Team e processi di project planning

Cambia le regole della pianificazione dei progetti coinvolgendo i membri del team nel processo fin dal primo giorno.

Un team lavora insieme su un progetto

L'importanza del processo di project planning

Prima di iniziare qualsiasi progetto, è necessaria una fase di pianificazione, ossia il processo di definizione delle attività, delle tempistiche, delle risorse e di tutte le informazioni necessarie per la buona riuscita del progetto. Anche se alcuni progetti possono essere brevi, le persone che pianificano abitualmente grandi progetti a lungo termine sanno bene quanto sia importante la fase di pianificazione. Per questo motivo, questo processo viene spesso eseguito dai project manager dotati di maggiore esperienza, che appartengono a quella parte dell'organizzazione incaricata di prendere decisioni. Tale approccio, tuttavia, può rivelarsi insostenibile.

Quando dei singoli manager stabiliscono la portata dell'intero progetto e la comunicano ai membri del team, possono sorgere delle discrepanze nella comprensione del progetto. Anche se lavori fianco a fianco con il team ogni giorno, non è sempre possibile rimanere allineati su diversi progetti, sviluppati con diversi membri, durante tutto lo svolgimento del lavoro. Oppure, in scenari meno favorevoli, i responsabili potrebbero essere semplicemente incaricati di pianificare e monitorare costantemente il lavoro, mentre i team seguono istruzioni separate, senza sapere esattamente in che direzione sta andando il progetto o se stanno rispettando le tempistiche.

Se desideri rimanere al passo con il tuo team sugli obiettivi di un progetto e sull'approccio da adottare per raggiungerli, il metodo migliore è coinvolgere il team fin dalla prima fase del processo di project planning.

Perché coinvolgere il team nel project planning?

Riunire i membri del team in una sala come primo passaggio di una pianificazione strategica offre una serie di vantaggi, non solo durante il ciclo di vita del progetto in questione, ma anche per la futura collaborazione tra te e il tuo team:

Motivazione e responsabilità

Quando i membri del team ricevono istruzioni e si vedono assegnare attività slegate da un contesto, possono avere difficoltà a comprendere gli obiettivi globali del progetto. Di conseguenza, potrebbero non avere la percezione dell'impatto che il loro lavoro avrà su quello degli altri membri che lavorano al progetto e dei file finali che devono produrre. Fornire al team uno spazio in cui è possibile collaborare e definire i rispettivi ruoli durante il processo di project planning consentirà loro di visualizzare il quadro completo. Non solo li aiuterà a comprendere lo scopo del lavoro e quindi la qualità richiesta, ma consentirà loro di guardare al progetto come a un unico insieme, facendoli rientrare a tutti gli effetti tra le "parti interessate" del progetto. Infondendo loro quel senso di responsabilità per la buona riuscita del progetto, ti troverai a gestire un team più concentrato e motivato.

Formazione dei membri del team

Il tuo team trova sempre nuovi modi per migliorare la qualità e l'efficienza delle attività su cui lavora quotidianamente. Sebbene alcuni membri cerchino attivamente nuove opportunità per acquisire nuove abilità, altri devono essere incoraggiati ad ampliare i propri orizzonti in ambito professionale. Coinvolgendo il team nel processo di project planning puoi offrire ai membri nuove opportunità per sperimentare e apprendere nuove competenze. In questo modo, puoi eseguire importanti attività di pianificazione mentre contribuisci attivamente alla formazione del team, favorendo la crescita personale dei membri. Non solo diventeranno parte integrante del processo di pianificazione dei progetti attraverso le nuove competenze acquisite, ma con il tempo impareranno loro stessi a gestire e guidare altri membri del team durante la pianificazione del lavoro. E, ovviamente, promuovere un ambiente che si basa sull'esperienza condivisa e su reciproche responsabilità non può che essere positivo per qualsiasi cultura aziendale.

Efficienza grazie alla delegazione

Si inizia un progetto e il lavoro viene suddiviso tra i vari membri del team in base alle competenze di ognuno.⁠ Perché non fare lo stesso durante la fase di pianificazione? Una volta che il team inizia a comprendere i passaggi della pianificazione strategica di un progetto, puoi iniziare a suddividere il lavoro di pianificazione tra i vari membri. Questo non solo ti farà risparmiare tempo eliminando pesanti compiti di project planning, ma può anche rendere il processo più efficiente quando il lavoro inizia ad arrivare più rapidamente. Se i membri del team sono abili nel project planning quanto lo sono nei rispettivi ruoli quotidiani, la stesura e la definizione della portata del progetto diventano molto più rapide. Assicurati che questo non crei comparti stagni all'interno del team, in cui ogni membro si limita ad eseguire le proprie attività di pianificazione individualmente. Ricorda che si tratta pur sempre di un processo collaborativo.

Come creare un processo di project planning insieme al team

Naturalmente, la creazione di un approccio collaborativo al project planning insieme al team richiede metodi e strategie adeguati. Questi sono alcuni dei passaggi essenziali che dovrai seguire per consentire ai membri del team di pianificare accuratamente i progetti:

Brainstorming del team

Il passaggio iniziale più comune nella pianificazione strategica è la fase di brainstorming e ideazione. Se ricopri il ruolo di project manager, non devi limitarti tenere la porta aperta per i membri del team, ma anche invitarli a partecipare al processo. Una volta che hai fornito loro le informazioni essenziali sul prossimo progetto, organizza una riunione di brainstorming per determinare i piani iniziali. Assicurati di inviare ai membri l'ordine del giorno e stabilisci lo scopo della riunione in anticipo per garantire che risulti efficace. Se è la prima volta che il tuo team partecipa a questo tipo di riunione, prova a utilizzare un modello di verbale di riunione o un modello di brainstorming, un approccio strutturato che può aiutarti a rompere il ghiaccio.

Creare un documento di project planning condiviso

Una volta che tu e il tuo team avete avviato un processo di project planning, crea un piano di gestione dei progetti e un documento di project planning centralizzati, che ciascun membro potrà utilizzare come punto di riferimento per comprendere a che punto è del processo e quali sono gli aspetti ancora da definire. Per farlo, potresti utilizzare una lavagna, oppure affidarti a software per la gestione di progetti e programmi per la collaborazione in team come Dropbox Paper, che automatizzano e semplificano questo processo. Tutto il team può collaborare sullo stesso documento Paper, con pratiche funzioni integrate quali la cronologia delle versioni e i registri di chi ha apportato determinate modifiche. Da qui, puoi creare un link ai documenti Paper di pianificazione da inviare quando necessario o da condividere con gli altri membri del team per fornire loro informazioni dettagliate sulla pianificazione.

Adottare un approccio di pianificazione o gestione dei progetti

Se hai difficoltà a definire un approccio alla pianificazione dei progetti che sia efficace per il tuo team, ci sono numerosi metodi di project planning e project management che puoi provare. La pianificazione Agile consente di creare un piano di progetto suddiviso in brevi periodi di tempo detti "sprint" e offre opportunità di feedback e revisione delle attività completate. In alternativa, l'approccio PERT (dall'inglese Program Evaluation and Review Technique) offre un metodo completo per definire i requisiti di un progetto, grazie alle tappe intermedie e alle considerazioni sulla gestione dei rischi integrate. Oppure, strumenti per il project planning come i grafici Gantt o la matrice di Eisenhower possono aiutarti a organizzare le attività e i processi con metodi collaudati.

Ogni approccio ha i suoi punti di forza e diversi livelli di complessità, che possono essere modificati o superati con l'esperienza del team. In ogni caso, adottare una metodologia consente di coinvolgere tutti nel processo di project planning.

Garantire sempre una buona comunicazione

Una comunicazione efficace è fondamentale per un team che collabora su un progetto. Sebbene la condivisione di documenti agevola i collaboratori, è importante assicurarsi di avere i canali giusti per comunicare con l'intero team. Gli strumenti di collaborazione come Slack consentono di creare server dedicati per te e i membri del team e, se utilizzati in combinazione con Dropbox, ti permettono di avviare conversazioni direttamente dai documenti Paper o da altri file. Naturalmente, è necessario anche un metodo per organizzare e partecipare alle riunioni del team. Utilizzando Dropbox insieme alla soluzione di video conferenze Zoom, tu e il tuo team potete collaborare ed effettuare un riepilogo dei piani contemporaneamente.

Pianificare come un unico team

Il project planning non deve essere necessariamente una complicata prima fase che i project manager affrontano da soli. Con un intero team che supporta il processo e il progetto che ne deriva, puoi rendere la procedura non solo più efficiente, ma anche più gratificante per l'intero team. Distribuendo equamente le responsabilità e promuovendo la partecipazione tra i colleghi negli obiettivi di progetto, consenti al team di lavorare come un'unica unità. Qualunque metodo decidiate di adottare per pianificare i progetti, la collaborazione durante questa fase garantirà risultati migliori nei singoli progetti, nonché per il tuo team, la tua organizzazione e anche per te, nel lungo termine.