¿Qué es un silo?
A medida que crece una empresa, los silos organizativos aumentan de forma invariable. Si todo funciona como está previsto, todos los miembros de tu equipo deberían estar al tanto de los proyectos importantes. En un mundo ideal, la comunicación entre los distintos departamentos debería ser instantánea. Sin embargo, incluso las empresas más vanguardistas e innovadoras no son inmunes a los silos. Sin embargo, eso no significa que no se puedan eliminar o evitar.
Los silos organizacionales son un problema tanto para las empresas pequeñas como para la grandes. ¿Pero qué es un silo? Un silo es un sistema que separa los diferentes tipos de empleados, normalmente según el departamento en el que trabajen. Esto genera barreras que dificultan la colaboración en equipo y la comunicación. Además, reducen la eficiencia y dificultan el flujo de información.
Vale la pena señalar que, cuando hablamos de silos, no hablamos necesariamente de equipos. Que en una organización haya varios equipos pequeños, no es de por sí un problema. De hecho, trabajar en equipos especializados ayuda a que los empleados se concentren mejor y aumenta la responsabilidad dentro de la empresa. Cuando hablamos de silos organizativos nos referimos a cómo trabajan los equipos, y no precisamente en un sentido positivo. Al decir que los equipos "trabajan en silos" queremos decir que trabajan desconectados, aislados, de la organización en general. Como resultado, esto genera cuellos de botella, falta de comunicación y un sinfín de problemas más.
¿Qué hay de malo en trabajar en silos?
Trabajar en silos puede tener un grave impacto en tu empresa. Provocan guerras internas y pueden producir una falta de confianza dentro de la compañía. Esto da lugar tanto a ineficiencias como a redundancias en los departamentos. En la práctica, los equipos dejan de hablarse, dejan de intercambiar feedback y la falta de comunicación hace descarrilar los proyectos. Muy rápidamente, tu estructura organizativa comienza a ahogar la capacidad de innovación, y las pequeñas grietas que empiezan formarse en los cimientos de la empresa pueden parecer insuperables.
La información es la clave para maximizar la experiencia del cliente y si se queda estancada en silos, la satisfacción de los clientes acaba viéndose afectada. Si no se anima a los equipos a trabajar de forma habitual compartiendo información, es posible que no puedan aprovecharla de manera eficaz. En resumen, la capacidad de eliminar estos silos puede ser crucial para determinar el éxito, o el fracaso, de tu empresa.
Cómo eliminar los silos organizativos
Después de identificar los silos organizativos en tu empresa, llega el momento de actuar. Implementar soluciones escalables a largo plazo lo antes posible puede ayudarte a evitar que se genere una cultura organizativa dividida en silos cerrados y fragmentados. Entonces, ¿por dónde hay que empezar? Estas son las tácticas que te recomendamos para eliminar los silos no deseados dentro de tu organización:
Traslada a tu equipo una visión general de la empresa
En muchos casos, los silos organizacionales empiezan a formarse cuando los empleados desarrollan lealtad no hacia la empresa, sino a su equipo o gerente. Para combatir esto, debes ayudar a los equipos a comprender cómo contribuyen al panorama general, específicamente dejarles claro dónde encaja su equipo y su trabajo en el objetivo común de la empresa. Esto permite que los equipos de cada departamento tengan en cuenta que toda la empresa rema hacia la misma dirección, en lugar de hacerlo cada uno de ellos hacia direcciones distintas.
La transparencia y la comunicación son claves, ya que fomentan un sentido de responsabilidad compartida en toda la organización. Una vez que tus equipos de ventas comprendan exactamente lo que está sucediendo en el departamento de marketing, será mucho menos probable que no compartan sus recursos y su información. Asegúrate de comunicar la misión de la empresa a través de varios canales para que tus empleados la tengan siempre presente.
Aborda los silos organizacionales desde arriba hacia abajo
Al examinar qué causa principalmente la aparición de los silos, casi siempre observamos que se crean como resultado del tipo de liderazgo. Si tu equipo ejecutivo no está centrado en trabajar para conseguir los objetivos generales de tu empresa, es poco probable que pueda ocuparse de los silos de información con eficacia. Sin embargo, una vez que los equipos responsables del liderazgo se adhieran a la visión unificada de la empresa y se comprometan con el concepto de comportamiento colaborativo y trabajo en equipo interfuncional, sus equipos seguirán el mismo ejemplo.
¿Qué puedes hacer para ayudar a establecer un equipo de liderazgo unificado? Como líder, debes fomentar un entorno que permita y aliente el debate. Da a todos la oportunidad de compartir sus opiniones, asegurándote de que todo el equipo ejecutivo sienta que su opinión se ha escuchado y se ha tenido en cuenta. Pero una vez tomada una decisión, el equipo de líderes debe empezar a trabajar conjuntamente hacia el objetivo común de tu organización.
Cómo fomentar la cooperación interdepartamental
Es importante que los miembros del equipo no solo sientan que pertenecen a su equipo, sino que también sientan que forman parte de la organización en su conjunto. Al fomentar la cooperación entre departamentos, es posible garantizar que los miembros del equipo establezcan relaciones que vayan más allá de la separación entre departamentos. Esto fomenta la coordinación y la colaboración en toda la organización. Además, es una forma estupenda de contrarrestar algunas de las ineficiencias operativas que surgen de los silos organizativos como, por ejemplo, la repetición del trabajo o la dilatación de los ciclos laborales.
Los equipos interfuncionales, formados por personas de diferentes áreas funcionales, pueden ser una gran solución. Por ejemplo, un equipo multifuncional puede estar formado por una persona del departamento de finanzas, un diseñador, un ingeniero, un profesional de marketing, etc. Esta estructura organizativa no solo fomenta encuentros positivos y la colaboración en equipo entre sus empleados, sino que ayuda a reducir el intercambio de perspectivas y evita que se estanque la información. Esto garantiza que un solo equipo pueda gestionar la mayor parte posible del ciclo de vida del cliente.
Ofrece formación multifuncional
Aunque la especialización es importante, también es una buena idea compartir información y experiencia a través de la formación multifuncional. Programar sesiones de formación periódicas e interdepartamentales puede ayudar a que tus empleados conozcan recursos e información que pueden ser útiles para otros departamentos. También es una forma de fomentar el desarrollo profesional, ya que los equipos comprenden mejor qué aspectos de la empresa se adaptan mejor a sus intereses y habilidades.
Existen muchas otras formas de desdibujar las barreras que suelen levantarse entre los distintos departamentos. Por ejemplos, se pueden organizar "sesiones de hackatón" corporativas, popularizadas por los pesos pesados de Silicon Valley. Se anima a los participantes a formar grupos con miembros de diferentes departamentos, lo que ayuda a difuminar las líneas departamentales y a alejarse de la mentalidad de trabajar en silos que afecta a tantas grandes empresas tecnológicas.
Trabaja de forma más inteligente con Dropbox
Por último, hay una amplia gama de herramientas de colaboración que se pueden utilizar para animar a los equipos a dejar de trabajar en silos y trabajar de forma más inteligente. El espacio de trabajo inteligente de Dropbox proporciona un espacio organizado para trabajar y garantiza que puedas acceder de forma fácil al contenido y a las herramientas que necesitas utilizar. Este espacio de trabajo inteligente reúne a todas las personas asociadas a un proyecto o archivo. Te da la oportunidad de centralizar la colaboración, en lugar de fragmentar la comunicación a través de múltiples canales. También puedes hacer y compartir de forma sencilla una grabación de pantalla con Dropbox Capture para asegurarte de que no se pierdan ni el mensaje ni el tono. Un vídeo aporta un toque personal y se evita crear otro archivo PDF más.
Nadie dice que eliminar los silos dentro de una organización sea una tarea fácil, pero en cualquier caso no es una tarea que te puedas permitir evitar. Al animar a los equipos a adoptar una visión compartida para colaborar de forma ágil, puedes trabajar para eliminar los silos organizativos en el lugar de trabajo. De este modo preparas a tu empresa para seguir adelante con éxito.
