¿Qué es la metodología ágil?
Desde principios de la década de los 2000, la metodología ágil se ha convertido en un enfoque de gestión de proyectos fundamental para muchas empresas tecnológicas. La mayoría de los equipos de desarrollo de software suelen practicarla de alguna forma, y los elementos del método ágil se han abierto paso en muchos entornos de trabajo. La palabra en sí misma ha ganado incluso más popularidad, ya que los líderes de pensamiento suelen hablar hoy en día de la necesidad de ser "ágiles" en el mundo empresarial. Pero ¿qué significa exactamente usar el enfoque de gestión de proyectos ágil en una empresa?
La metodología ágil es un proceso de gestión del trabajo que divide los proyectos en tareas más pequeñas y en fases. El hecho de que el trabajo sea más fácil de abordar, permite incorporar las opiniones de otras partes, reevaluar el trabajo y aplicar un enfoque de iteración en cada punto del proceso. Uno de los enfoques más comunes del método ágil implica dividir el trabajo en fases cortas de desarrollo conocidas como "sprints". Esto permite al equipo trabajar rápidamente y reevaluar el resultado con responsables y partes interesadas con frecuencia en la planificación de sprints y los scrums diarios. Tras la revisión, el equipo de proyecto y las partes pueden continuar su hoja de ruta actual o cambiar el plan para los próximos sprints. En comparación con los enfoques de gestión de proyectos tradicionales, la metodología ágil prioriza la velocidad, la flexibilidad, el trabajo en equipo y las necesidades de las partes implicadas.
¿De dónde viene el método ágil?
El concepto ágil hizo su aparición a principios de la década de los 2000 de mano de un grupo de desarrolladores de software que establecieron cuatro principios fundamentales del método ágil:
- Las personas y las interacciones por encima de los procesos y herramientas
- El software de trabajo por encima de la documentación exhaustiva
- La colaboración con clientes por encima de la negociación de contratos
- Responder al cambio por encima de seguir un plan
Estos valores, consagrados en el Manifiesto Ágil que se lanzó en 2001, dieron forma al enfoque de gestión de proyectos ágil y transformaron el sector del desarrollo de software.
Hasta ese punto, Waterfall se consideraba la metodología preferente a la hora de abordar proyectos de desarrollo de software. Aunque fue rompedora cuando hizo su aparición en 1970, la metodología Waterfall quedó obsoleta en la década de los 2000. Principalmente, implicaba grandes cantidades de documentación y planificación que resultaba decisiva antes de que el proyecto comenzara. Una vez que se empezaba a trabajar de verdad, estos planes los seguían equipos independientes, a menudo aislados, lo cual dificultaba adaptarse a los problemas o a los cambios necesarios. En cambio, los equipos que usan métodos de desarrollo ágiles pueden empezar a trabajar más rápido, adaptarse a los contratiempos a medida que surgen y planificar directamente con sus clientes o partes interesadas.
¿Por qué la gestión de proyectos ágil es tan popular?
En comparación con Waterfall, las ventajas de la metodología ágil eran obvias para las compañías tecnológicas en los 2000. Los beneficios del desarrollo de software ágil van más allá del mundo de la programación, ya que muchos otros sectores ya incorporan esta metodología en sus flujos de trabajo. Así que, ¿qué hace que el método ágil sea tan atractivo para muchos gestores de proyecto y líderes de negocio?
Adaptabilidad
En esencia, la metodología ágil trata sobre tener la capacidad de responder a cambios relacionados con los objetivos, entornos o problemas en los procesos. Con un marco de trabajo ágil, la capacidad de evaluar tu trabajo actual, las líneas de tiempo y las necesidades de proyecto se construyen dentro del enfoque. Si una de las partes implicadas quiere cambiar el alcance o la dirección de un trabajo, la planificación de scrums y sprints ofrece al equipo la oportunidad de cambiar el rumbo. Si un compañero descubre que hay un problema con una tarea o una parte del proyecto que se está abordando en ese momento, es posible adaptar el cronograma para abordarlo rápidamente. En vez de que los gestores de proyecto produzcan algo que ya no responde a las necesidades del cliente, la metodología ágil permite cambiar de rumbo rápidamente.
Alineación con las partes implicadas
Con este nivel de flexibilidad, la metodología ágil también puede mantenerse alineada con los requisitos y necesidades cambiantes de los clientes. En cualquier proyecto, lo normal es que cambien los objetivos y el alcance definidos al inicio entre el equipo y las partes interesadas. Quizás, a tu cliente le ha surgido más trabajo o necesidades que no había previsto, o sus demandas han evolucionado a lo largo del tiempo. Sea cual sea la razón de su cambio de planes, la metodología ágil permite ser más reactivo a esas modificaciones para poder hacer la entrega mucho más rápido y evitar retrasos. Esto garantiza que los resultados cumplan las expectativas cambiantes de tus clientes, sin importar cómo hayan cambiado desde el principio del proyecto.
Velocidad
Por supuesto, la metodología ágil no tendría este nombre si no hiciera honor a él. Al dividir las tareas de tu equipo en tareas más pequeñas y asignarles periodos de trabajo más cortos y definidos, se pueden concentrar y esto os permite avanzar más rápido. A nivel básico, esto significa que los productos pueden llegar al mercado o a los clientes más rápido. Pero esta velocidad, junto a la capacidad de adaptación, conforman la combinación que hace que la metodología ágil sea tan atractiva para negocios de todo tipo. Cuando surgen problemas, tu equipo puede adaptarse a ellos, abordarlos y lidiar con ellos rápidamente. No se malgasta tiempo volviendo a los planes o documentos originales: planteas el problema en un scrum, programas tiempo para ello y lo solucionas. De esta forma, la metodología ágil ayuda a los equipos a mantenerse concentrados en tareas individuales y completarlas a tiempo.
¿Qué dificultades presenta el enfoque ágil?
Esta metodología no es infalible. Como ocurre con muchos enfoques de gestión de proyectos, hay algunos aspectos en los que el enfoque ágil sobresale y otros que merecen cierta consideración antes de utilizarla. Al igual que con Waterfall, la metodología ágil presenta inconvenientes y dificultades que pueden obstaculizar el trabajo si no se gestionan de forma adecuada.
Gestionar el alcance
Al tener la capacidad de adaptarte rápidamente a los problemas y cambios del proceso, es importante vigilar el proyecto y su alcance desde una perspectiva general. El método ágil permite cambiar de planes y trabajar rápido, pero pasar de una tarea a otra puede limitar tu visibilidad con respecto a cuál es el progreso general del proyecto. Incluso aunque tu equipo esté trabajando de forma eficiente, puede que excedas el presupuesto o el tiempo si la lista de tareas creada en la planificación de los sprint crece sin supervisión. Los equipos y gestores de proyecto ágiles deben mantenerse al tanto del alcance y la hoja de ruta de su proyecto para garantizar que no pierden el control sobre la cantidad de trabajo que se está abordando.
Planificación del tiempo
En el caso de los equipos que usan la metodología ágil, el alcance no es lo único que se les puede ir de las manos. La planificación de sprints les permite ser más flexibles en sus cronogramas y prioridades según las necesidades actuales del proyecto. Sin embargo, una vez que el equipo empieza a activarse y abordar nuevas tareas u ofrecer apoyo cuando surgen problemas, es necesario flexibilizar el cronograma para incluir todo esto. Si tienes un cronograma estricto, debes asegurarte de que la planificación del sprint sigue dándose dentro de ese marco temporal.
También ha de tenerse en cuenta que, mientras que los equipos que se organizan por su cuenta pasan de una tarea a otra según las necesidades, en algún momento tendrán que volver a sus tareas asignadas. En este punto, son los gestores de proyecto ágiles los que tienen que saber con qué está el equipo, teniendo en cuenta todas las tareas, y garantizar que nada se queda atrás. De lo contrario, el trabajo que se suponía que había que hacer puede olvidarse entre numerosos sprints que se desarrollan a un ritmo vertiginoso.
Comunicación
En el enfoque ágil, la priorización del trabajo en equipo y una rápida respuesta significa, naturalmente, que la comunicación es primordial. Los miembros del equipo necesitan poder comunicar fácilmente su progreso actual, si han surgido problemas y si necesitan ayuda. Esta comunicación debe producirse de forma frecuente entre todos los miembros del equipo, y necesita incluirse directamente en la planificación. Es básico mantenerse alineados con las partes implicadas, ya que solo podrás cambiar de planes si sabes lo que quieren.
Cómo implementar un proceso ágil
Si te interesa adoptar la metodología de gestión de proyectos ágil en tu equipo, hay muchas estrategias y prácticas probadas, de las cuales los sprints y scrums son las más habituales. Por supuesto, usar el software de gestión de proyectos y herramientas adecuadas también puede ser decisivo a la hora de apostar por un enfoque de planificación ágil. A continuación, enumeramos los procesos y métodos más importantes para establecer y seguir una metodología ágil:
Haz seguimiento de tus tareas
Para saber qué trabajo hay que hacer en el siguiente sprint, necesitas tener claro qué se ha completado ya. Los miembros de tu equipo deben ser todos unos maestros en hacer seguimiento de su progreso. El refinamiento del trabajo pendiente ("backlog refinement" o "backlog grooming", en inglés), es una técnica que suelen usar los equipos ágiles. Se centra en ofrecer transparencia a los equipos, priorizando elementos pendientes y garantizando que los primeros de la lista ya están listos para entregarse. Los equipos de scrum usarán a menudo tableros Kanban o muros de planificación para llevar un seguimiento de todo, pero puede que otros opten por un software de gestión de tareas. Dropbox permite la integración con este tipo de soluciones, como, por ejemplo, Trello, las cuales permiten al equipo trabajar sincronizados en procesos que impliquen varias aplicaciones en tiempo real.
Comunicación efectiva y constante
La comunicación adecuada es la piedra angular en el marco de trabajo de una gestión de proyectos ágil. Por este motivo, resulta primordial dar a tu equipo los medios y oportunidades para comunicarse en intervalos regulares. Mientras que los sprints suelen ejecutarse normalmente en ráfagas de 2 a 3 semanas, muchos expertos en scrum suelen organizar a diario reuniones breves con sus equipos para estar al tanto del progreso a diario. La frecuencia de comunicación específica depende de ti y tu equipo, pero utilizar herramientas puede facilitar estas conversaciones.
Las integraciones con aplicaciones de chat y videoconferencias en tiempo real como Slack y Zoom también pueden ayudarte a organizar reuniones con el equipo y sesiones de planificación. Tienes la opción de compartir archivos e iniciar conversaciones directamente desde Dropbox, de forma que se reduzca el tiempo que pasas cambiando de aplicación y contexto. Dropbox Capture te permite grabarte a ti mismo y tu pantalla para compartir actualizaciones importantes con claridad en lugar de tener que planificar largas reuniones y enviar extensos correos electrónicos. Esto es especialmente útil para comunicarte con equipos en remoto, o con esos compañeros con puestos lejos del tuyo en la oficina.
Para y revisa
Con la metodología ágil, pasar de una tarea a la siguiente e ir marcándolas como completadas a medida que las terminas puede ser tentador. Sin embargo, es importante hacer hueco para revisiones y sprints en retrospectiva dentro de procesos ágiles para evitar que el equipo caiga en la típica visión de túnel. Dejar tiempo para hacer una revisión al final de cada sprint permite a los miembros del equipo reevaluar su propio trabajo y priorizar.
Las revisiones de sprint desde una perspectiva de resultados también deberían emplearse para examinar cómo ha afectado tu planificación a un proyecto durante su ciclo de vida. En estos casos, hacer seguimiento y llevar un registro de tu trabajo es básico. Dropbox integra funciones de control de versiones que pueden ayudarte a revisar los archivos de tu equipo en cada fase del desarrollo para estos casos. También puede usarse durante las reuniones para ver el progreso de un miembro del equipo a nivel individual o retroceder a cambios que puede que no se hayan aprobado.
Trabajar con una metodología ágil
La metodología ágil ha supuesto toda una transformación para muchas empresas y gestores, con respecto a su forma de trabajar y su éxito. También ha sido un motor fundamental en los procesos de desarrollo de software desde la década de los 2000, y sus elementos han calado en todo el mundo laboral. Tanto si estás pensando en tener una scrum con el equipo mañana por la mañana o limitarte a gestionar el correo, parece que la metodología ágil ha venido para quedarse.
