¿Sabes lo importante que es el proceso de planificación de un proyecto?
Antes de empezar un proyecto, tenemos la fase de planificación. Es decir, el proceso en el que se define el alcance de las tareas, los plazos, los recursos y todo lo que se necesita para que el resultado sea un éxito. Aunque hay proyectos cortos, aquellos acostumbrados a planificar trabajos más grandes conocen muy bien la importancia del proceso de planificación. Por este motivo, se suele asignar la planificación a los gestores de proyecto con más experiencia y a las personas con poder de decisión dentro de la empresa. Sin embargo, este enfoque puede llegar a volverse insostenible.
Si un gestor de proyectos se encarga de definir el alcance de un proyecto por su cuenta y luego se limita a comunicárselo a los miembros del equipo, podría crearse una desconexión en la comprensión de los objetivos. Aunque a diario trabajes estrechamente con tus compañeros, no siempre es posible mantenerse alineados en varios proyectos con diferentes miembros del equipo a medida que el ritmo de trabajo se acelera. O peor aún, puedes acabar planificando y supervisando desde arriba, mientras que los equipos siguen instrucciones diferentes, sin estar seguros de hacia dónde va su trabajo ni en qué punto del cronograma del proyecto se encuentran.
Si quieres sincronizarte con tus equipos en lo relativo a los objetivos del proyecto y el enfoque adoptado para alcanzarlos, lo mejor es involucrar a tus compañeros desde el comienzo del proceso de planificación.
¿Por qué se debe involucrar al equipo en la planificación de los proyectos?
Reunir a todos tus compañeros en un mismo espacio como paso inicial ya supone todo un avance a nivel estratégico, pues ofrece una gran variedad de beneficios. Y no solo durante el ciclo de vida de un proyecto en concreto, sino para vuestro futuro como equipo:
Motivación y responsabilidad
Si das instrucciones y tareas sencillas e individuales a tu equipo, puede resultarles más difícil entender cuáles son los objetivos generales del proyecto. Esto puede provocar una falta de consideración con respecto a la forma en que su trabajo afecta al resto de compañeros del proyecto, además de al producto que se esté creando o a la propia entrega final. Orienta a los compañeros con los estatutos de equipo para definir un objetivo común. Si, en cambio, les ofreces un espacio para colaborar y definir su papel en el proceso de planificación del proyecto, conseguirás que tengan una visión más completa. Así, además de ayudarles a entender mejor el propósito y, por tanto, la importancia de la calidad de su trabajo, también favorecerás que se sumerjan en el proyecto por completo, de forma que se consideren parte de él por derecho propio. Al animarlos a sentirse más responsables del éxito conjunto, conseguirás que trabajen con más ganas y estén más motivados.
Mejora las habilidades del equipo
Tus compañeros siempre están buscando nuevas formas de mejorar la calidad y la eficiencia de las tareas que llevan a cabo a diario. A algunos les sale natural lo de buscar proactivamente nuevas oportunidades en las que implicarse. Sin embargo, hay otros perfiles que necesitan que se les anime para ampliar sus horizontes en el trabajo. Al involucrar a los miembros de tu equipo en el proceso de planificación de un proyecto, favorecerás que experimenten y adquieran nuevas habilidades. De este modo, puedes realizar tareas de planificación importantes y, al mismo tiempo, formar a tu equipo y ayudarle a crecer. Su participación será esencial en el proceso de planificación del proyecto, pero es que, además, estas nuevas habilidades les permitirán liderar y guiar a otros compañeros en este tipo de tareas. Por supuesto, también hay que tener en cuenta que fomentar un entorno de experiencia compartida y responsabilidad mutua es saludable para cualquier cultura organizacional.
Eficiencia a la hora de delegar
Cuando un proyecto empieza, el trabajo se reparte entre los miembros que forman parte del equipo según sus competencias. La pregunta es: ¿por qué no delegamos tareas durante la fase planificación? Una vez que tus compañeros tengan claro cuáles son los pasos estratégicos para planificar un proyecto, ya puedes empezar a adjudicarles tareas de planificación. Así, además de liberarte de las tareas más pesadas, también puedes conseguir que la eficiencia del proceso mejore cuando el trabajo empiece a acumularse rápidamente. Si los miembros del equipo llegan a dominar tan bien los procesos de planificación como las tareas diarias de su propio puesto, podréis redactar y definir el alcance de los proyectos juntos mucho más rápido. Solo tienes que asegurarte de que al hacerlo no se generan silos en tu equipo. A pesar de que cada miembro lleve a cabo las tareas de planificación asignadas de forma individual, tiene que seguir siendo un proceso colaborativo.
Cómo definir un proceso de planificación de proyectos en equipo
Es evidente que para definir un enfoque colaborativo para planificar proyectos con tu equipo necesitas los métodos y estrategias adecuados. A continuación, te presentamos algunas de las herramientas básicas que necesitáis para empezar a planificar proyectos juntos:
Lluvia de ideas en equipo
El primer paso más habitual en la planificación estratégica de proyectos son la lluvia de ideas y la fase de ideación. Si te dedicas a la gestión de proyectos, no solo se trata de dejar la puerta abierta a los miembros de tu equipo para que participen en este proceso, sino que les invites directamente a formar parte de él. Después de hacerles un breve resumen sobre el proyecto nuevo, programa una reunión para intercambiar ideas y empezar a definir los primeros pasos. Considera incluir un análisis premortem en la reunión, de manera que los miembros puedan visualizar el proyecto y los resultados esperados. Asegúrate de enviarles una agenda con el contenido de la reunión y de decidir cuál es el objetivo del encuentro para que la reunión sea productiva. Si nunca antes habías organizado un encuentro así con tu equipo, puede irte bien utilizar una plantilla para la lluvia de ideas o para redactar el acta de la reunión. Tener un enfoque bien estructurado te ayudará a ponerlo todo en marcha.
Crea un documento compartido para planificar el proyecto
Cuando os pongáis en marcha con el proceso de planificación del proyecto, crea un documento compartido y centralizado para gestionar y planificar el proyecto. Este debe ser el nexo de unión para todos los miembros del equipo y debe ayudarles a entender en qué punto os encontráis y qué se ha decidido. Para hacerlo, podéis utilizar una pizarra, por ejemplo. Pero con un programa de gestión de proyectos y una herramienta de colaboración como Dropbox Paper, podréis automatizar y simplificar el proceso. Todos los miembros del equipo podréis colaborar en un mismo documento de Paper, que incluye las funciones de recuperación de archivos, historial de versiones y un registro de quién ha realizado cada cambio. También tendréis la opción de añadir enlaces a los documentos de planificación necesarios o compartirlos con otros equipos de la empresa que necesiten estar al tanto de lo que planifiquéis.
Utiliza un enfoque de planificación o gestión de proyectos
Si te resulta difícil definir un método de enfoque que funcione para tu equipo a la hora de planificar, hay muchas opciones relacionadas con la planificación y gestión de proyectos creados que puedes probar. El enfoque de planificación ágil se propone crear un cronograma de proyectos de sprints para que tu equipo elabore planes en breves ráfagas, además de ofrecer oportunidades de retroalimentación e iterar sobre ellos. En cambio, el método PERT, o Técnica de Evaluación y Revisión de Programas, ofrece un enfoque completo para determinar el alcance de los requisitos de un proyecto, con hitos de proyecto incorporados y consideraciones de gestión de riesgos. Como alternativa, también puedes optar por las herramientas de planificación de proyectos como los gráficos de Gantt o la matriz de Eisenhower. Ambas opciones pueden ayudarte a organizar tareas y procesos con métodos probados cuya eficacia ha sido demostrada.
Todos los enfoques tienen sus puntos fuertes, así como distintos niveles de complejidad. Puede que tu equipo acabe modificándolos o incluso mejorándolos. Sin embargo, el uso de uno de estos métodos puede hacer que todos se impliquen en la planificación del proyecto como proceso.
Asegúrate de que la comunicación fluye en todo momento
Una buena comunicación entre compañeros es esencial para que los equipos puedan trabajar estrechamente en un proyecto. Los documentos compartidos ayudan, pero también es importante asegurarse de que todo el mundo tiene a su disposición los canales adecuados para comunicarse. Existen herramientas de comunicación como Slack que te permiten crear servidores personalizados. Y al combinar esta herramienta con Dropbox, incluso puedes iniciar conversaciones directamente desde tus documentos de Paper o desde otros archivos. Evidentemente, también necesitas una herramienta para organizar reuniones. Al utilizar Dropbox junto a una solución de videoconferencias como Zoom, podréis colaborar simultáneamente en la creación y la revisión de las planificaciones. Si algún miembro del equipo no puede asistir a una reunión por estar en otra zona horaria, ahorra tiempo y usa Dropbox Capture para grabar tu pantalla y a ti mismo y comparte las novedades con los compañeros de trabajo.
Planificar en equipo
La planificación no tiene por qué ser esa tarea inicial tan pesada que el gestor de proyectos tiene que abordar en solitario. Trabajad en equipo llevando a cabo un análisis retrospectivo del proyecto en conjunto y aplica los comentarios al nuevo plan del proyecto. Si el equipo participa y se involucra en este paso inicial, el proceso será gratificante y mucho más eficiente para todos. Al repartir la responsabilidad y potenciar la participación de tus compañeros en los objetivos del proyecto, puedes conseguir que avancen en su trabajo y como equipo de forma coordinada. No importa el método de planificación de proyectos que decidáis aplicar, colaborar en este proceso os permitirá obtener mejores resultados en proyectos individuales, además de como equipo, como empresa y de forma individual.
