¿Qué es la técnica PERT?

Para aquellos gestores de proyecto que quieren que sus equipos trabajen de forma más eficiente, la técnica PERT puede ser de gran ayuda.

Historia de la técnica PERT

El acrónimo PERT deriva de “Program Evaluation and Review Technique" que en inglés significa "técnica de revisión y evaluación de programas". Se trata de un programa que varias organizaciones han utilizado durante los últimos cincuenta años. Esta técnica, originalmente desarrollada en 1958 para que la utilizara la Oficina de Proyectos Especiales de la Armada de los EE.  UU., es un sistema de gestión de proyectos diseñado para ayudar a planificar proyectos grandes y complejos. Todo empieza con una evaluación general que lleva a un análisis detallado antes de la fecha de inicio. Se utilizó para diseñar el misil Polaris, así como para organizar los Juegos Olímpicos de Invierno de 1968, celebrados en Grenoble. A pesar de que desde entonces se han desarrollado y perfeccionado conceptos de gestión similares, la técnica PERT fue la primera técnica de este tipo.

¿Cómo funciona la gestión de proyectos con la técnica PERT?

Tal y como se ha comentado anteriormente, la técnica PERT se desarrolló para implementarse en proyectos muy complejos en los que había que completar tareas secuenciales y/o ejecutar actividades en conjunto con otros proyectos. El objetivo principal es conseguir que se completen a tiempo y dentro del presupuesto previsto, así como evaluar de forma precisa el alcance durante la fase destinada a ello.

¿Cómo determinar el alcance de tu proyecto PERT?

Determinar el alcance es una parte esencial de la técnica PERT; es el momento a partir del cual puedes crear el plan de acción para tu proyecto. La técnica tiene en cuenta que puede haber cosas que salgan mal o para las que se necesite más tiempo de lo necesario. También tiene en cuenta los "hitos". Si la comparas con la técnica de determinación del alcance que debéis utilizar en tu equipo, puede que la técnica PERT te parezca extremadamente detallada, puesto que lo incluye todo, desde la gestión de recursos hasta el rendimiento individual. Son sus orígenes militares los que hacen que en esta técnica la preparación tenga tanta importancia; no se deben dejar cabos sueltos.

¿Qué tiene en cuenta la técnica PERT para determinar el alcance?

El alcance, según la técnica PERT, tiene en cuenta los siguientes eventos, tiempos y recursos:

Actividades

Los eventos PERT funcionan como hitos en tu proceso. No requieren ningún recurso en sí mismos. Sin embargo, no pueden completarse hasta que todas las tareas que lo preceden estén terminadas.

  • Un evento PERT hace referencia al comienzo o finalización de una o varias actividades.
  • Un evento predecesor viene inmediatamente antes de otro evento o eventos.
  • Un evento sucesor se produce inmediatamente después de otro u otros eventos.

Actividades

Las actividades PERT son las tareas que requieren recursos:

  • Una actividad PERT hace referencia a llevar a cabo una tarea que utiliza sus recursos, ya sean tiempo, materiales, dinero o incluso maquinaria. No puedes realizar una actividad PERT hasta que se complete el inicio del evento, p. ej., si algo en la fase de evento anterior no está finalizado, el nuevo evento no puede iniciarse.
  • Una subactividad PERT hace referencia a las tareas más pequeñas en las que se puede dividir una actividad PERT. Por ejemplo, la actividad "preparar planos" puede dividirse en "preparar planos 1, 2 y 3," si es probable que para la realización de esta actividad se necesiten varias sesiones.

Tiempo

Los tiempos PERT son la clave de la técnica y están diseñados para permitir la optimización del rendimiento, así como tener en cuenta los contratiempos:

  • El tiempo optimista hace referencia al tiempo mínimo necesario para completar una actividad, suponiendo que todo se desarrolle sin problemas y vaya incluso mejor de lo esperado.
  • El tiempo pesimista hace referencia a lo contrario, es decir, indica la cantidad máxima de tiempo necesaria para completar la tarea, asumiendo que todo lo que puede salir mal, saldrá mal, sin contar las situaciones de desastre total.
  • El tiempo más probable hace referencia al término medio deseado cuando se trata del tiempo previsto necesario, suponiendo que todo funcione como de costumbre.
  • El tiempo esperado hace referencia a tu mejor estimación para la entrega, con algunas concesiones por si las cosas salen mal, y debe basarse en el modelo de tiempo medio para la realización de una tarea rutinaria.

Gestión

Hay muchos otros términos que ayudan a definir la importancia, el progreso y las expectativas en relación al tiempo que se dedica a cada evento o actividad:

  • El método del camino crítico ofrece una visión general de todo el proyecto, desde su inicio y hasta la fecha de finalización, y ayuda a definir el tiempo total en días, meses o años que tu equipo necesitará para completarlo del todo. El método del camino crítico fue en realidad un enfoque independiente desarrollado durante los mismos años que la técnica PERT, aunque los dos se utilizan principalmente de forma complementaria.

  • Actividad crítica es el término que se da a las tareas que no pueden volverse a llevar a cabo ni ocupar más recursos de los previstos. Una actividad crítica es, como su nombre bien indica, crítica para finalizar con éxito el proyecto.

  • El término "margen" hace referencia al tiempo y los recursos disponibles durante el proyecto. Con "margen libre" se hace referencia al aprovechamiento de los recursos que tienes en caso de que tu equipo se demore. En cambio, "margen negativo" hace referencia a las tareas que tienen un déficit de recursos.

  • El tiempo de espera es el tiempo en el que debe completarse un evento predecesor para alcanzar un evento.

  • El tiempo de demora es el tiempo más corto que se necesita para que un evento pueda seguir a otro evento.

  • El seguimiento rápido es cuando tu equipo decide ejecutar tareas críticas en tándem para acortar el camino crítico general.

  • La reducción del camino crítico significa que se inyectan recursos adicionales en una actividad del camino crítico con el objetivo de acortar el tiempo necesario para que se complete, haciendo que el camino crítico sea más breve.

Pasos de la planificación con la técnica PERT

Ahora que ya conoces todos los términos principales, veamos cómo los ponemos en práctica:

  1. Identifica tus tareas: debes identificar todas las tareas necesarias para completar tu proyecto, lo que puede llevarte un poco de tiempo. Pero, si lo que tienes entre manos es un proyecto complejo, conseguir visibilidad en esta fase inicial es muy importante.

  2. Define una secuencia adecuada: Decide cuál es la mejor secuencia para obtener los resultados óptimos de cada tarea, recuerda que tienes la posibilidad de ejecutar varias tareas en paralelo. Establece las relaciones de dependencia entre las tareas siguiendo un orden sensato.

  3. Estima los tiempos: calcula el tiempo que necesita cada tarea. Hazlo con tres posibilidades: optimista, pesimista y esperado.

  4. Crea un diagrama PERT: la idea es generar una imagen de tu proyecto.

  5. Asigna el margen: asegúrate de saber cuántos recursos requerirá cada tarea.

  6. Estimación del camino crítico: basándote en tu marco de trabajo hasta el momento, determina una fecha para la finalización total.

Planificar las tareas en PERT

Una tabla PERT te ayudará a registrar tus tiempos y secuencia de actividades. Esto no solo es útil en las fases de planificación, sino que también te presenta un calendario muy valioso al que puedes recurrir durante todo el proyecto. A continuación, se presenta un ejemplo de tabla PERT:

  Tiempo          

Actividad

Descripción

Precedente

Optimista

Normal

Pesimista

Estimado

0

Fecha inicio

 

0

0

0

0

A

Selección del personal

0

10

15

20

15

B

Selección del equipo

0

5

10

15

10

C

Preparación de planos

A

10

12

18

12

D

Incorporación del personal

A

7

10

15

10

E

Instalar nuevo equipo

B, C

48

72

96

72

Crear un diagrama de red con la técnica PERT

Después de crear la tabla, puedes generar el gráfico PERT correspondiente. Se trata de un gráfico que funciona como un diagrama de flujo y que sirve para obtener una perspectiva clara sobre el orden secuencial del proyecto. También puede que te interese utilizar un diagrama de Gantt. Estos estarán formados por nodos. Y cada uno de ellos describirá una actividad, así como los tiempos optimista, pesimista y esperado.

Aquí tienes un ejemplo en el que se muestra un diagrama de red PERT completo.

Los pros y los contras de la técnica PERT

Tal y como has visto, la técnica PERT no es algo que pueda llevarse acabo rápidamente, incluso si se trata de las fases de planificación. Es necesario que tú y tu equipo os toméis el tiempo necesario para averiguar si esta es la mejor técnica para gestionar vuestro proyecto. En general, el enfoque de la técnica PERT no suele poder aplicarse a pequeños proyectos. Además, si intentas aplicarla a proyectos sencillos, es probable que acabes complicando más las cosas de lo necesario. Estos son los pros y los contras que tienes que tener en cuenta antes de sumergirte en esta técnica:

Pros de la técnica PERT

  • Proporciona una visión clara y fácil de entender de la totalidad del proyecto
  • Permite llevar a cabo análisis detallados de los recursos del proyecto y de su rendimiento desde el principio
  • Crea un calendario claro para que el enfoque esté bien estructurado
  • Ayuda a fomentar la productividad puesto que todo el mundo tiene un rol y unas fechas de entrega bien definidas
  • Tiene en cuenta las posibles demoras
  • Puede motivar a los miembros del equipo gracias a que el plan de colaboración es claro
  • Puede ayudar a que el proyecto se complete con mayor rapidez puesto que todo el mundo sabe qué tiene que hacer y cuándo (p. ej., cuando se producen demoras causadas por una mala comunicación de las expectativas)

Contras de la técnica PERT

  • Cuando empiezas a dividir las actividades requeridas, puede que acabes con una cantidad abrumadora de tareas
  • No es realmente aplicable a proyectos pequeños o a tareas simples
  • Los nodos y los gráficos dan información sobre las expectativas, pero no sobre el estado real
  • Las expectativas no siempre coinciden con la realidad a medida que el proyecto progresa
  • Se necesita mucha implicación por parte de la administración durante la fase de alcance
  • Las estimaciones de tiempo pueden resultar opresivas y no favorecer la creatividad

¿La técnica PERT es adecuada para ti y tu equipo?

Si en tu proyecto están involucradas muchas personas e implica realizar muchas tareas, el diagrama de red PERT funciona como una especie de plano que proporciona a todo el mundo una herramienta de gestión de proyectos potente que se puede utilizar como punto de partida para ir avanzando. Dicho esto, si tu proyecto no es para nada un proyecto complejo, puede que lo único que consigas es complicarte demasiado y perder un tiempo muy valioso en detallar algo que no hace falta detallar.

¿Existen alternativas a la técnica PERT?

Si crees que a tu equipo le iría bien utilizar algunos de los conceptos de la técnica PERT, pero sin aplicarla al completo, intenta buscar herramientas diseñadas con la misma mentalidad pero que no exijan una documentación tan elaborada. Dropbox cuenta con herramientas de gestión de tareas que facilitan estar al día de todo lo que hace tu equipo. Con las integraciones de aplicaciones como Xero, Monday y Trello puedes gestionar la parte económica del proyecto, las tareas del equipo y abordar cualquier dificultad de forma fácil directamente desde Dropbox.

Es probable que los gestores de proyectos acaben viendo que lo que su equipo necesita no es una técnica compleja de planificación, sino más bien un proceso de trabajo que esté claramente definido y las herramientas necesarias para poder seguirlo.