Pentingnya proses perencanaan proyek
Sebelum memulai proyek apa pun, ada tahapan perencanaan—yaitu proses pencakupan, jadwal waktu, sumber daya, dan semua yang harus Anda ketahui agar proyek tersebut menjadi sukses. Meski sebagian proyek mungkin dilakukan dalam tahapan-tahapan singkat dan cepat, perencana pekerjaan besar jangka panjang akan mengetahui betapa pentingnya proses perencanaan tersebut. Oleh karena itu, ini seringkali menjadi bagian dari pekerjaan manajer proyek senior dan mereka yang berperan dalam pengambilan keputusan dari sebuah organisasi, namun pendekatan seperti ini tidak bisa bertahan lama.
Ketika manajer memutuskan seluruh cakupan proyek sendirian dan meneruskannya ke anggota timnya, hal tersebut dapat membuat anggota tim tidak memahami arti dari pemahaman sasaran proyek yang sebenarnya. Meski jika Anda dekat bekerja setiap hari dengan tim, anggota tim tidak dapat selalu dapat selaras dalam beberapa proyek seiring meningkatnya intensitas proyek tersebut. Atau lebih buruk lagi, Anda akan terus melakukan perencanaan sendirian dan hanya memeriksanya dari atas sementara tim mengikuti arahan terpisah sembari tidak yakin dengan arah tujuan pekerjaan mereka atau posisi mereka dalam jadwal proyek.
Jika Anda dan tim ingin sama-sama selaras dalam hal sasaran dari sebuah proyek dan pendekatan untuk mencapainya, metode terbaik adalah dengan melibatkan tim Anda dari awal proses perencanaan proyek.
Mengapa harus melibatkan tim Anda dalam perencanaan proyek?
Mengumpulkan anggota tim ke dalam ruangan sebagai tahapan pertama dalam perencanaan strategis memiliki berbagai manfaat, tidak hanya siklus kehidupan proyek, namun bagi Anda dan tim proyek Anda di masa mendatang:
Motivasi dan tanggung jawab
Ketika anggota tim menerima arahan dan tugas sederhana dan individual, sulit bagi mereka untuk memahami tujuan proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka mungkin kurang memiliki pertimbangan mengenai bagaimana pekerjaan mereka akan memengaruhi pekerjaan orang lain pada tim proyek dan produk akhir atau hasil proyek yang mereka buat. Selaraskan tim Anda dengan menggunakan piagam tim untuk menetapkan tujuan bersama. Memberi ruang kepada tim untuk berkolaborasi dan mendefinisikan peran mereka dalam proses perencanaan proyek akan membantu mereka melihat gambaran yang lebih besar. Hal ini tidak hanya akan membantu mereka memahami tujuan dan karena itu keharusan untuk memberikan pekerjaan yang berkualitas, namun juga akan meyakinkan mereka tentang proyek secara keseluruhan, sehingga membuat mereka menjadi salah satu pihak yang berkepentingan di dalam proyek sesuai peran mereka. Dengan mendorong mereka untuk mengambil rasa tanggung jawab seperti itu agar proyek bisa sukses, Anda akan mengelola sebuah tim yang benar-benar bersemangat dan termotivasi.
Meningkatkan keterampilan anggota tim
Tim Anda selalu menemukan cara-cara baru untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi dari tugas-tugas yang mereka kerjakan setiap hari. Meskipun sebagian anggota tim secara aktif mencari peluang baru untuk terlibat, anggota tim yang lain harus didorong agar mereka dapat memperluas wawasan mereka di tempat kerja. Membawa tim ke proses perencanaan proyek dapat membantu memberikan kesempatan baru bagi tim untuk bereksperimen dan mempelajari keterampilan yang baru. Dengan cara ini, secara serentak Anda dapat melakukan tugas-tugas perencanaan penting sekaligus meningkatkan keterampilan tim dan membantu mereka tumbuh sebagai anggota tim. Mereka tidak hanya akan menjadi bagian penting dari proses perencanaan proyek dengan keterampilan mereka yang baru, tetapi pada akhirnya juga akan dapat memimpin dan memandu anggota tim yang lain dalam pekerjaan perencanaan. Dan tentu saja, mengembangkan sebuah lingkungan untuk berbagi pengalaman dan tanggung jawab bersama adalah kondisi yang sehat bagi setiap budaya organisasi.
Efisiensi melalui pendelegasian
Setelah proyek dimulai, pekerjaan akan dibagi untuk para anggota tim berdasarkan keterampilan mereka—jadi, bagaimana jika Anda mendelegasikan tugas selama tahap perencanaan? Setelah tim Anda memiliki pemahaman mengenai tahapan perencanaan proyek secara strategis, Anda dapat mulai membagi pekerjaan perencanaan di antara mereka. Hal ini tidak hanya akan membebaskan Anda dari tugas perencanaan yang berat, dan itu dapat meningkatkan efisiensi proses saat lebih banyak pekerjaan yang masuk. Jika anggota tim sama terampilnya dalam proses perencanaan proyek seperti dalam peran mereka sehari-hari, membuat konsep serta cakupan proyek bersama-sama akan menjadi jauh lebih cepat. Pastikan saja bahwa hal ini tidak menimbulkan silo dalam tim Anda, karena setiap anggota hanya melakukan tugas perencanaan mereka sendiri—ini harus tetap menjadi sebuah proses kolaboratif.
Cara membangun proses perencanaan proyek pada tim
Tentu saja, membangun pendekatan kolaboratif terhadap perencanaan proyek dengan tim membutuhkan metode dan strategi yang tepat. Ini adalah beberapa hal penting yang Anda perlukan bagi tim Anda agar lebih baik merencanakan proyek agar berhasil bersama-sama:
Curah pendapat (brainstorming) sebagai tim
Langkah pertama yang umum dalam perencanaan strategis adalah tahap curah pendapat dan penciptaan ide. Jika Anda adalah manajer proyek, Anda tidak hanya perlu bersikap terbuka terhadap anggota tim, namun juga mengundang mereka di dalam proses ini. Setelah Anda memberi pengarahan kepada mereka mengenai proyek yang akan datang, jadwalkan rapat untuk melakukan curah ide bersama tim mengenai rencana awalnya. Pertimbangkan untuk menyertakan analisis premortem dalam rapat, sehingga anggota tim dapat memvisualisasikan proyek dan hasil yang diharapkan. Pastikan Anda telah mengirimkan agenda rapatnya dan tentukan tujuan rapat terlebih dahulu agar menjadi rapat yang efektif. Jika tim Anda baru pertama kali melakukan rapat semacam ini, cobalah risalah rapat atau templat curah pendapat—sebuah pendekatan terstruktur dapat membantu memulai proses ini dengan mudah.
Membuat dokumen perencanaan proyek bersama
Setelah Anda dan tim Anda terlibat dalam proses perencanaan proyek, buatlah sebuah rencana manajemen proyek bersama dan terpusat serta dokumen perencanaan proyek. Ini berfungsi sebagai batu pijakan bagi setiap anggota tim untuk memahami posisi proyek di dalam proses dan apa yang sudah diputuskan. Langkah ini bisa dilakukan di papan tulis, tetapi perangkat lunak manajemen proyek dan program kolaborasi tim seperti Dropbox Paper dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan proses ini. Seluruh tim Anda dapat berkolaborasi di dokumen Paper yang sama dengan pemulihan versi internal, riwayat versi, dan manajemen catatan terhadap seluruh perubahan. Dari situ Anda dapat menautkan ke dokumen perencanaan Paper lainnya jika perlu atau membagikan kepada tim lain di organisasi Anda yang perlu memahami perencanaan yang Anda lakukan.
Gunakan pendekatan manajemen perencanaan atau proyek
Jika Anda sulit menentukan metode pendekatan yang sesuai untuk tim Anda dalam perencanaan proyek, ada banyak pendekatan perencanaan dan manajemen proyek dengan fungsi khusus yang bisa Anda coba. Pendekatan perencanaan Agile menciptakan jadwal proyek sprint agar tim Anda bisa membuat konsep rencana dengan cepat, serta menawarkan peluang untuk memberikan masukan dan pengulangan atas tahapan-tahapan tersebut. Sebagai pembanding, PERT, atau Program Evaluation and Review Technique menawarkan metode yang komprehensif dari persyaratan proyek, dengan tahapan proyek dan pertimbangan manajemen risiko yang terintegrasi. Alternatifnya, alat bantu perencanaan proyek seperti diagram Gantt atau Matriks Eisenhower dapat membantu Anda mengatur tugas dan proses dengan metode yang telah dicoba dan teruji.
Setiap pendekatan memiliki kekuatan dan tingkat kompleksitas yang berbeda-beda. Meski tim Anda mungkin akhirnya mengubah atau membuatnya lebih luas lagi, menggunakan metodologi dapat membuat setiap orang terlibat dengan perencanaan proyek sebagai sebuah proses.
Memastikan komunikasi setiap saat
Komunikasi yang kuat merupakan hal yang sangat penting ketika tim bekerja sama erat di dalam sebuah proyek. Selain dari manfaat yang diberikan oleh dokumen bersama, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki saluran yang tepat untuk berkomunikasi dengan seluruh tim Anda. Alat komunikasi seperti Slack memungkinkan Anda membuat server khusus untuk Anda dan tim—dan saat dipadukan dengan Dropbox, Anda bahkan dapat mulai berkomunikasi secara langsung dari dokumen Paper atau file lain. Tentu saja, Anda memerlukan metode untuk melakukan rapat tim. Menggunakan Dropbox bersama dengan konferensi video melalui Zoom dapat membantu Anda dan tim berkolaborasi dan meninjau rencana secara bersamaan. Jika zona waktu membuat tim yang lebih luas kesulitan menghadiri pertemuan, hemat waktu semua orang dengan menggunakan Dropbox Capture untuk merekam diri sendiri dan layar Anda guna berbagi pembaruan dengan rekan kerja.
Merencanakan bersama sebagai tim
Perencanaan proyek tidak harus menjadi tahapan awal yang melelahkan yang harus dihadapi sendiri oleh manajer proyek. Bekerja sama dengan menjalankan proyek dengan mengingatnya kembali dengan tim dan menerapkan umpan balik mereka ke rencana proyek baru. Dengan dukungan dari seluruh anggota tim dalam proses dan menindaklanjuti proyek, Anda tidak hanya akan membuat proses ini menjadi lebih efisien, namun juga lebih memberi imbalan bagi Anda dan tim Anda. Dengan menyamakan tanggung jawab dan mendorong investasi di antara kolega Anda dalam sasaran proyek, Anda dapat maju sebagai tim dan bekerja sebagai sebuah kesatuan. Apa pun metode pilihan Anda dan tim untuk merencanakan proyek, berkolaborasi di dalam proses itu akan memberikan hasil lebih baik bagi setiap proyek dan bagi tim Anda, organisasi Anda, dan diri Anda dalam jangka panjang.
