Delega las tareas de forma eficaz para fortalecer a tu equipo

¿Qué es delegar?

Delegar significa asignar tareas a otras personas. Y no, no es cuestión de “hazlo tú porque a mí no me apetece”. Un estilo de liderazgo basado en delegar no consiste en pasar a otros las tareas que no quieras hacer, sino en confiarles el compromiso, la responsabilidad y la oportunidad. Seguramente puedes escribir tú mismo ese informe como las 100 veces anteriores, o podrías pedírselo a un miembro júnior del equipo para brindarle una nueva experiencia. Y así es cómo se produce el desarrollo profesional.

Delegar la responsabilidad es un principio fundamental de cualquier jerarquía, incluso si la cultura de tu empresa busca mantenerla plana. Todo el mundo necesita una oportunidad para demostrar su valía, y eso es algo que solo puede conseguirse delegando responsabilidades. 

Consejos para delegar con eficacia

Una delegación eficaz requiere práctica. No puedes repartir el trabajo y esperar que tu equipo se ponga a trabajar alegremente en cualquier tarea delegada. Debes asegurarte de dar la tarea correcta. Delegar correctamente consiste en aprovechar los talentos de cada miembro del equipo y permitirles aprender nuevas habilidades en el camino.

Aquí tienes algunos de los consejos principales para gestionar tareas con eficacia:

Conoce a tu equipo

Todos tienen puntos fuertes y débiles diferentes. Por ejemplo, puede que todos los miembros de tu equipo trabajen conjuntamente en marketing, pero individualmente tendrán habilidades distintas y muy valiosas. Como líder eficaz, tu trabajo es identificarlas. Por ejemplo, es posible que quieras evitar dar tareas organizativas a personas creativas en lugar de a personas lógicas. Al hacerlo, no solo no estás usando las habilidades de tu equipo, sino que también estás fomentando el resentimiento, puesto que el equipo ve que sus talentos individuales no se están reconociendo ni valorando.

Una manera de evitar este problema es permitir cierto nivel de voluntariado. Haz una lista de tareas que se pueda compartir, editar y actualizar de forma sencilla. En primer lugar, pregunta a tu equipo si quieren encargarse de alguna tarea específica. La gente elegirá de forma natural en lo que sabe que puede tener éxito. De esta manera, puedes ver las mejores habilidades de tu equipo y usarlas como base para las futuras tareas delegadas.

No se trata del trabajo, sino de cómo se hace

La gestión de proyectos y el liderazgo supone un desafío tan grande como cualquiera de las tareas que delegues. Dedica tiempo a comprender realmente lo que se necesita de tu equipo y a descubrir cómo vas a llevarlo a cabo con precisión. ¿Tu equipo tiene tiempo suficiente? ¿Esta tarea es demasiado importante como para dársela a alguien que no sea un miembro experimentado del equipo? ¿Tu flujo de trabajo permite incorporar fácilmente en el proyecto a miembros del equipo con poca antigüedad? Las verdaderas habilidades de liderazgo consisten en valorar a la persona y no solo el trabajo.

Como responsable de equipo, necesitas crear el mejor ambiente para su funcionamiento. Ya sea creando un espacio de trabajo inteligente, dando facilidades como el trabajo flexible para evitar el desgaste profesional o escogiendo nuevos responsables para lograr más organización y apoyo. Reel World descubrió que sus flujos de trabajo se tenían que adaptar a zonas horarias diferentes y, para ello, se pasaron a Dropbox. “Trabajar en zonas horarias diferentes puede ser complicado. Si tenemos que enviar un archivo a Reino Unido a las tres en nuestra zona, allí ya es medianoche. Pero Dropbox Business lo sincronizará todo a la mañana siguiente, cuando la persona en cuestión encienda su ordenador”.

No microgestiones, pero reacciona

Hay una diferencia entre ser un buen líder y ser uno autoritario. La microgestión casi siempre es algo negativo y solo dará lugar a más negatividad en tu equipo. El proceso de delegación significa poner a otras personas a cargo de las tareas. Les das tu confianza y les permites asumir el reto. De eso trata la colaboración en equipo. Al rechazar liberarte completamente del control, estarás creando silos laborales, y seguramente veas sus consecuencias en el resultado final.

Cuando tienes que dar un paso al frente como jefe es cuando las cosas van mal. Asegúrate de facilitar las cosas a la hora de solucionar los problemas iniciales, y consolida una estructura para que los miembros del equipo que asuman nuevas tareas tengan a alguien en quien apoyarse. De esta manera, no tendrán que acudir directamente a ti en cuanto las cosas empiecen a ir mal. Eso no implica que no puedas estar al tanto de lo que hacen; puedes seguir al corriente de todo mediante documentos compartidos y anotaciones. Esto te permite estar al día sin agobiar a nadie.

Haz seguimientos

Solo porque delegues responsabilidades no quiere decir que ya no tengas las tuyas. Sigues ahí para ser un líder eficaz, cumple tu función. Haz seguimientos a menudo con tu equipo y asegúrate de estar disponible cuando lo necesiten. Asegúrate de que tus críticas sean constructivas y ofrece orientación a los que se encarguen de una tarea nueva por primera vez. Recuerda que, si alguien tiene problemas con una tarea, es posible que se deba a una falta de eficacia en la gestión.

Las herramientas como el historial de versiones y la recuperación de archivos son perfectas para casos así. Tal vez un miembro del equipo hace algo mal y necesita dar unos pasos atrás. Quizás se ha olvidado de la panorámica general por preocuparse de sus nuevas responsabilidades y necesita volver al principio. Dropbox puede dar cabida a todos estos comportamientos tan humanos que se producen cuando un equipo está aprendiendo y creciendo juntos.

Comparte todo lo posible

Si estás acostumbrado a trabajar solo, puede que pienses que te basta con tener toda la información clave a mano a la hora de resolver un problema. Como líder que delega y motiva, debes compartirlo con tu equipo. El conocimiento es poder, y tu equipo necesita estar al tanto. Comparte siempre las fechas de vencimiento, los informes y las comunicaciones clave asociadas con tus tareas delegadas. No se trata de liberarte de la responsabilidad, sino de saber que se comparte entre un único equipo cooperativo y eficaz. Un equipo al que ahora le has dado la posibilidad de responder de la mejor manera posible.