L'importanza del processo di project planning
Prima di iniziare qualsiasi progetto, è necessaria una fase di pianificazione, ossia il processo di definizione delle attività, delle tempistiche, delle risorse e di tutte le informazioni necessarie per la buona riuscita del progetto. Per quanto alcuni progetti possano essere brevi, le persone abituate a pianificare grandi progetti a lungo termine sanno bene quanto sia importante la fase di pianificazione. Per questo motivo, tale processo viene spesso eseguito dai project manager dotati di maggiore esperienza, che appartengono a quella parte dell'organizzazione incaricata di prendere decisioni. Questo approccio, tuttavia, può rivelarsi poco sostenibile.
Quando dei singoli manager stabiliscono la portata dell'intero progetto e la comunicano ai membri del team, possono sorgere delle discrepanze nella comprensione del progetto. Anche se lavori ogni giorno a stretto contatto con il team, non è sempre possibile rimanere allineati su diversi progetti sviluppati con diversi membri durante tutto lo svolgimento del lavoro. Potrebbe anche darsi che ti venga richiesto di pianificare e monitorare costantemente il lavoro, mentre i team seguono le istruzioni separatamente, senza sapere con precisione in che direzione sta andando il progetto o se stanno rispettando le tempistiche.
Se desideri rimanere al passo con il tuo team sugli obiettivi di un progetto e sull'approccio da adottare per raggiungerli, il metodo migliore è coinvolgere il team fin dalla prima fase del processo di project planning.
Perché coinvolgere il team nel project planning?
Riunire tutti i membri del team come primo passaggio della pianificazione strategica offre una serie di vantaggi, non solo durante il ciclo di vita del progetto in questione, ma anche per la futura collaborazione tra te e il team:
Motivazione e responsabilità
Quando i membri del team ricevono istruzioni e si vedono assegnare attività slegate da un contesto, possono avere difficoltà a comprendere gli obiettivi generali del progetto. Di conseguenza, potrebbero non avere la percezione dell'impatto che il loro lavoro avrà su quello delle altre persone che lavorano al progetto e dei file finali che devono produrre. Allinea il team utilizzando un charter per stabilire un obiettivo condiviso. Fornire ai membri del team uno spazio in cui poter collaborare e definire i rispettivi ruoli nel processo di project planning consentirà loro di visualizzare il quadro completo. Non solo li aiuterà a comprendere lo scopo del lavoro e quindi il livello di qualità richiesto, ma consentirà anche di vedere il progetto come un unico insieme, facendoli rientrare a tutti gli effetti tra le "parti interessate". Infondendo loro quel senso di responsabilità per la buona riuscita del progetto, ti troverai a gestire un team più concentrato e motivato.
Formazione dei membri del team
Il tuo team trova sempre nuovi modi per migliorare la qualità e l'efficienza delle attività su cui lavora quotidianamente. Sebbene alcuni membri cerchino attivamente nuove opportunità, altri devono essere incoraggiati ad ampliare i propri orizzonti in ambito professionale. Coinvolgendo il team nel processo di project planning puoi offrire ai membri nuove opportunità per sperimentare e apprendere nuove competenze. In questo modo, puoi eseguire importanti attività di pianificazione contribuendo al contempo alla formazione del team in maniera attiva, favorendo la crescita personale dei membri. Non solo diventeranno parte integrante del processo di pianificazione con le nuove competenze acquisite, ma con il tempo impareranno loro stessi a gestire e guidare altri membri del team durante la pianificazione del lavoro. E naturalmente, promuovere un ambiente basato sull'esperienza condivisa e su reciproche responsabilità non può che essere positivo per qualsiasi cultura aziendale.
Efficienza grazie alla delegazione
Quando si inizia un progetto, il lavoro viene suddiviso tra i vari membri del team in base alle competenze di ognuno, dunque perché non delegare le attività durante la fase di pianificazione? Una volta che il team inizia a comprendere i passaggi della pianificazione strategica di un progetto, puoi iniziare a suddividere il lavoro di pianificazione tra i vari membri. Questo non solo ti farà risparmiare tempo eliminando gravose attività di project planning dalla tua agenda, ma renderà anche il processo più efficiente quando il lavoro inizia a prendere piede. Se i membri del team sono abili nel project planning quanto lo sono nei loro ruoli quotidiani, la stesura e la definizione della portata dei progetti diventano molto più rapide. Assicurati che questo non crei comparti stagni all'interno del team, in cui ogni membro si limita a eseguire le proprie attività di pianificazione individualmente. Ricorda che si tratta sempre di un processo collaborativo.
Come creare un processo di project planning insieme al team
Naturalmente, la creazione di un approccio collaborativo al project planning insieme al team richiede metodi e strategie adeguati. Questi sono alcuni dei passaggi essenziali che dovrai seguire per consentire ai tuoi collaboratori di pianificare accuratamente i progetti:
Brainstorming insieme al team
Il passaggio iniziale più comune nella pianificazione strategica è la fase di brainstorming e ideazione. Se ricopri il ruolo di project manager, non devi limitarti tenere la porta aperta per i membri del team, ma anche invitarli a partecipare al processo. Una volta fornite le informazioni sul prossimo progetto, organizza una riunione di brainstorming per determinare i piani iniziali. Prendi in considerazione l'idea di utilizzare un'analisi pre-mortem durante la riunione, in modo che i membri del team possono visualizzare il progetto e i risultati previsti. Invia ai membri l'ordine del giorno e stabilisci in anticipo lo scopo della riunione per assicurarti che risulti efficace. Se è la prima volta che i tuoi collaboratori partecipano a questo tipo di riunione, prova a utilizzare un modello di verbale di riunione o un modello di brainstorming, ossia un approccio strutturato che può aiutarti a rompere il ghiaccio.
Creare un documento di project planning condiviso
Una volta che tu e il tuo team avete avviato un processo di pianificazione, crea un piano di gestione dei progetti e un documento di project planning centralizzati che ciascun membro potrà utilizzare come punti di riferimento per capire a che punto del processo si trova e quali sono gli aspetti ancora da definire. Per farlo, puoi utilizzare una lavagna oppure affidarti a software di gestione dei progetti e programmi per la collaborazione in team come Dropbox Paper, che automatizzano e semplificano questo processo. L'intero team può collaborare allo stesso documento Paper utilizzando strumenti integrati come il recupero dei file, la cronologia delle versioni e i registri di chi ha effettuato tutte le modifiche. Da qui, puoi creare un link ai documenti di pianificazione Paper da copiare e incollare dove necessario o da condividere con gli altri membri del team per fornire loro informazioni sulla pianificazione.
Adottare un approccio di pianificazione o gestione dei progetti
Se hai difficoltà a definire un approccio alla pianificazione dei progetti che sia efficace per il tuo team, ci sono numerosi metodi di project planning e project management che puoi provare. La pianificazione Agile consente di creare un piano di progetto suddiviso in brevi periodi di tempo detti "sprint" e offre opportunità di feedback e revisione delle attività completate. In alternativa, l'approccio PERT (dall'inglese Program Evaluation and Review Technique) offre un metodo completo per definire i requisiti di un progetto, grazie alle tappe intermedie e alle considerazioni sulla gestione dei rischi integrate. Oppure, strumenti per il project planning come i diagrammi di Gantt o la matrice di Eisenhower possono aiutarti a organizzare le attività e i processi con metodi collaudati.
Ogni approccio ha i suoi punti di forza e diversi livelli di complessità, che possono essere risolti con delle modifiche o superati con l'esperienza del team. In ogni caso, adottare una metodologia consente di coinvolgere tutti i collaboratori nel processo di project planning.
Verificare che ci sia sempre una buona comunicazione
Una comunicazione efficace è fondamentale per un team che collabora su un progetto. Sebbene la condivisione di documenti aiuti a semplificare la collaborazione, è importante avere i canali giusti per comunicare con tutti i membri. Gli strumenti di collaborazione come Slack consentono di creare server dedicati per te e i tuoi collaboratori e, se utilizzati insieme a Dropbox, ti permettono di avviare conversazioni direttamente dai documenti Paper o da altri file. Naturalmente, è necessario un metodo anche per organizzare le riunioni del team. Utilizzando Dropbox insieme alla soluzione di video conferenze Zoom, tu e il tuo team potete collaborare mentre effettuate un riepilogo dei piani. Se i fusi orari impediscono all'intero team di partecipare a una riunione, puoi salvare la situazione utilizzando Dropbox Capture per registrare un filmato in cui parli e mostri ciò che avviene sullo schermo del tuo computer per condividere gli ultimi aggiornamenti con i colleghi.
Pianificare come un unico team
Il project planning non deve essere necessariamente una complicata prima fase che spetta unicamente al project manager. Collabora con il team effettuando una retrospettiva dei progetti passati e integra i feedback nel nuovo piano di progetto. Avendo a disposizione un intero team che si occupa di questo processo e del progetto che ne deriva, puoi rendere la procedura non solo più efficiente, ma anche più gratificante per l'intero team. Distribuendo equamente le responsabilità e coinvolgendo direttamente i colleghi nel raggiungimento degli obiettivi di progetto, consentirai al team di lavorare come un'unica unità. Qualunque metodo scegliate di adottare per pianificare i progetti, la collaborazione durante questa fase garantirà migliori risultati nei progetti, oltre che per il tuo team, la tua organizzazione e per te, nel lungo termine.
