Як залучити команду до процесу планування проєкту

Трансформуйте планування проєкту, з першого дня залучивши учасників своєї команди до процесу.

Команда спільно працює над проєктом

Важливість процесу планування проєкту

Кожному проєкту передує етап планування — процес аналізу завдань, визначення термінів, ресурсів і всього, що потрібно знати, щоб проєкт мав успіх. Хоча деякі проєкти короткотривалі, спеціалісти, які планують великі, довгострокові роботи, знають, наскільки важливий процес планування. Фактично цим часто займаються керівники проєктів і особи, які ухвалюють основні рішення в організації, але такий підхід може стати нежиттєздатним.

Коли окремі керівники приймають рішення щодо всього обсягу робіт і передають їх учасникам своєї команди, це може створити розбіжності в розумінні цілей проєкту. Навіть якщо ви щодня тісно співпрацюєте зі своїми колегами, не завжди протягом робочого процесу можливо узгоджувати кілька проєктів із різними учасниками команди. Або ще гірше, ви взагалі займаєтеся лише плануванням і просто наглядаєте згори, тоді як команди дотримуються окремих інструкцій, не знаючи, у якому напрямку рухається їхня робота та чи вкладаються вони в терміни.

Якщо ви хочете досягти згоди зі своїми командами в питаннях цілей проєкту та підходу до їх досягнення, найкращим способом є залучення команди із самого початку процесу планування проєкту.

Навіщо залучати свою команду до планування проєкту?

Залучення учасників команди як перший крок у стратегічному плануванні має безліч переваг не лише протягом життєвого циклу проєкту, але й у майбутньому для вас і вашої команди.

Мотивація та відповідальність

Коли учасники команди отримують прості індивідуальні інструкції та завдання, їм може бути важко зрозуміти загальні цілі проєкту. У такому разі вони можуть не враховувати, як їхня робота вплине на роботу інших учасників команди й кінцевий продукт чи остаточний результат проєкту. Узгодьте роботу команди за допомогою статуту команди, щоб установити спільну мету. Якщо надати команді можливості для співпраці й визначити роль кожного в процесі планування проєкту, це допоможе їм побачити загальну картину. Це не тільки допоможе зрозуміти загальну мету, а відтак і вимоги до їхньої роботи, але й повністю поринути в проєкт, зробивши їх повноправними сторонами проєкту. Заохочуючи учасників відчути відповідальність за успіх проєкту, ви керуватимете набагато цілеспрямованішою та мотивованішою командою.

Підвищення кваліфікації учасників команди

Ваша команда завжди шукає нові способи підвищення якості й ефективності виконання завдань, над якими вона щоденно працює. Хоча деякі учасники команди активно шукають нові можливості для розвитку, інших потрібно заохочувати розширювати свій світогляд на робочому місці. Залучення команди до процесу планування проєкту може допомогти вашій команді забезпечити нові шляхи для експериментів і опанувати нові навички. Таким чином, ви можете одночасно виконувати важливі завдання з планування та підвищувати кваліфікацію своєї команди, допомагаючи зростати кожному її учаснику. Вони не тільки будуть грати велику роль у процесі планування проєкту завдяки своїм новим умінням, з часом вони зможуть керувати та направляти інших учасників команди. І звичайно, створення середовища спільного досвіду та взаємної відповідальності корисне для будь-якої організаційної культури.

Ефективність завдяки делегуванню

Щойно розпочинається проєкт, робота розподіляється між різними учасниками команди залежно від їхніх навичок, тож чому б не делегувати завдання на етапі планування? Після того як ваша команда зрозуміє етапи стратегічного планування проєкту, ви зможете розподілити роботу з планування між учасниками. Так ви не тільки звільнитеся від численних обов’язків із планування проєктів, але й підвищите ефективність процесу, оскільки робота почне просуватися швидше. Якщо учасники команди настільки ж добре обізнані в процесах планування проєктів, як і у виконанні своїх повсякденних обов’язків, підготовка й аналіз проєктів значно пришвидшаться. Просто переконайтеся, що планування не призводить до ізолювання у вашій команді, коли кожен учасник просто виконує свої індивідуальні завдання, адже планування має бути спільним процесом.

Як побудувати процес планування проєкту в команді

Звичайно, побудова спільного підходу до роботи над плануванням проєкту за участю вашої команди вимагає правильних методів і стратегій. Ми маємо кілька ідей, які знадобляться вам для успішного планування проєктів.

Влаштовуйте командні мозкові штурми

Найпоширенішим першим кроком у стратегічному плануванні є етап мозкового штурму та генерування ідей. Якщо ви керівник проєкту, потрібно не просто заохочувати учасників своєї команди до планування, а й активно залучати їх до цього процесу. Проінструктувавши їх щодо майбутнього проєкту, призначте зустріч своєю командою для мозкового штурму, щоб обговорити початкові плани. Розгляньте можливість проведення аналізу Pre-mortem на нараді, щоб члени команди могли візуалізувати проєкт та очікувані результати. Не забудьте надіслати всім порядок денний і визначте мету зустрічі заздалегідь, щоб гарантувати її ефективність. Якщо ви проводите таку зустріч зі своєю командою вперше, скористайтеся протоколом зустрічі або шаблоном проведення мозкового штурму — структурований підхід допоможе розпочати роботу.

Створіть спільний план проєкту

Розпочавши процес планування проєкту, створіть спільний і централізований план керування ним і документ із планування проєкту. Це стане орієнтиром для кожного учасника вашої команди й допоможе зрозуміти, на якому етапі процесу ви перебуваєте й що було вирішено. Для цього можна використати дошку, але програмне забезпечення для керування проєктами та програми для співпраці в команді, як-от Dropbox Paper, можуть автоматизувати та спростити цей процес. Уся команда може співпрацювати над одним і тим сами документом Paper із вбудованими функціями відновлення файлів, журналу версій і керування записом усіх змін. У програмі можна за потреби додавати посилання на інші документи з планування в Paper або ділитися ними з іншими командами у вашій організації, яким необхідно розуміти ваш процес планування.

Використовуйте спеціальний підхід до планування й керування проєктами

Якщо ви щосили намагаєтеся визначити підхід, який буде найефективнішим для вашої команди під час планування проєкту, то існує безліч спеціальних підходів до планування проєктів і керування ними, які можна спробувати. Підхід під назвою «гнучке планування» передбачає створення графіка спринтів для вашої команди — планів у вигляді серії коротких робочих циклів. Також такий підхід пропонує можливості для зворотного зв’язку та повторення циклів з урахуванням нових пріоритетів. Для порівняння: PERT, або метод оцінювання й аналізу програм, пропонує складну систему визначення вимог проєкту, етапів усередині проєкту та принципів управління ризиками. Крім того, інструменти для планування проєктів, як-от діаграми Ганта чи матриця Ейзенхауера, допоможуть упорядкувати завдання та процеси за допомогою перевірених на практиці методів.

Кожен підхід має свої сильні сторони та різного рівня складнощі Хоча ваша команда може зрештою змінити або перерости ці підходи, використання певної методики може допомогти залучити всіх до процесу планування проєкту.

Забезпечте постійну комунікацію

Надійна комунікація надзвичайно важлива, коли команда тісно співпрацює над проєктом. Хоча обмін документами допомагає бути в курсі всіх змін, також потрібно переконатися, що у вас є відповідні канали для спілкування з усією командою. Інструменти для комунікації, як-от Slack, дають змогу створювати виділені сервери для вас і вашої команди, а в поєднанні з Dropbox можна навіть розпочинати обговорення безпосередньо з документів Paper або інших файлів. Звичайно, також потрібно вибрати спосіб проведення командних нарад. Використання Dropbox у тандемі з відеоконференціями через Zoom може допомогти вам і вашій команді співпрацювати й одночасно переглядати ваші плани. Якщо окремі працівники не можуть взяти участь у зустрічі через те, що перебувають в інших часових поясах, не марнуйте час, а зробіть запис екрана за допомогою Dropbox Capture, щоб інформувати колег про всі зміни.

Плануйте всією командою

Планування проєкту не має бути виснажливим першим кроком, який керівники проєкту виконують самотужки. Проведіть ретроспективний аналіз проєкту разом із командою та використовуйте зворотний зв'язок під час спільного планування проєкту. Маючи підтримку всієї команди в цьому процесі та подальшій реалізації проєкту, ви можете зробити планування не лише ефективнішим, а й кориснішим для вас і вашої команди. Розподіляючи відповідальність і залучаючи інвестиції між колегами за цілями проєкту, ви можете вдосконалити свою команду та її роботу в цілому. Який би метод планування проєктів ви й ваша команда не обрали, у довгостроковій перспективі співпраця під час цього процесу призведе до кращих результатів в окремих проєктах для вашої команди, організації та вас самих.