のミーティングは不要です。2 分でかまいません。候補者と企業側とが 1 対 1 でやり取りができる機会は多くありません。また、一緒に働く人の顔が見えるチャンスでもあります。この用途では、次のような動画を撮影するのがよいでしょう。
結果は大成功です。一番気になっていた候補者の目にとまり、企業に興味を示してくれました。候補者から返事があり、採用マネージャーは短い面談を行うことにしました。人材獲得の勝負で先手を打つことができました。
成果を出しつつ会議は減らし、時間を確保
米国の企業では、不要な会議のために年間で 2,500 億ドルを無駄にしていると言われています。こんな不名誉な記録に「貢献」してはいけません。時間は有効に使うべきです。Cori が作成した上の動画のように、候補者の名前を言わなければ、同じ動画を一度に多くの人に送信できるようになります。Capture は、大規模に活用することもできる時短ツールになります。
さらなる時短のための追加機能
- 候補者が日中に仕事をしている可能性もあります。そんなときは、画面の右にある［トランスクリプト］ボタンを押すことで、ミュートしたまま動画の内容を文字で見ることができます。これは、障害のある候補者にも喜ばれる機能です。
- Dropbox は、多彩な機能を備えたワンストップ サービスです。機密保持契約、W-9 フォーム、その他の契約書の送信、署名、保存のすべてが可能です。チーム向け Dropbox プランには 5 TB 以上のストレージが付属しています。また、Dropbox Sign と Dropbox Forms を利用すれば、署名作業が簡単になり、最大で 3 倍の時短効果が得られます。
- 書類に署名をするためのリンクを候補者に送るのも、そのファイルを転送して採用マネージャーから署名を受けるのも簡単です。完了したら Dropbox に安全に保管しておくことができます。簡単すぎて驚くはずです。
人事部門は骨の折れる仕事をしています。不要な会議を減らして、存分に力を発揮できる環境にしましょう。
