Tim dan proses perencanaan proyek

Transformasikan perencanaan proyek dengan menyertakan anggota tim ke dalam proses sejak awal.

Sebuah tim sedang bekerja bersama dalam proyek

Pentingnya proses perencanaan proyek

Sebelum memulai proyek apa pun, ada tahapan perencanaan—yaitu proses penentuan cakupan, jadwal waktu, sumber daya, dan semua yang harus Anda ketahui agar proyek tersebut menjadi sukses. Meski sebagian proyek mungkin dilakukan dalam tahapan-tahapan singkat dan cepat, perencana pekerjaan besar jangka panjang akan mengetahui betapa pentingnya proses perencanaan tersebut. Oleh karena itu, ini seringkali menjadi bagian dari pekerjaan manajer proyek senior dan mereka yang berperan dalam pengambilan keputusan dari sebuah organisasi, tetapi pendekatan seperti ini tidak bisa bertahan lama.

Ketika manajer memutuskan seluruh cakupan proyek sendirian dan meneruskannya ke anggota timnya, hal tersebut dapat membuat anggota tim tidak memahami arti dari pemahaman sasaran proyek yang sebenarnya. Meski jika Anda dekat bekerja setiap hari dengan tim, anggota tim tidak dapat selalu dapat selaras dalam beberapa proyek seiring meningkatnya intensitas proyek tersebut. Atau lebih buruk lagi, Anda akan terus melakukan perencanaan sendirian dan hanya memeriksanya dari atas sementara tim mengikuti arahan terpisah sembari tidak yakin dengan arah tujuan pekerjaan mereka atau posisi mereka dalam jadwal proyek.

Jika Anda dan tim ingin sama-sama selaras dalam hal sasaran dari sebuah proyek dan pendekatan untuk mencapainya, metode terbaik adalah dengan melibatkan tim Anda dari awal proses perencanaan proyek.

Mengapa harus melibatkan tim Anda dalam perencanaan proyek?

Mengumpulkan anggota tim ke dalam ruangan sebagai tahapan pertama dalam perencanaan strategis memiliki berbagai manfaat, tidak hanya siklus kehidupan proyek, tetapi bagi Anda dan tim proyek Anda di masa mendatang:

Motivasi dan tanggung jawab

Ketika anggota tim menerima arahan dan tugas sederhana dan individual, sulit bagi mereka untuk memahami tujuan proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka mungkin kurang memiliki pertimbangan mengenai bagaimana pekerjaan mereka akan memengaruhi pekerjaan orang lain pada tim proyek dan produk akhir atau hasil akhir yang mereka buat. Memberi kesempatan kepada tim untuk berkolaborasi dan mendefinisikan peran mereka dalam proses perencanaan proyek akan membantu mereka melihat gambaran yang lebih besar. Hal ini tidak hanya akan membantu mereka memahami tujuan dan kebutuhan akan pekerjaan yang berkualitas, tetapi juga akan melibatkan mereka dalam proyek secara keseluruhan, sehingga membuat mereka menjadi salah satu pihak yang berkepentingan sesuai dengan peran mereka. Dengan mendorong mereka untuk mengambil rasa tanggung jawab terhadap kesuksesan proyek, Anda akan mengelola sebuah tim yang benar-benar bersemangat dan termotivasi.

Meningkatkan keterampilan anggota tim

Tim Anda selalu menemukan cara-cara baru untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi dari tugas-tugas yang mereka kerjakan setiap hari. Meskipun sebagian anggota tim secara aktif mencari peluang baru untuk terlibat, anggota tim yang lain harus didorong agar mereka dapat memperluas wawasan mereka di tempat kerja. Membawa tim ke proses perencanaan proyek dapat membantu memberikan kesempatan baru bagi tim untuk bereksperimen dan mempelajari keterampilan yang baru. Dengan cara ini, secara serentak Anda dapat melakukan tugas-tugas perencanaan penting sekaligus meningkatkan keterampilan tim dan membantu mereka tumbuh sebagai anggota tim. Mereka tidak hanya akan menjadi bagian penting dari proses perencanaan proyek dengan keterampilan mereka yang baru, tetapi pada akhirnya juga akan dapat memimpin dan memandu anggota tim yang lain dalam pekerjaan perencanaan. Dan tentu saja, mengembangkan sebuah lingkungan untuk berbagi pengalaman dan tanggung jawab bersama adalah kondisi yang sehat bagi setiap budaya organisasi.

Efisiensi melalui pendelegasian

Setelah proyek dimulai, pekerjaan terbagi untuk para anggota tim berdasarkan keterampilan mereka⁠—jadi, mengapa tidak melakukan yang sama selama fase perencanaan? Setelah tim Anda memiliki kesepahaman mengenai tahapan perencanaan proyek secara strategis, Anda dapat mulai membagi pekerjaan perencanaan untuk mereka. Hal ini tidak hanya akan membebaskan Anda dari tugas-tugas perencanaan yang berat, juga dapat meningkatkan efisiensi proses saat semakin banyak pekerjaan yang masuk. Jika anggota tim memiliki keterampilan yang sama baiknya dalam proses perencanaan proyek dan dalam peran mereka sehari-hari, membuat konsep serta cakupan proyek bersama-sama akan menjadi jauh lebih cepat. Pastikan saja bahwa hal ini tidak menimbulkan silo dalam tim Anda, karena setiap anggota hanya melakukan tugas perencanaan mereka sendiri—ini harus tetap menjadi sebuah proses kolaboratif.

Cara membangun proses perencanaan proyek pada tim

Tentu saja, membangun pendekatan kolaboratif terhadap perencanaan proyek dengan tim membutuhkan metode dan strategi yang tepat. Ini adalah beberapa hal penting yang Anda perlukan bagi tim Anda agar lebih baik merencanakan proyek agar berhasil bersama-sama:

Curah pendapat (brainstorming) sebagai tim

Langkah pertama yang umum dalam perencanaan strategis adalah tahap curah pendapat dan penciptaan ide. Jika Anda adalah manajer proyek, Anda tidak hanya perlu bersikap terbuka terhadap anggota tim, tetapi juga melibatkan mereka di dalam proses ini. Setelah Anda memberi pengarahan kepada mereka mengenai proyek yang akan datang, jadwalkan rapat untuk melakukan curah pendapat bersama tim mengenai rencana awalnya. Pastikan Anda telah mengirimkan agenda rapatnya dan tentukan tujuan rapat terlebih dahulu agar menjadi rapat yang efektif. Jika tim Anda baru pertama kali melakukan rapat semacam ini, cobalah risalah rapat atau templat curah pendapat—sebuah pendekatan terstruktur dapat membantu memulai proses ini dengan mudah.

Membuat dokumen perencanaan proyek bersama

Setelah Anda dan tim terlibat dalam proses perencanaan proyek, buatlah sebuah rencana manajemen proyek bersama dan terpusat serta dokumen perencanaan proyek. Hal ini berfungsi sebagai dasar bagi setiap anggota tim untuk memahami posisi mereka di dalam proses dan apa yang sudah diputuskan. Langkah ini bisa dilakukan di papan tulis, tetapi perangkat lunak manajemen proyek dan program kolaborasi tim seperti Dropbox Paper dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan proses ini. Seluruh tim dapat berkolaborasi mengerjakan dokumen Paper yang sama, dengan riwayat versi yang terintegrasi dan catatan siapa saja yang membuat suatu perubahan. Anda kemudian dapat menautkannya ke dokumen perencanaan Paper lainnya jika diperlukan, atau membagikan dokumen tersebut kepada tim lain di organisasi Anda yang perlu memahami perencanaan yang Anda lakukan.

Gunakan pendekatan manajemen perencanaan atau proyek

Jika Anda sulit menentukan metode pendekatan yang sesuai untuk tim Anda dalam perencanaan proyek, ada banyak pendekatan perencanaan dan manajemen proyek dengan fungsi khusus yang bisa Anda coba. Pendekatan perencanaan Agile menciptakan jadwal proyek sprint agar tim Anda bisa membuat konsep rencana dengan cepat, serta menawarkan peluang untuk memberikan masukan dan pengulangan atas tahapan-tahapan tersebut. Sebagai pembanding, PERT, atau Program Evaluation and Review Technique menawarkan metode yang komprehensif dari persyaratan proyek, dengan tahapan proyek dan pertimbangan manajemen risiko yang terintegrasi. Alternatifnya, alat bantu perencanaan proyek seperti diagram Gantt atau Matriks Eisenhower dapat membantu Anda mengatur tugas dan proses dengan metode yang telah dicoba dan teruji.

Setiap pendekatan memiliki kekuatan dan tingkat kompleksitas yang berbeda-beda. Meski tim Anda mungkin akhirnya mengubah atau membuatnya lebih luas lagi, menggunakan metodologi dapat membuat setiap orang terlibat dengan perencanaan proyek sebagai sebuah proses.

Memastikan komunikasi setiap saat

Komunikasi yang kuat merupakan hal yang paling penting ketika tim bekerja dengan saksama dalam sebuah proyek. Meskipun tersedianya dokumen bersama sangat berguna, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki saluran yang tepat untuk berkomunikasi dengan seluruh tim. Alat komunikasi seperti Slack memungkinkan Anda membuat server khusus untuk Anda dan tim—dan saat dipadukan dengan Dropbox, Anda bahkan dapat mulai berkomunikasi secara langsung dari dokumen Paper atau file lain. Tentu saja, Anda juga memerlukan metode untuk melakukan rapat tim. Menggunakan Dropbox bersama dengan konferensi video melalui Zoom dapat membantu Anda dan tim berkolaborasi dan meninjau rencana secara bersamaan.

Merencanakan bersama sebagai tim

Perencanaan proyek tidak harus menjadi tahapan awal yang melelahkan yang harus dihadapi sendirian oleh manajer proyek. Dengan dukungan dari seluruh anggota tim dalam proses dan proyek selanjutnya, Anda tidak hanya akan membuat proses ini menjadi lebih efisien, tetapi juga lebih memuaskan bagi Anda dan tim. Dengan menyamakan tanggung jawab dan mendorong dedikasi di antara rekan kerja Anda terhadap sasaran proyek, Anda dapat menjalankan tim dan pekerjaan mereka sebagai sebuah kesatuan. Apa pun metode pilihan Anda dan tim untuk merencanakan proyek, berkolaborasi di dalam proses itu akan memberikan hasil lebih baik bagi setiap proyek dan bagi tim Anda, organisasi Anda, dan diri Anda dalam jangka panjang.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik

Mulai Menggunakan Dropbox Business