仕事のあり方は日々変化しています。チームメンバーが新たな現実、つまり完全リモートワークからハイブリッドワークへの移行という課題に直面する中、チームリーダーやプロジェクトマネージャーには、この変化に目を配り、柔軟に適応していくことが求められます。チームメンバーの新しいニーズにうまく対応し、仕事上の負担を軽くするためには、必要性の低い会議を減らすなど、メンバーの声に耳を傾けながら、仕事がスムーズに進むように対処していかなければなりません。

これは簡単な取り組みではありません。確かに、ビジネスリーダーの 87 % は、組織の成功にはコラボレーションの強化が欠かせないと考えています。では、私たちが今置かれたこの状況でコラボレーションの強化を図るには、いったいどうすればいいのでしょうか？

実は、職場のリーダーや改革者として成功するための新たなベストプラクティスが存在しています（もちろん、在宅勤務でも実践できます）。その 4 つのポイントをご紹介しましょう。

1. 会議の時間を減らす

Zoom がビジネスの世界で必要不可欠な存在になった結果、少なからぬ社員があまりにも多くの会議に忙殺されています。「スケジュールに空きがあるようですが」「30 分の Zoom 会議を設定させてください」などという言葉が、皆さんの周囲でも飛び交っているのではないでしょうか。ある調査では、設定される会議の実に 50 % は不必要なものであるという結果が出ています。本当の意味での変革を成し遂げるため、チームリーダーやプロジェクトマネージャーは、チームメンバーと話し合い、どのようなときに会議を開くべきかや誰が出席すべきかを検討し、生産性を維持するためのガイドラインを設ける必要があります（より具体的なアドバイスについては、Dropbox の「会議の基本」シートをご覧ください）。チームメンバーはいずれ、こうしたガイドラインの存在に感謝するはずです。

2. 非同期でコミュニケーションを図る

チームメンバーが複数の国や地域に分散していて、勤務時間帯が異なっている場合は、顔を合わせられるようにスケジュールを調整するよりも、非同期でのコミュニケーションを優先すべきです。Dropbox Capture などのパーソナライズツールを使うと、プロジェクトの関連資料（GIF、動画、スクリーンショット）をすべて非同期で共有し、関係者がそれぞれ都合のいい時間に確認できるようになります。チーム全員を相手に、Zoom で 1 時間かけてプレゼンするような時間の無駄をなくせます。

3. 多様性、公平性、包摂性を強化するためのコンセンサスを確立する

多様性、公平性、包摂性（DEI）に関する考えや行動を改め、社会的公正の取り組みを促進するには、経営陣を巻き込むことが必要です。しかし、一般社員の間で行動を起こし、問題を認識して解決するよう上司に呼びかけることもできます。

プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、このような変化を促すのに適した立場にあります。チームメンバーの信頼を得ていれば、彼らが直面している問題について率直で正直な意見を聞き出し、改善すべき点や組織に欠けている点を指摘してもらうことができます。特別チームを組織し、適切なプロジェクト管理の手法を実践することで、重要な問題に焦点を当てながら、実効性のある全社規模の変革を引き起こすことができるでしょう。

優れたプロジェクトマネージャーは、日々の行動によって変革を後押しすることができます。つまり、チームメンバーに発言を促し、彼らが言わずにはいられないことに耳を傾け、それに基づく提案を上層部に上げることがプロジェクトマネージャーに求められるのです。

4. テンプレートを活用して時間を節約する

ドキュメントや契約に関する一連のベストプラクティスを実践すると、作業の効率を高め、ミスを減らすことができます。そのプロセスの導入を後押しするのに、こうした日々の作業に携わっているプロジェクトマネージャーやチームリーダーほどふさわしい人はいません。ぜひ Dropbox Sign の使いやすく変更も簡単なテンプレートを利用して、契約書の作成と署名のプロセスを標準化してみてください。標準化は、業務のスマート化に欠かせないステップです（Dropbox のバーチャルファーストツールキットもご覧ください）。

ビジネスの現場を日常的に目にしているのはプロジェクトマネージャーやチームリーダーであり、経営陣ではありません。チームメンバーの要望やニーズを、今この瞬間と将来の両方にわたって理解できる立場にあるプロジェクトマネージャーとチームリーダーこそが、チームメンバーの大きな力になることができます。職場の変革リーダーを目指すのに、早すぎるということはありません。