Die Bedeutung des Projektplanungsprozesses
Vor Beginn eines jeden Projekts erfolgt die Planungsphase, also der Prozess der Festlegung von Aufgaben, Zeitplänen, Ressourcen und allem anderen, was Sie für ein erfolgreiches Projekt wissen müssen. Während einige Projekte eher von kurzer Dauer sein können, wissen Planer von großen, langfristigen Vorhaben, wie wichtig der Planungsprozess ist. Daher ist dieser oftmals den leitenden Projektmanagern und Entscheidungsträgern eines Unternehmens vorbehalten, wobei dieser Ansatz unter Umständen unhaltbar werden kann.
Wenn einzelne Manager über den gesamten Projektumfang entscheiden und dies an ihre Teammitglieder weitergeben, kann es zu Diskrepanzen in ihrem Verständnis der Projektziele kommen. Selbst wenn Sie jeden Tag eng mit Ihrem Team zusammenarbeiten, ist die Abstimmung mit verschiedenen Teammitgliedern über mehrere Projekte hinweg nicht immer möglich, wenn die Arbeit zunimmt. Oder schlimmer noch: Sie planen ununterbrochen und kontrollieren nur von oben, während die Teams separaten Anweisungen folgen und nicht sicher sind, wohin sich ihre Arbeit entwickelt oder wo sie im Projektzeitplan stehen.
Wenn Sie sich mit Ihren Teams über die Ziele eines Projekts und den Ansatz zu deren Erreichung abstimmen wollen, sollten Sie Ihr Team am besten von Anfang an in den Projektplanungsprozess einbeziehen.
Warum sollte Ihr Team in die Projektplanung einbezogen werden?
Ihre Teammitglieder im ersten Schritt der strategischen Planung mit ins Boot zu holen, bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, nicht nur während des Projektlebenszyklus, sondern auch für Sie und Ihr Projektteam in der Zukunft:
Motivation und Verantwortung
Wenn die Teammitglieder einfache, individuelle Anweisungen und Aufgaben erhalten, kann es für sie schwierig sein, sich ein Bild von den allgemeinen Projektzielen zu machen. So fehlt es ihnen möglicherweise an Einblicken in die Auswirkungen ihrer Arbeit auf die Arbeit der anderen Mitglieder des Projektteams und auf die von ihnen produzierten Produkte oder Projektergebnisse. Richten Sie Ihr Team mithilfe einer Team-Charta auf ein gemeinsames Ziel aus. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern den Raum geben, zusammenzuarbeiten und ihre Rolle im Projektplanungsprozess zu definieren, können sie das große Ganze besser erkennen. Dadurch können sie nicht nur den Zweck und damit die Notwendigkeit der Qualität ihrer Arbeit besser nachvollziehen, sondern sich auch in das Projekt als Ganzes einfügen, wodurch sie zu eigenständigen Projektbeteiligten werden. Indem Sie das Team dazu ermutigen, ein Verantwortungsgefühl für den Erfolg des Projekts zu entwickeln, sorgen Sie für mehr Engagement und Motivation in Ihrem Team.
Aktive Weiterbildung aller Teammitglieder
Ihr Team findet immer neue Wege, um die Qualität und Effizienz der Aufgaben, an denen es tagtäglich arbeitet, zu verbessern. Während einige Teammitglieder aktiv nach neuen Möglichkeiten suchen, sich zu engagieren, müssen andere ermutigt werden, damit sie ihren Horizont am Arbeitsplatz erweitern. Wenn Sie Ihr Team in den Projektplanungsprozess einbeziehen, kann dies dazu beitragen, Ihrem Team neue Möglichkeiten zum Experimentieren und zum Erlernen neuer Kompetenzen zu eröffnen. Auf diese Weise können Sie gleichzeitig wichtige Planungsaufgaben erfüllen sowie Ihre Teammitglieder weiterbilden und dabei unterstützen, zu wachsen. Mit ihren neuen Fähigkeiten werden sie nicht nur im Projektplanungsprozess unentbehrlich, sondern können schließlich auch andere Teammitglieder bei der Planungsarbeit anleiten. Und natürlich ist die Förderung einer Umgebung gemeinsamer Erfahrungen und gegenseitiger Verantwortung für jede Unternehmenskultur von Vorteil.
Effizienz durch Delegation
Sobald ein Projekt beginnt, wird die Arbeit zwischen den verschiedenen Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten aufgeteilt – warum sollten Sie also nicht Aufgaben während der Planungsphase delegieren? Sobald Ihr Team die Schritte der strategischen Planung für ein Projekt verstanden hat, können Sie damit beginnen, die Planungsarbeit unter den Mitgliedern aufzuteilen. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit bei der Projektplanung, sondern können auch die Effizienz des Prozesses steigern, wenn die Arbeit schneller anläuft. Wenn die Teammitglieder in den Projektplanungsprozessen so versiert sind wie in ihren täglichen Aufgaben, lassen sich Projekte viel schneller gemeinsam konzipieren und ausarbeiten. Stellen Sie lediglich sicher, dass dadurch keine Silos in Ihrem Team entstehen, indem jedes Mitglied einfach seine individuellen Planungsaufgaben durchführt – es sollte immer noch ein gemeinschaftlicher Prozess sein.
So gestalten Sie einen erfolgreichen Team-Projektplanungsprozess
Natürlich erfordert die Erarbeitung eines kooperativen Ansatzes für die Projektplanung mit Ihrem Team die richtigen Methoden und Strategien. Nachfolgend finden Sie einige der wesentlichen Voraussetzungen, damit Ihr Team gemeinsam erfolgreiche Projekte besser planen kann.
Als Team smart brainstormen
Der erste Schritt bei der strategischen Planung ist in der Regel die Brainstorming- und Ideenfindungsphase. Wenn Sie ein Projektleiter sind, müssen Sie Ihren Teammitgliedern nicht nur die Tür offenhalten, sondern sie auch zu diesem Prozess einladen. Sobald Sie sie über das bevorstehende Projekt informiert haben, sollten Sie ein Meeting anberaumen, um mit Ihrem Team ein Brainstorming über die ersten Pläne abzuhalten. Erwägen Sie, eine Premortem-Analyse in das Meeting einzubeziehen, damit sich die Teammitglieder ein Bild vom Projekt und den erwarteten Ergebnissen machen können. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Agenda verschicken und den Zweck des Meetings im Voraus festlegen, um ein effektives Meeting zu garantieren. Wenn diese Art von Meeting für Ihr Team zum ersten Mal stattfindet, testen Sie ein Meeting-Protokoll oder eine Brainstorming-Vorlage – ein strukturierter Ansatz kann helfen, den Ball ins Rollen zu bringen.
Einen gemeinsames Dokument mit dem Projektplan erstellen
Sobald Sie und Ihr Team in den Projektplanungsprozess involviert sind, erstellen Sie einen gemeinsamen und zentralisierten Projektmanagementplan und ein Projektplanungsdokument. Dies sollte als Prüfstein für jedes Mitglied Ihres Teams dienen, um nachzuvollziehen, wo Sie im Prozess stehen und was entschieden wurde. Dies kann zwar auf einem Whiteboard erfolgen, aber Projektmanagementsoftware und Programme für die Teamzusammenarbeit wie Dropbox Paper können diesen Prozess automatisieren und vereinfachen. Ihr gesamtes Team kann auf demselben Paper-Dokument zusammenarbeiten, mit integrierter Dateiwiederherstellung, integriertem Versionsverlauf und Verwaltung von Angaben zu allen Änderungen. Von dort aus können Sie bei Bedarf Verknüpfungen zu anderen Paper-Planungsdokumenten herstellen oder sie mit anderen Teams in Ihrem Unternehmen teilen, die Einblick in Ihre Planung benötigen.
Anwendung eines Planungs- oder Projektmanagementansatzes
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Methode zu definieren, die für die Projektplanung in Ihrem Team funktioniert, gibt es eine Vielzahl von speziell entwickelten Projektplanungs- und Managementansätzen, die Sie testen können. Beim Ansatz der agilen Planung wird ein Projektzeitplan mit Sprints erstellt, in denen Ihr Team in kurzen Zeitabständen Pläne entwirft, wobei Gelegenheiten für Feedback und Iterationen geboten werden. Im Vergleich dazu bietet PERT, die Program Evaluation and Review Technique, eine umfassende Methode zur Erfassung der Anforderungen eines Projekts mit integrierten Projektmeilensteinen und Überlegungen zum Risikomanagement. Alternativ können Ihnen Projektplanungstools wie Gantt-Diagramme oder die Eisenhower-Matrix helfen, Aufgaben und Prozesse mit bewährten Methoden zu organisieren.
Jeder Ansatz birgt eigene Vorteile und ein anderes Maß an Komplexität. Auch wenn Ihr Team sie am Ende vielleicht modifiziert oder über sie hinauswächst, kann durch die Anwendung einer Methodik jeder in die Projektplanung als Prozess einbezogen werden.
Kontinuierliche Kommunikation
Eine intensive Kommunikation ist von größter Bedeutung, wenn ein Team eng an einem Projekt zusammenarbeitet. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist zwar hilfreich, aber Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie über die richtigen Kanäle für die Kommunikation mit Ihrem gesamten Team verfügen. Mit Kommunikationstools wie Slack können Sie spezielle Server für sich und Ihr Team erstellen – und in Kombination mit Dropbox können Sie sogar Unterhaltungen direkt über Ihre Paper-Dokumente oder andere Dateien einleiten. Natürlich benötigen Sie außerdem eine Methode, um Teammeetings abzuhalten. Durch den Einsatz von Dropbox in Verbindung mit Videokonferenzen über Zoom können Sie und Ihr Team zusammenarbeiten und Ihre Pläne gleichzeitig durchgehen. Wenn Ihre Zeitzone Ihr Team daran hindert, an einem Meeting teilzunehmen, können Sie sich und Ihren Bildschirm mit Dropbox Capture aufzeichnen, um Ihr gesamtes Team auf den neusten Stand zu bringen und allen Zeit zu sparen.
Gemeinsame Planung im Team
Die Projektplanung muss kein mühsamer erster Schritt sein, den Projektmanager allein bewältigen müssen. Arbeiten Sie zusammen, indem Sie eine Projektretrospektive mit dem Team durchführen und ihr Feedback in den neuen Projektplan einfließen lassen. Mit einem ganzen Team, das den Prozess und das sich anschließende Projekt begleitet, können Sie den Prozess nicht nur effizienter, sondern auch lohnenswerter für sich und Ihr Team gestalten. Indem Sie die Verantwortung verteilen und die Investitionen Ihrer Kollegen in die Projektziele vorantreiben, können Sie Ihr Team und seine Arbeit als Ganzes voranbringen. Für welche Methode Sie und Ihr Team sich auch immer entscheiden, um Projekte zu planen – eine Zusammenarbeit in diesem Prozess führt langfristig zu besseren Ergebnissen, sowohl bei einzelnen Projekten als auch für Ihr Team, Ihr Unternehmen und Sie selbst.
