La importancia del proceso de planeación de proyectos
Antes de comenzar cualquier proyecto, está la fase de planeación, es decir, el proceso de determinar el alcance de las tareas, los plazos, los recursos y todo lo demás que se debe saber para que el proyecto sea un éxito. Aunque algunos proyectos pueden ser de corta duración, los planificadores de obras grandes y de larga duración sabrán la importancia que tiene el proceso de planeación. Como tal, suele ser la reserva de los gerentes de proyectos superiores y de los que están en el lado de la toma de decisiones de una organización, pero este enfoque puede llegar a ser insostenible.
Cuando los gerentes solitarios deciden todo el alcance del proyecto y lo transmiten a los miembros de su equipo, se pueden crear desconexiones en la comprensión de los objetivos del proyecto. Aunque trabajes estrechamente con tu equipo día a día, no siempre es posible permanecer sincronizado en varios proyectos con diferentes miembros del equipo a medida que el trabajo avanza. O, peor aún, simplemente te quedas planificando de forma continua y solo comprobando desde arriba mientras los equipos siguen informes separados, sin estar seguros de a dónde va su trabajo o dónde están en el plazo del proyecto.
Si quieres estar en sincronía con tus equipos en los objetivos de un proyecto y el enfoque para lograrlos, el mejor método es hacer participar a tu equipo desde el comienzo del proceso de planeación de un proyecto.
¿Por qué hacer participar a tu equipo en la planeación del proyecto?
Traer a los miembros de tu equipo a la sala como primer paso en la planeación estratégica aporta una variedad de beneficios, no solo durante el ciclo de vida del proyecto, sino también para ti y tu equipo de proyecto en el futuro:
Motivación y responsabilidad
Cuando los miembros del equipo reciben instrucciones y tareas simples e individuales, puede ser difícil para ellos hacerse una idea de los objetivos generales del proyecto. Como tales, pueden carecer de una consideración de cómo su trabajo afectará el trabajo de otros en el equipo del proyecto y el producto final o los resultados del proyecto que produzcan. Alinea a tu equipo con un manifiesto de equipo para establecer un objetivo compartido. Darle a tu equipo el espacio para colaborar y definir su rol en el proceso de planeación del proyecto los ayudará a ver el panorama general. Esto no solo los ayudará a comprender el propósito y, por lo tanto, la necesidad de calidad en su trabajo, sino que también los ayudará a aceptar el proyecto en su conjunto, y los convertirá en partes interesadas en el proyecto por derecho propio. Al alentarlos a asumir ese sentido de responsabilidad por el éxito del proyecto, te encontrarás administrando un equipo mucho más dirigido y motivado.
Mejora los conocimientos de los miembros del equipo
Tu equipo siempre encuentra nuevas formas de mejorar la calidad y la eficiencia de las tareas en las que trabaja día a día. Si bien algunos miembros del equipo buscan activamente nuevas oportunidades para involucrarse, es necesario alentar a otros para que amplíen sus horizontes en el lugar de trabajo. Traer a tu equipo al proceso de planeación del proyecto puede ayudar a proporcionar nuevas vías para que este experimente y aprenda nuevas habilidades. De este modo, puedes realizar simultáneamente importantes tareas de planeación, además de capacitar a tu equipo y ayudar a crecer a sus miembros. No solo se convertirán en esenciales en el proceso de planeación de proyectos con sus nuevas habilidades, sino que, con el tiempo, podrán dirigir y guiar a otros miembros del equipo en el trabajo de planeación. Y, desde luego, fomentar un ambiente de experiencia compartida y responsabilidad mutua es saludable para toda cultura organizativa.
Eficiencia por delegación
Una vez que se inicia un proyecto, el trabajo se divide entre los distintos miembros del equipo en función de sus habilidades, así que ¿por qué no delegar las tareas durante la fase de planificación? Una vez que tu equipo comprenda los pasos de la planeación estratégica de un proyecto, podrás empezar a repartir el trabajo de planeación entre ellos. Esto no solo liberará tu tiempo de las pesadas tareas de planeación de proyectos, sino que también puede aumentar la eficiencia del proceso cuando el trabajo comience a llegar más rápidamente. Si los miembros de los equipos están tan capacitados en los procesos de planeación de proyectos como en sus funciones cotidianas, la elaboración y el alcance de los proyectos juntos serán mucho más rápidos. Solo asegúrate de que esto no cree silos en tu equipo, ya que cada miembro simplemente realiza sus tareas de planeación individual: este debería ser un proceso de colaboración.
Cómo construir un proceso de planeación de proyectos en equipo
Por supuesto, crear un enfoque de colaboración para la planeación de proyectos con tu equipo requiere los métodos y estrategias adecuados. Estos son algunos de los elementos esenciales que necesitarás para que tu equipo planifique mejor los proyectos exitosos en conjunto:
Intercambia ideas en equipo
El primer paso más frecuente en la planeación estratégica es la fase de lluvia de ideas y la creación del concepto. Si eres gerente de proyectos, no solo debes mantener la puerta abierta para los miembros de tu equipo, sino también invitarlos a este proceso. Una vez que les hayas informado sobre el próximo proyecto, programa una reunión para intercambiar ideas con tu equipo sobre los planes iniciales. Considera la posibilidad de incluir un análisis premortem en la reunión para que los miembros del equipo puedan visualizar el proyecto y los resultados esperados. Asegúrate de enviar una agenda y decidir el propósito de la reunión con antelación, para garantizar que sea una reunión efectiva. Si este tipo de reunión es la primera para tu equipo, prueba una plantilla de actas de reunión o de lluvia de ideas. Un enfoque estructurado puede ayudar a poner manos a la obra.
Crea un documento de plan de proyecto compartido
Una vez que tu equipo y tú participen en el proceso de planeación del proyecto, crea un plan de administración de proyectos compartido y centralizado, y un documento de planeación de proyectos. Esto debe funcionar como una piedra de toque para que cada miembro de tu equipo entienda dónde está en el proceso y qué se ha decidido. Esto podría hacerse en una pizarra, pero el software de administración de proyectos y los programas de colaboración en equipo como Dropbox Paper pueden automatizar y simplificar este proceso. Todo tu equipo puede colaborar en el mismo documento de Paper con la recuperación de archivos, el historial de versiones y la gestión de registros integrados de todos los cambios. Desde allí, puedes enlazar con otros documentos de planeación en Paper cuando sea necesario o compartirlos con otros equipos de tu organización que necesiten información sobre la planeación.
Utiliza un enfoque de planeación o de administración de proyectos
Si te cuesta definir un método de enfoque que funcione para tu equipo en la planeación de proyectos, existen un montón de enfoques de planeación y gestión de proyectos diseñados con ese propósito que puedes probar. El enfoque de planeación ágil crea un calendario de proyectos de esprints para que tu equipo redacte los planes de corta duración, además de ofrecer oportunidades de comentarios e iteración sobre ellos. En comparación, la PERT, o técnica de revisión y evaluación de programas, ofrece un método integral para determinar el alcance de los requisitos de un proyecto, con hitos del proyecto incorporados y consideraciones de gestión de riesgos. De manera alternativa, las herramientas de planeación de proyectos, como los gráficos de Gantt o la matriz de Eisenhower pueden ayudar a organizar las tareas y los procesos con métodos probados.
Cada enfoque tiene sus puntos fuertes y diversos niveles de complejidad. Aunque tu equipo puede terminar modificándolos o superándolos, el uso de una metodología puede hacer que todo el mundo participe en la planeación del proyecto como un proceso.
Garantiza la comunicación en todo momento
Una comunicación sólida es de suma importancia cuando un equipo trabaja estrechamente en un proyecto. Aunque compartir documentos ayuda, también debes asegurarte de tener los canales adecuados para comunicarte con todo tu equipo. Las herramientas de comunicación, como Slack, te permiten crear servidores exclusivos para tu equipo y para ti, y cuando se combinan con Dropbox, incluso puedes iniciar conversaciones directamente desde tus documentos en Paper u otros archivos. Desde luego, también necesitas un método para tener reuniones de equipo. El uso de Dropbox junto con la videoconferencia a través de Zoom puede ayudarlos a ti y a tu equipo a colaborar y revisar tus planes simultáneamente. Si las zonas horarias impiden que todo el equipo asista a una reunión, ahorra tiempo a todos y utiliza Dropbox Capture para grabarte a ti mismo y a tu pantalla, y compartir las actualizaciones con tus compañeros de trabajo.
Planificar juntos como un equipo
La planeación del proyecto no tiene que ser el arduo paso inicial que los gerentes de proyectos abordan solos. Trabajen juntos al ejecutar una retrospectiva del proyecto con el equipo, y aplica sus comentarios al nuevo plan del proyecto. Con todo un equipo de apoyo en el proceso y el consiguiente proyecto, no solo puedes hacer el proceso más eficiente, sino más gratificante para ti y para tu equipo. Al nivelar la responsabilidad e impulsar la inversión entre tus colegas en los objetivos del proyecto, puedes hacer avanzar a tu equipo y su trabajo en conjunto. Cualquiera sea el método que tu equipo y tú decidan para planificar los proyectos, la colaboración en ese proceso dará mejores resultados en los proyectos individuales, tanto para tu equipo como para tu organización y tú mismo a largo plazo.
