A importância do processo de planejamento de projetos
Antes do início de qualquer projeto há a fase de planejamento: o processo de definir o escopo de tarefas, linhas do tempo, recursos e tudo o mais que você precisa saber para que o projeto seja um sucesso. Embora alguns projetos possam ser explosões curtas, os planejadores de grandes trabalhos de longo prazo sabem como é importante o processo de planejamento. Como tal, este processo frequentemente fica reservado para gerentes de projeto sênior e pessoas envolvidas na tomada de decisão de uma organização, mas essa abordagem pode se tornar insustentável.
Quando os gerentes sozinhos decidem todo o escopo do projeto e passam para os membros da equipe, pode haver desconexões na compreensão dos objetivos do projeto. Mesmo que você trabalhe em conjunto com sua equipe no dia a dia, nem sempre é possível permanecer alinhado em vários projetos com diferentes membros da equipe à medida que o trabalho aumenta. Ou pior, você simplesmente fica continuamente planejando e apenas checando por alto enquanto as equipes seguem resumos separados, sem saber para onde o trabalho está indo ou em que ponto eles estão na linha do tempo do projeto.
Se você quiser ficar alinhado com suas equipes sobre os objetivos de um projeto e a abordagem para alcançá-los, o melhor método é envolver sua equipe desde o início do processo de planejamento do projeto.
Por que envolver sua equipe no planejamento de projetos?
Incluir os membros da sua equipe como o primeiro passo no planejamento estratégico tem vários benefícios, não apenas durante o ciclo de vida do projeto, mas para você e sua equipe de projeto no futuro:
Motivação e responsabilidade
Quando os membros da equipe recebem resumos e tarefas simples e individuais, pode ser difícil para eles obter uma noção geral dos objetivos do projeto. Desse modo, eles podem não saber como o trabalho deles afetará o trabalho de outras pessoas na equipe do projeto e no produto final ou nas entregas do projeto que produzem. Alinhe sua equipe usando um estatuto de equipe para estabelecer uma meta compartilhada. Proporcionar à sua equipe o espaço para que os membros colaborem e definam o papel deles no processo de planejamento do projeto vai ajudá-los a ver o panorama geral. Isso não só vai ajudá-los a entender o propósito e, portanto, a necessidade de qualidade em seu trabalho, como também vai ajudá-los a vestir a camisa do projeto como um todo, tornando-os partes interessadas do projeto por si sós. Ao incentivá-los a assumir esse senso de responsabilidade pelo sucesso do projeto, você vai se encontrar gerenciando uma equipe muito mais motivada e incentivada.
Qualificando membros da equipe
A sua equipe está sempre encontrando novas formas de melhorar a qualidade e a eficiência das tarefas em que trabalham no dia a dia. Embora alguns membros da equipe procuram ativamente novas oportunidades para se envolver, outros precisam ser encorajados para que ampliem seus horizontes no local de trabalho. Colocar sua equipe no processo de planejamento do projeto pode ajudar a fornecer novos caminhos para que os membros experimentem e aprendam novas habilidades. Dessa forma, você pode executar simultaneamente tarefas importantes de planejamento, além de qualificar os membros da sua equipe e ajudá-los a crescer como tal. Eles não só se tornarão essenciais no processo de planejamento do projeto com suas novas habilidades, mas também acabarão por ser capazes de liderar e orientar outros membros da equipe no planejamento do trabalho. E, claro, promover um ambiente de experiência compartilhada e responsabilidade mútua é saudável para todas as culturas organizacionais.
Eficiência através da delegação
Quando um projeto começa, o trabalho é dividido entre os vários membros da equipe com base em suas habilidades, então por que não delegar as tarefas durante a fase de planejamento? Depois que sua equipe tiver um entendimento das etapas do planejamento estratégico de um projeto, você poderá começar a dividir o trabalho de planejamento entre os membros. Isso não só liberará seu tempo de tarefas pesadas de planejamento de projetos, como pode realmente impulsionar a eficiência do processo quando o trabalho começar a chegar mais rapidamente. Se os membros da equipe são tão qualificados em processos de planejamento de projetos quanto em suas funções diárias, a elaboração e o escopo de projetos juntos se tornarão muito mais rápidos. Apenas certifique-se de que isso não crie silos em sua equipe, já que cada membro simplesmente executa suas tarefas individuais de planejamento, pois o processo ainda deve ser colaborativo.
Como criar um processo de planejamento de projeto de equipe
Naturalmente, criar uma abordagem colaborativa para o planejamento de projetos com sua equipe requer os métodos e as estratégias certos. Estes são alguns dos itens essenciais que você precisará para que sua equipe planeje melhor projetos bem-sucedidos juntos:
Brainstorm como uma equipe
O primeiro passo mais comum no planejamento estratégico é a fase de brainstorming e desenvolvimento de conceito. Se você é um gerente de projeto, precisa não apenas manter a porta aberta para os membros da sua equipe, mas também convidá-los para esse processo. Depois de informá-los sobre o próximo projeto, agende uma reunião para discutir os planos iniciais com sua equipe. Considere incluir uma análise pre mortem na reunião, para que os membros da equipe possam visualizar o projeto e os resultados esperados. Certifique-se de enviar uma pauta e decidir o propósito da reunião com antecedência para garantir que seja uma reunião eficaz. Se essa for a primeira reunião deste tipo para a sua equipe, experimente as atas de reunião ou um modelo de brainstorming, uma abordagem estruturada pode ajudar a iniciar o projeto.
Crie um documento de plano de projeto compartilhado
Quando você e sua equipe estiverem envolvidos no processo de planejamento do projeto, crie um plano de gerenciamento de projeto e um documento de planejamento do projeto compartilhados e centralizados. Isso deve funcionar como um critério para cada membro da sua equipe entender o ponto que você está no processo e o que foi decidido. Isso pode ser feito em um quadro branco, mas um software de gerenciamento de projetos e os programas de colaboração em equipe, como o Dropbox Paper , podem automatizar e simplificar esse processo. Toda a sua equipe pode colaborar no mesmo documento do Paper, com a recuperação de arquivos integrada, o histórico de versões e o gerenciamento de registros de todas as mudanças. Nele, você pode vincular outros documentos de planejamento do Paper onde necessário ou compartilhá-los com outras equipes em sua organização que precisem de informações sobre seu planejamento.
Use uma abordagem de planejamento ou gerenciamento de projeto
Se você está tentando definir um método de abordagem que funcione para sua equipe no planejamento de projetos, há muitas abordagens de planejamento e gerenciamento de projetos especificamente desenvolvidas que você pode testar. A abordagem de planejamento ágil cria um cronograma de projetos de sprints para que sua equipe elabore planos em breves períodos, além de oferecer oportunidades de feedback e iteração. Em comparação, a PERT, técnica de avaliação e revisão de programa, oferece um método abrangente para definir os requisitos de um projeto, com marcos importantes integrados e considerações de gerenciamento de risco. Como alternativa, ferramentas de planejamento de projetos, como diagramas de Gantt ou a matriz de Eisenhower podem ajudá-lo a organizar tarefas e processos com métodos experimentados e testados.
Cada abordagem tem seus pontos fortes e diferentes níveis de complexidades. Embora sua equipe possa acabar modificando ou superando as dificuldades, o uso de uma metodologia pode envolver todos no planejamento do projeto como um processo.
Garanta a comunicação em todos os momentos
Uma comunicação forte é de extrema importância quando uma equipe trabalha em um projeto. Embora ter documentos compartilhados ajude, você também deve garantir que tenha os canais certos para se comunicar com toda a equipe. Ferramentas de comunicação, como o Slack , permitem criar servidores dedicados para você e sua equipe e, quando combinados com o Dropbox, você pode até mesmo iniciar conversas diretamente de seus documentos do Paper ou de outros arquivos. Claro, você também precisa de um método para ter reuniões de equipe. Usar o Dropbox em conjunto com videoconferência via Zoom pode ajudar você e sua equipe a colaborarem e revisarem seus planos simultaneamente. Se os fusos horários impedem que a equipe mais ampla participe de uma reunião, economize o tempo de todos e use o Dropbox Capture para gravar você mesmo e sua tela para compartilhar as atualizações com os colegas de trabalho.
Planejando juntos como uma equipe
O planejamento do projeto não precisa ser o árduo passo inicial que os gerentes de projeto enfrentam sozinhos. Trabalhe em conjunto executando uma retrospectiva do projeto com a equipe e aplique seu feedback ao novo plano do projeto. Com toda uma equipe apoiando o processo e o projeto que se segue, você pode não só tornar o processo mais eficiente, mas também mais gratificante para você e sua equipe. Ao nivelar a responsabilidade e impulsionar o investimento entre seus colegas nas metas do projeto, você pode avançar sua equipe e o trabalho dela como um todo. Seja qual for o método que você e sua equipe decidirem planejar projetos, colaborar nesse processo levará a melhores resultados em projetos individuais, bem como para sua equipe, sua organização e você mesmo a longo prazo.
