Betydningen av planleggingsprosessen for prosjektet
Før starten på et prosjekt er planleggingsfasen - prosessen med å avgrense omfanget på oppgavene, tidslinjer, ressurser og alt annet du trenger å vite for at prosjektet skal lykkes. Mens noen prosjekter kan være korte utbrudd, vil planleggere av store, langsiktige arbeidspakker vite hvor viktig planleggingsprosessen er. Som sådan er dette ofte reserven til senior prosjektledere og de som er på beslutningssiden i en organisasjon, men denne tilnærmingen kan bli uholdbar.
Når ensomme ledere bestemmer hele prosjektomfanget og overfører det til teammedlemmene, kan det skape avstander i deres forståelse av prosjektmål. Selv om du jobber tett med teamet ditt hver dag, er det ikke alltid mulig å være på linje med flere prosjekter med forskjellige teammedlemmer når arbeidet tar seg opp. Eller verre, du har rett og slett blitt overlatt til kontinuerlig planlegging og sjekker bare inn ovenfra mens teamene følger separate instrukser, ikke sikre på hvilken vei arbeidet deres tar, eller hvor de er i prosjektets tidslinje.
Hvis du vil være i tråd med teamene dine om målene for et prosjekt og tilnærmingen til å oppnå dem, er den beste metoden å involvere teamet ditt helt fra starten av prosessen for prosjektplanlegging.
Hvorfor involvere teamet ditt i prosjektplanlegging?
Å bringe teammedlemmene inn i rommet som det første trinnet i strategisk planlegging har en rekke fordeler, ikke bare i løpet av prosjektets livssyklus, men for deg og prosjektgruppen din i fremtiden:
Motivasjon og ansvar
Når teammedlemmer får enkle, individuelle instrukser og oppgaver, kan det være vanskelig for dem å få en følelse av de overordnede prosjektmålene. Da kan det hende de ikke tar hensyn til hvordan arbeidet deres vil påvirke arbeidet til andre i prosjektteamet og det endelige produktet eller prosjektleveransene de produserer. Samle teamet rundt en teamerklæring som fastsetter et felles mål. Å gi teamet ditt rom til å samarbeide og å definere rollen teamet har i prosjektplanleggingsprosessen vil hjelpe dem til å se helheten. Ikke bare vil dette hjelpe dem med å forstå formålet og dermed behovet for kvalitet i arbeidet de gjør, det vil også hjelpe dem til å gå inn for prosjektet som helhet og dermed bli interessenter i prosjektet. Hvis du oppmuntrer dem til å føle ansvar for at prosjektet skal lykkes, vil du få se at du leder et mye mer ambisiøst og motivert team.
Kompetanseutvikling for teammedlemmer
Teamet ditt finner alltid nye måter å forbedre kvaliteten på og effektiviteten til tiltakene de jobber med til daglig. Mens noen teammedlemmer aktivt ser etter nye muligheter å involvere seg i, må andre oppmuntres for at de skal utvide horisonten på arbeidsplassen. Å bringe teamet ditt inn i prosessen for prosjektplanlegging kan bidra til å gi nye veier for teamet ditt til å eksperimentere og lære nye ferdigheter. På denne måten kan du simultant utføre viktige planleggingsoppgaver samtidig som du hever kompetansen til teamet ditt og hjelper dem med å vokse som teammedlemmer. Ikke bare vil de bli viktige i prosessen for prosjektplanlegging med sine nye ferdigheter, de vil til slutt kunne lede og veilede andre teammedlemmer i planleggingsarbeidet. Og selvfølgelig er det sunt for enhver organisasjonskultur å fremme et miljø med felles erfaring og gjensidig ansvar.
Effektivitet gjennom delegering
Når et prosjekt starter, blir arbeidet delt mellom de ulike medlemmene av teamet basert på deres ferdigheter—så hvorfor ikke delegere oppgaver i planleggingsfasen? Når teamet ditt har forståelse for trinnene i strategisk planlegging for et prosjekt, kan du begynne å dele opp planleggingsarbeidet mellom dem. Ikke bare vil dette frigjøre tiden din fra tunge plikter i prosjektplanleggingen, det kan virkelig øke effektiviteten i prosessen når arbeidet begynner å komme raskere inn. Hvis teammedlemmene er like dyktige i prosesser for prosjektplanlegging som de er i deres daglige roller, vil utarbeidelse og beskrivelse av omfang av prosjekter sammen foregå mye raskere. Bare vær sikker på at dette ikke skaper siloer i teamet ditt, ettersom hvert medlem bare utfører sine individuelle planleggingsoppgaver – det skal fortsatt være en samarbeidsprosess.
Hvordan utvikle en planleggingsprosess for et teamprosjekt
Å utvikle en samarbeidende tilnærming til prosjektplanlegging med teamet ditt krever selvsagt de riktige metodene og strategiene. Dette er noe av de mest vesentlige du trenger for at teamet ditt bedre kan planlegge vellykkede prosjekter sammen:
Idémyldring som et team
Det første trinnet i strategisk planlegging er ofte idémyldring og idéutvikling. Hvis du er prosjektleder, må du ikke bare holde døren åpen for teammedlemmene, men også invitere dem inn i denne prosessen. Når du har orientert dem om det planlagte prosjektet, kan du planlegge et møte for å idémyldre med teamet ditt om de innledende planene. Du kan vurdere å inkludere en premortem-analyse i møtet, slik at teammedlemmene kan visualisere prosjektet og forventede resultater. Sørg for å sende ut en agenda og fastsette formålet med møtet på forhånd for å sikre at det blir et effektivt møte. Hvis det er første gang teamet har denne typen møte, kan du prøve en mal for møtereferat eller idémyldring. En strukturert tilnærming kan bidra til å få ballen til å rulle.
Opprette et delt dokument for prosjektplanlegging
Når du og teamet ditt er involvert i prosessen for prosjektplanlegging, lager du en delt og sentralisert prosjektstyringsplan og et prosjektplanleggingsdokument. Dette skal fungere som en prøvestein for hvert medlem av teamet ditt for å forstå hvor du er i prosessen og hva som er besluttet. Dette kan gjøres på en tavle, men programvare for prosjektstyring og programmer for teamsamarbeid som Dropbox Paper kan automatisere og forenkle denne prosessen. Hele teamet ditt kan samarbeide om det samme Paper-dokumentet, med innebygd filgjenoppretting, versjonshistorikk og registrering av alle endringer. Derfra kan du koble til andre Paper-planleggingsdokumenter der det er nødvendig, eller dele dem med andre team i organisasjonen din som trenger innsikt i planleggingen din.
Bruk en planleggings- eller prosjektstyringsmetode
Hvis du sliter med å definere en metode for tilnærming som fungerer for teamet ditt i prosjektplanlegging, er det nok av spesialutviklede prosjektplanleggings- og styringsmetoder du kan prøve. Den smidige planleggingsmetoden skaper en prosjektplan for sprint for teamet ditt for å utarbeide planer i korte utbrudd, samt tilby muligheter for tilbakemelding og iterering av dem. Til sammenligning tilbyr PERT, eller Program Evaluation and Review Technique, en omfattende metode for å utarbeide kravene til et prosjekt, med innebygde milepæler i prosjektet og vurderinger for risikostyring. Alternativt kan verktøy for prosjektplanlegging som Gantt-diagrammer eller Eisenhower-matrisen hjelpe deg med å organisere oppgaver og prosesser med utprøvde metoder.
Hver tilnærming har sine styrker og varierende nivåer av kompleksitet. Selv om teamet ditt kan ende opp med å endre eller vokse ut av dem, kan bruk av en metodikk få alle involvert i prosjektplanlegging som en prosess.
Sikre kommunikasjon til alle tider
Sterk kommunikasjon er av største betydning når et team jobber tett innpå et prosjekt. Mens det å ha delte dokumenter hjelper, bør du også sørge for at du har de riktige kanalene for å kommunisere med hele teamet ditt. Kommunikasjonsverktøy som Slack lar deg opprette dedikerte servere for deg og teamet ditt – og når de kombineres med Dropbox, kan du til og med starte samtaler direkte fra Paper-dokumenter eller andre filer. Selvfølgelig trenger du også en metode for å ha teammøter. Bruk av Dropbox sammen med videokonferanser via Zoom kan hjelpe deg og teamet ditt til å samarbeide og gjennomgå planene dine samtidig. Hvis tidssoner hindrer det bredere teamet i å delta på et møte, spar alle tid og bruk Dropbox Capture til å ta opp deg selv og skjermen din for å dele oppdateringer med kolleger.
Planlegg sammen som et team
Prosjektplanlegging trenger ikke være et krevende, innledende steg som prosjektledere må håndtere alene. Jobb sammen ved å gjennomføre et prosjektretrospektiv med teamet, og bruk tilbakemeldingene deres i den nye prosjektplanen. Når hele teamet støtter prosessen og det påfølgende prosjektet, blir prosessen ikke bare mer effektiv, men mer givende for deg og teamet også. Ved å utjevne ansvar og få kollegaene dine til å gå inn for prosjektmålene, kan du løfte teamet og teamarbeidet som helhet. Uansett hvilken metode du og teamet ditt velger for å planlegge prosjekter, fører samarbeid i denne prosessen til bedre resultater, både for individuelle prosjekter og for teamet, organisasjonen og deg personlig på lang sikt.
