L’importance du processus de gestion de projet
Tout projet nécessite une planification en amont : un processus qui vise à définir les tâches, les délais, les ressources et tout ce que vous devez savoir pour le mener à bien. Même si certains projets se déroulent sur de courts délais, ceux qui ont déjà eu à gérer de gros projets à long terme savent à quel point la planification est essentielle. La tâche revient souvent aux chefs de projet et aux décideurs de l’entreprise, mais cette approche n’est pas toujours viable.
Lorsqu’un responsable orchestre seul un projet, les membres de son équipe peuvent avoir du mal à en saisir tous les tenants et aboutissants. Même si vous travaillez chaque jour en étroite collaboration avec votre équipe, il n’est pas toujours possible de garder le cap sur tous les projets que vous menez en parallèle, surtout en période de forte activité. Vous risquez de vous retrouver à planifier en permanence et à surveiller vos collaborateurs qui travaillent sur des documents distincts sans savoir où ils vont ni où ils en sont selon l’échéancier.
Pour que votre équipe et vous restiez fidèles aux objectifs du projet et suiviez la même approche pour les atteindre, la meilleure méthode consiste à impliquer votre équipe dès le début du processus de planification.
Pourquoi votre équipe doit-elle participer à la gestion de projet?
Faire participer les membres de votre équipe dès les premières étapes de planification stratégique présente de nombreux avantages durant tout le cycle de vie du projet, mais aussi pour l’avenir de votre équipe.
Motivation et responsabilité
Lorsque les collaborateurs reçoivent des tâches et des exposés simples et individuels, il peut être difficile pour eux d’avoir une vision globale des objectifs du projet. Ils ont ainsi du mal à savoir comment leur travail va affecter celui des autres membres de l’équipe, ou encore le produit final ou les éléments livrables qu’ils vont fournir. Utilisez une charte d’équipe pour définir des objectifs communs et faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. En donnant à vos collaborateurs l’espace nécessaire pour collaborer et définir le rôle de chacun dans le processus de planification du projet, vous les aidez à avoir une meilleure vision d’ensemble du projet. Ils en comprendront mieux l’objectif et donc la nécessité de fournir un travail de qualité. Ils pourront aussi davantage s’investir dans le projet global afin d’en devenir des acteurs à part entière. Encouragez les membres de votre équipe à prendre leur part de responsabilité dans la réussite des projets, et vous constaterez qu’ils mettront bien plus de cœur à l’ouvrage.
Développer les compétences de l’équipe
Votre équipe trouve toujours de nouveaux moyens d’améliorer la qualité et l’efficacité des tâches qu’elle accomplit au quotidien. Si certains collaborateurs cherchent sans cesse de nouvelles occasions de participer, d’autres ont besoin d’être encouragés pour élargir leur horizon professionnel. En faisant participer votre équipe dans la gestion de projet, vous lui donnez de nouvelles occasions de découvrir et d’acquérir de nouvelles compétences. Vous pouvez alors mener à bien vos tâches de planification importantes tout en développant les aptitudes de vos collaborateurs et en les aidant à s’épanouir au sein de l’équipe. Ils joueront un rôle essentiel dans le processus de planification de projet grâce à leurs nouvelles compétences, et seront capables d’aider d’autres membres de l’équipe à mieux planifier leurs tâches. Enfin, une culture d’entreprise ne peut que tirer profit d’un environnement de travail axé sur le partage d’expérience et la responsabilité mutuelle.
Déléguer pour gagner en efficacité
Une fois le projet lancé, les tâches sont réparties entre les différents membres de l’équipe en fonction de leurs compétences. Pourquoi ne pas également déléguer des tâches pendant la phase de planification? Une fois que votre équipe connaît les étapes de planification stratégique d’un projet, vous pouvez commencer à répartir le travail de planification entre ses membres. Vous gagnerez du temps et améliorerez l’efficacité du processus en cas d’accélération de l’activité. Si les membres de l’équipe sont aussi compétents en planification de projet que dans leurs missions quotidiennes, les projets seront plus rapidement mis en route. Veillez à ce que des silos ne se créent pas pour autant au sein de votre équipe, car même si chaque membre effectue les tâches de planification précises qui lui ont été confiées, le processus doit rester collaboratif.
Mettre en place un processus de gestion des projets d’équipe
Pour mettre en place une approche collaborative de la planification de projet avec votre équipe, vous devez disposer des bonnes méthodes et stratégies. Voici quelques principes de base à respecter pour mieux planifier vos projets en équipe.
Faire du remue-méninges en équipe
La première étape la plus courante de la planification stratégique est la phase de remue-méninges et de conceptualisation. Si vous êtes chef de projet, ne vous contentez pas de laisser le champ libre aux membres de votre équipe. Invitez‑les directement à participer à ces sessions. Une fois que vous leur avez parlé du projet à venir, organisez une réunion pour réfléchir tous ensemble aux premières étapes. Prévoyez de réaliser une analyse pre-mortem lors de la réunion, pour que les membres de l’équipe puissent visualiser le projet et les résultats attendus. Établissez un ordre du jour et choisissez en amont quel sera l’objectif de la réunion afin qu’elle soit la plus efficace possible. Si ce type de réunion est une première pour votre équipe, vous pouvez utiliser un modèle de remue-méninges ou de notes de réunion qui vous aidera à vous lancer avec une approche structurée.
Créer un document de gestion de projet partagé
Une fois que la machine est en marche, créez un document partagé et centralisé pour la gestion et la planification du projet. Celui‑ci va permettre à chaque membre de l’équipe de savoir où vous en êtes dans le processus et ce qui a été décidé. Vous pouvez utiliser un tableau blanc, mais les programmes de gestion de projet et de collaboration d’équipe comme Dropbox Paper offrent l’avantage d’automatiser et de simplifier cette étape. Toute l’équipe peut travailler sur le même document Paper, qui intègre la possibilité de récupérer le fichier, conserve un historique des versions et indique qui a modifié quoi. Vous pouvez y inclure des liens vers d’autres documents de planification Paper ou le partager avec d’autres équipes de votre organisation qui auraient besoin d’en savoir plus sur la planification du projet.
Adopter une approche de planification ou de gestion de projet
Il existe de nombreuses approches de planification et de gestion de projet que vous pouvez essayer pour trouver celle qui fonctionne le mieux pour votre équipe. L’approche de planification Agile établit un calendrier de « sprints » où votre équipe va élaborer des plans sur de courts laps de temps, avec la possibilité de commenter le résultat obtenu et de le retravailler. La technique PERT (technique d’évaluation et de révision du programme) offre quant à elle une méthode complète pour définir les exigences d’un projet en intégrant des événements clés et la gestion des risques. Des outils de planification de projet tels que les diagrammes de Gantt ou la matrice Eisenhower peuvent également vous aider à organiser les tâches et les processus à l’aide de méthodes éprouvées.
Chaque approche a ses points forts et son niveau de complexité. Si votre équipe finira certainement par modifier ou délaisser l’approche choisie, mettre en place une méthodologie claire dès le départ permettra de faire participer tous les intervenants à la gestion du projet.
Encourager une communication continue
Une équipe qui travaille sur un projet commun ne peut pas avancer sans une bonne communication. Il est important de pouvoir partager des documents, mais également d’utiliser les bons canaux pour communiquer avec l’ensemble du groupe. Les outils de communication comme Slack vous permettent de créer des serveurs dédiés pour votre équipe et vous. En les combinant à Dropbox, vous pouvez même démarrer des conversations directement à partir de vos documents Paper ou d’autres fichiers. Vous avez également besoin d’une méthode pour organiser vos réunions d’équipe. En associant Dropbox à la visioconférence Zoom, votre équipe et vous pouvez collaborer et revoir vos plans simultanément. Si toute l’équipe ne peut pas assister à une réunion en raison de différents fuseaux horaires, gagnez du temps en utilisant Dropbox Capture pour enregistrer votre écran et vos commentaires. Vous pourrez ainsi partager les dernières nouveautés avec vos collègues de façon asynchrone.
Planifier en équipe
La planification d’un projet n’est pas nécessairement un casse‑tête qu’un chef de projet doit résoudre seul. Analysez rétrospectivement un projet avec l’équipe et appliquez leurs commentaires au nouveau plan de projet. Lorsque toute l’équipe participe dès le départ à la gestion d’un projet, le processus gagne en efficacité et tout le monde en tire satisfaction. En partageant les responsabilités et en encourageant vos collaborateurs à s’investir dans la réussite du projet, vous faites progresser votre équipe et le travail de chacun. Quelle que soit la méthode que vous et votre équipe déciderez de suivre pour planifier vos projets, la participation et la collaboration de tous permettront d’obtenir de meilleurs résultats pour les différents projets, mais aussi pour votre équipe, pour votre entreprise et pour vous‑même à long terme.
