Team og prosjektplanleggingsprosessen

Transformer prosjektplanlegging ved å bringe teammedlemmene inn i prosessen fra dag én.

Et team som jobber sammen om et prosjekt

Betydningen av planleggingsprosessen for prosjektet

Før starten på et prosjekt er planleggingsfasen - prosessen med å avgrense omfanget på oppgavene, tidslinjer, ressurser og alt annet du trenger å vite for at prosjektet skal lykkes. Mens noen prosjekter kan være korte utbrudd, vil planleggere av store, langsiktige arbeidspakker vite hvor viktig planleggingsprosessen er. Som sådan er dette ofte reserven til senior prosjektledere og de som er på beslutningssiden i en organisasjon, men denne tilnærmingen kan bli uholdbar.

Når ensomme ledere bestemmer hele prosjektomfanget og overfører det til teammedlemmene, kan det skape avstander i deres forståelse av prosjektmål. Selv om du jobber tett med teamet ditt hver dag, er det ikke alltid mulig å være på linje med flere prosjekter med forskjellige teammedlemmer når arbeidet tar seg opp. Eller verre, du har rett og slett blitt overlatt til kontinuerlig planlegging og sjekker bare inn ovenfra mens teamene følger separate instrukser, ikke sikre på hvilken vei arbeidet deres tar, eller hvor de er i prosjektets tidslinje.

Hvis du vil være i tråd med teamene dine om målene for et prosjekt og tilnærmingen til å oppnå dem, er den beste metoden å involvere teamet ditt helt fra starten av prosessen for prosjektplanlegging.

Hvorfor involvere teamet ditt i prosjektplanlegging?

Å bringe teammedlemmene inn i rommet som det første trinnet i strategisk planlegging har en rekke fordeler, ikke bare i løpet av prosjektets livssyklus, men for deg og prosjektgruppen din i fremtiden:

Motivasjon og ansvar

Når teammedlemmer får enkle, individuelle instrukser og oppgaver, kan det være vanskelig for dem å få en følelse av de overordnede prosjektmålene. Som sådan kan det hende at de mangler en vurdering av hvordan arbeidet deres vil påvirke andres arbeid i prosjektteamet og endelige produkt eller prosjektleveranser de produserer. Å gi teamet ditt rom for å samarbeide og definere rollen deres i prosessen for prosjektplanlegging, vil hjelpe dem å se det større bildet. Ikke bare vil dette hjelpe dem å forstå formålet og derfor behovet for kvalitet i arbeidet deres, det vil hjelpe dem til å oppnå aksept i prosjektet som helhet, noe som gjør dem til prosjektinteressenter i seg selv. Ved å oppmuntre dem til å ha den følelsen av ansvar for prosjektets suksess, vil du finne deg selv som leder av et mye mer drevent og motivert team.

Kompetanseutvikling for teammedlemmer

Teamet ditt finner alltid nye måter å forbedre kvaliteten på og effektiviteten til tiltakene de jobber med til daglig. Mens noen teammedlemmer aktivt ser etter nye muligheter å involvere seg i, må andre oppmuntres for at de skal utvide horisonten på arbeidsplassen. Å bringe teamet ditt inn i prosessen for prosjektplanlegging kan bidra til å gi nye veier for teamet ditt til å eksperimentere og lære nye ferdigheter. På denne måten kan du simultant utføre viktige planleggingsoppgaver samtidig som du hever kompetansen til teamet ditt og hjelper dem med å vokse som teammedlemmer. Ikke bare vil de bli viktige i prosessen for prosjektplanlegging med sine nye ferdigheter, de vil til slutt kunne lede og veilede andre teammedlemmer i planleggingsarbeidet. Og selvfølgelig er det sunt for enhver organisasjonskultur å fremme et miljø med felles erfaring og gjensidig ansvar.

Effektivitet gjennom delegering

Når et prosjekt starter, deles arbeidet mellom de forskjellige medlemmene i teamet basert på deres ferdigheter⁠ - så hvorfor ikke gjøre det samme i planleggingsfasen? Når teamet ditt har forståelse for trinnene i strategisk planlegging for et prosjekt, kan du begynne å dele opp planleggingsarbeidet mellom dem. Ikke bare vil dette frigjøre tiden din fra tunge plikter i prosjektplanleggingen, det kan virkelig øke effektiviteten i prosessen når arbeidet begynner å komme raskere inn. Hvis teammedlemmene er like dyktige i prosesser for prosjektplanlegging som de er i deres daglige roller, vil utarbeidelse og beskrivelse av omfang av prosjekter sammen foregå mye raskere. Bare vær sikker på at dette ikke skaper siloer i teamet ditt, ettersom hvert medlem bare utfører sine individuelle planleggingsoppgaver - det skal fortsatt være en samarbeidsprosess.

Hvordan utvikle en planleggingsprosess for et teamprosjekt

Å utvikle en samarbeidende tilnærming til prosjektplanlegging med teamet ditt krever selvsagt de riktige metodene og strategiene. Dette er noe av de mest vesentlige du trenger for at teamet ditt bedre kan planlegge vellykkede prosjekter sammen:

Idémyldring som et team

Det vanligste første trinnet i strategisk planlegging er idémyldring og idéutviklingsfasen. Hvis du er prosjektleder, trenger du ikke bare å holde døren åpen for teammedlemmene dine, men også invitere dem inn i denne prosessen. Når du har orientert dem om det kommende prosjektet, kan du planlegge et møte for å idémyldre med teamet ditt om de opprinnelige planene. Sørg for å sende ut en agenda og bestemme formålet med møtet på forhånd for å sikre at det er et effektivt møte. Hvis denne typen møter skjer for første gang for teamet ditt, kan du prøve en møteprotokoll eller idédugnadsmal - en strukturert tilnærming kan bidra til å få ballen til å rulle.

Opprette et delt dokument for prosjektplanlegging

Når du og teamet ditt er involvert i prosessen for prosjektplanlegging, lager du en delt og sentralisert prosjektstyringsplan og et prosjektplanleggingsdokument. Dette skal fungere som en prøvestein for hvert medlem av teamet ditt for å forstå hvor du er i prosessen og hva som er besluttet. Dette kan gjøres på en tavle, men programvare for prosjektstyring og programmer for teamsamarbeid som Dropbox Paper kan automatisere og forenkle denne prosessen. Hele teamet ditt kan samarbeide om det samme Paper-dokumentet, med innebygd versjonshistorikk og dataposter for hvem som har gjort hvilke endringer. Derfra kan du koble til andre Paper-planleggingsdokumenter der det er nødvendig, eller dele dem med andre team i organisasjonen din som trenger innsikt i planleggingen din.

Bruk en planleggings- eller prosjektstyringsmetode

Hvis du sliter med å definere en metode for tilnærming som fungerer for teamet ditt i prosjektplanlegging, er det nok av spesialutviklede prosjektplanleggings- og styringsmetoder du kan prøve. Den smidige planleggingsmetoden skaper en prosjektplan for sprint for teamet ditt for å utarbeide planer i korte utbrudd, samt tilby muligheter for tilbakemelding og iterering av dem. Til sammenligning tilbyr PERT, eller Program Evaluation and Review Technique, en omfattende metode for å utarbeide kravene til et prosjekt, med innebygde milepæler i prosjektet og vurderinger for risikostyring. Alternativt kan verktøy for prosjektplanlegging som Gantt-diagrammer eller Eisenhower-matrisen hjelpe deg med å organisere oppgaver og prosesser med utprøvde metoder.

Hver tilnærming har sine styrker og varierende nivåer av kompleksitet. Selv om teamet ditt kan ende opp med å endre eller vokse ut av dem, kan bruk av en metodikk få alle involvert i prosjektplanlegging som en prosess.

Sikre kommunikasjon til alle tider

Sterk kommunikasjon er av største betydning når et team jobber tett innpå et prosjekt. Mens det å ha delte dokumenter hjelper, bør du også sørge for at du har de riktige kanalene for å kommunisere med hele teamet ditt. Kommunikasjonsverktøy som Slack lar deg opprette dedikerte servere for deg og teamet ditt - og når de kombineres med Dropbox, kan du til og med starte samtaler direkte fra Paper-dokumenter eller andre filer. Selvfølgelig trenger du også en metode for å ha teammøter. Bruk av Dropbox sammen med videokonferanser via Zoom kan hjelpe deg og teamet ditt til å samarbeide og gjennomgå planene dine samtidig.

Planlegg sammen som et team

Prosjektplanlegging må ikke nødvendigvis være det møysommelige innledende trinnet prosjektledere takler alene. Med et helt team som støtter i prosessen og det påfølgende prosjektet, kan du ikke bare gjøre prosessen mer effektiv, men også mer givende for deg og teamet ditt. Ved å utjevne ansvar og fremme investeringer blant kollegene dine i prosjektmål, kan du løfte frem teamet ditt og deres arbeid som helhet. Uansett hvilken metode du og teamet ditt velger for å planlegge prosjekter, fører samarbeid i denne prosessen til bedre resultater for individuelle prosjekter, så vel som for teamet ditt, organisasjonen din og deg selv på lang sikt.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox Business