¿Qué hace que una reunión sea efectiva?
Seguro que alguna vez has tenido una mala reunión sin sentido. Es el típico encuentro en el que no se resuelve nada, todo se pospone para el próximo encuentro y la gente se va con la sensación de haber perdido el tiempo. Una mala reunión podría definirse como el encuentro de grupo de personas en una sala para discutir lo que se les pase por la cabeza. Para que un encuentro de este tipo sea provechoso, se necesita cierta previsión. Y si entre tus responsabilidades está organizar las reuniones, merece la pena que todo el equipo se asegure de que las organizas bien.
Hoy en día, las reuniones del consejo de administración suelen ser trimestrales, en lugar de semanales. Muchas empresas optan por ponerse al día de forma improvisada. Pero ya no es solo que una mala reunión resulte pesada para todo el mundo, sino que salen caras. Una mala comunicación puede llegar a causar pérdidas de hasta 10 000 USD por empleado. Por este motivo, el hecho de que las reuniones sean eficaces no es solo crucial para tu salud mental, sino que también es algo esencial desde el punto de vista financiero para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña.
Para gestionar de forma inteligente una reunión, hay que tener en cuenta que esta empieza mucho antes y termina mucho después de su celebración. A continuación, compartimos algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar reuniones efectivas con empleados, clientes o con toda la empresa.
Decide el objetivo de la reunión
En muchas ocasiones, una mala reunión termina con sus asistentes pensando lo mismo: "podría haber dedicado todo este tiempo a hacer directamente las tareas de las que hemos hablado". Es importante que definas de forma clara el objetivo de la reunión que quieres organizar antes de agendarla, y lo mejor para conseguirlo es preparar un orden del día bien definido.
Decide cuándo empieza la reunión
No anuncies que tenéis una reunión de forma imprevista el mismo día o un día antes. Si avisas a los asistentes con antelación, tienes más opciones de que el encuentro salga bien. No utilices las reuniones como una excusa para ejercer poder, es decir, para utilizar tu autoridad sobre ellos de forma que dejen de lado otras tareas que también pueden ser importantes. Las funciones de gestión de tareas de Dropbox Paper te ofrecen una visión clara de la carga de trabajo de todos los miembros del equipo. Con esta información, puedes ver si la fecha que eliges es un buen momento para celebrar una reunión o si es probable que el equipo tenga tareas más urgentes. Del mismo modo, las herramientas de gestión del tiempo como esta te permiten ver si los proyectos se han topado con algún obstáculo y si es necesario organizar una reunión para resolver algún problema. Si tu equipo está repartido por todo el país, o incluso por todo el mundo, también tendrás que encontrar una hora que les venga bien a todos según su huso horario. En el caso de que no encuentres ningún momento que le vaya bien a todo el mundo, piensa en si la reunión es absolutamente necesaria. Tienes otras opciones, como usar Dropbox Capture para enviar mensajes o grabaciones de vídeo en los que presentes tu trabajo. Los equipos distribuidos podrán ver la presentación cuando les venga mejor.
Invita solo a quien deba asistir
Asegúrate de invitar a la reunión a las personas adecuadas. No mandes invitaciones a equipos enteros si sabes que algunos de sus miembros están con otras tareas urgentes o no se encuentran involucrados del todo con el proyecto. Tampoco excluyas a los miembros más jóvenes del equipo ni a los becarios, ya que pueden aportar una perspectiva más novedosa y fresca. Y con las integraciones de las aplicaciones de Zoom y Slack en Dropbox para equipos, ya no hay excusa para no invitar a los compañeros que trabajan en remoto. Ten en cuenta las prácticas recomendadas de reuniones a distancia para que participen todos los compañeros de trabajo. Puedes celebrar la reunión, redactar el acta y enviar el seguimiento a cualquier miembro del equipo, tanto si se encuentra en la oficina como si no. Los participantes deberían asistir a ella para hacer justo eso: participar. Así que asegúrate de invitar a las personas que se verán directamente afectadas por todo lo que se trate en el encuentro. En el fondo, cuando las reuniones van bien, lo que se consigue es que la colaboración sea más efectiva.
Comparte información y no solo datos aislados
Si necesitas organizar una lluvia de ideas para un proyecto, no te limites a reunir a todo el equipo en una sala y esperar que sin previo aviso consigan dar en el clavo. Al preparar una reunión —especialmente si es una reunión en la que tienes previsto hacer una lluvia de ideas— inspírate y apunta primero las ideas que tú tengas. Luego, avisa a los asistentes para que ellos también puedan ir preparados al encuentro. Si quieres planificar tareas u objetivos, pide al equipo que piense en los objetivos SMART antes de ir a la reunión para poner los objetivos en común. Dado que tu objetivo es que aporten valor, crea un documento práctico en Paper que los participantes puedan leer antes de la reunión y en el que incluso puedan añadir sus propias ideas desde ese momento.
Facilita el proceso de toma de decisiones
Para que una reunión sea efectiva tiene que ser como cualquier otra tarea. Es decir, debe empezar con un objetivo y terminar con una resolución. O, por lo menos, con los pasos que hay que seguir para tomarla. Si la reunión se organiza porque hay que solucionar un problema, es importante dejar que todos los asistentes opinen sobre cómo abordarlo. Y que, luego, os dediquéis a resolver el problema como equipo. No dejes que una reunión termine sin que todo el mundo tenga claro el plan de acción, las fechas de entrega y la asignación específica de tareas que hay que llevar a cabo.
Cómo celebrar una reunión
Para que una reunión sea efectiva, no es necesario que se celebre en una sala de reuniones física. Y si, además, hay miembros del equipo que trabajan en remoto, hay que descartar esta posibilidad. El éxito de una reunión nunca debería depender del sitio en el que se celebre, y tanto Zoom como Google Hangouts son buenos espacios para hacerlo.
Otro tema importante es que no es necesario que una sola persona se encargue de tomar todas las notas. Los asistentes pueden acceder en tiempo real a un documento colaborativo en el que ir anotando todo lo que sea necesario. Puede parecer que al hacerlo así habrá demasiadas personas involucradas, pero esta forma de proceder fomenta que todos participen de forma activa en la reunión. Además, tiene otra ventaja. Si hay miembros del equipo que se conectan cuando la reunión ya ha empezado por la zona horaria en la que están o porque tienen algún problema de conexión, no tienen que esperar hasta el final de la reunión para ver qué se han perdido; encontrarán todo lo que ya habéis comentado disponible en el documento que habréis estado editando en directo. Y para las personas que son más introvertidas, este método para tomar notas durante la reunión también puede resultar más eficaz. Te da la posibilidad de editar y coger ideas de lo que han ido comentando todos los asistentes, y luego añadir toda esta información en un correo de seguimiento.
Siempre hay que enviar correos de seguimiento porque lo más normal es no recordar todo lo que se ha comentado durante una reunión, por mucho que se hayan tomado notas. Que la persona responsable de haber organizado la reunión envíe un correo de seguimiento ayudará a los asistentes a reconocer y priorizar los puntos principales que se han hablado. Las reuniones que van realmente bien son aquellas en las que, al terminar, todo el mundo recuerda perfectamente qué temas se han tratado. Si te pasas todo el día de reunión en reunión y tienes que estar tomando notas todo el rato, las plantillas para actas de reuniones te pueden simplificar mucho el trabajo.
Tipos de reuniones
No todas las reuniones son igual de trascendentes. Puede que en una tengas que resolver algo sencillo con tu gerente de finanzas y lo único que debas tener a mano sea una pizarra o el móvil para escanear las facturas que tenéis que comentar. Una reunión también puede consistir en una comunicación breve por Slack con un colaborador al que quieres decirle que si tiene alguna duda puede ponerse en contacto contigo siempre que lo necesite. O, incluso, puede consistir en ponerte al día con un compañero durante la pausa para la comida. En resumen, las reuniones son simplemente una forma de mantener viva la llama de la comunicación. No dejes de lado determinados problemas por el hecho de que no se discutieron en una reunión oficial, ni descartes enviar un correo de seguimiento únicamente porque en la reunión erais solo dos personas. Es importante que recuerdes que todas las reuniones importan, por pequeñas que sean.
Incentiva tus reuniones
Si el propósito de tu reunión es compartir algunas actualizaciones relacionadas con la oficina o presentar a nuevos empleados, puede que a algunos les parezca que no es esencial. Sin embargo, si quieres construir una buena relación de equipo, este tipo de reuniones son muy positivas para la cultura general de la empresa. Explica a los compañeros por qué es importante que asistan a dichos encuentros, dales incentivos. Puedes, por ejemplo, transformar tu reunión en un almuerzo de equipo. O diles que durante la reunión vas a comunicarles algo emocionante, aunque luego solo sea el lugar en el que celebraréis la fiesta de Navidad.
Todo el mundo puede organizar reuniones
Todavía persiste la idea anticuada de que los altos mandos son los que tiene el poder necesario para encargarse de organizar reuniones. Pero la comunicación funciona en ambos sentidos. Y si crees que es necesario organizar una reunión, hazlo. Lo único que tienes que tener en cuenta es que es importante asegurarte de que sea efectiva y esté justificada, y no se convierta en una pérdida de tiempo.
Las reuniones son para que todo el mundo comparta sus ideas y comente sus preocupaciones de manera que se intente buscar una solución. Pongamos, por ejemplo, que el equipo tiene un problema que ni la mejor herramienta de gestión de tareas del mercado puede resolver. En este caso, es buena idea abordar este tema con el resto de compañeros. En una reunión hay que dar voz a todo el mundo, sin importar su función ni su ubicación. Y si tienes a tu disposición las herramientas digitales necesarias, tus reuniones serán más efectivas y fluidas.
