規劃工作團隊和專案的步驟

改變專案規劃方式,從一開始就讓團隊成員參與流程。

工作團隊齊心合作專案

專案規劃流程的重要性

任何專案開始之前都是規劃階段,此階段會確認工作項目、時程和資源範圍的流程,及為了讓專案成功所需知道的所有其他內容。儘管有些專案可能是短暫的突發事件,但大型及長期專案工作的規劃者都知道規劃過程的重要性。因此,專案規劃工作通常會交給資深專案經理和組織內的決策人員,但這種做法並非長久之計。

當經理獨自一人決定整個專案範圍並傳達給團隊成員時,這可能會導致工作團隊對專案目標的理解有所落差。 即使您每天與工作團隊緊密合作,但當工作一忙起來時,也不一定總是能與不同團隊成員在多種專案上達成共識。更糟的狀況是,您只是不斷地計劃,僅從管理階層的角度關心工作團隊。而工作團隊收到的都是各自獨立的工作簡報,導致他們不確定目前的工作目標為何,也不清楚目前在專案時程中的進度。

如果您想在專案目標和實現目標的方法上與工作團隊保持一致,最好的方式是從專案規劃過程的一開始就讓工作團隊參與。

為什麼要讓工作團隊參與專案規劃?

策略規劃的第一步是將團隊成員聚集在會議室,這個做法不僅在專案生命週期中,且對於您和專案團隊在未來都有很多好處:

士氣與責任

當團隊成員收到簡短的個人工作介紹和任務時,他們可能很難理解整體專案目標。因此,他們對於自己的工作對專案團隊其他人的工作、產出的最終產品或專案成果所造成的影響,缺乏考慮。為您的工作團隊提供協作的空間,並定義他們在專案規劃過程中扮演的角色,將有助於他們掌握較完整的目標全貌。這不僅可幫助他們理解專案目的,從而理解工作品質的重要性,還可協助他們從整體角度參與專案,將自己也變成專案利益相關者。鼓勵成員對專案的成功承擔責任,您會發現您所管理的工作團隊更加積極有動力。

增強團隊成員的技能

您的工作團隊一直在尋找可提高日常工作品質和效率的新方法。有些團隊成員會主動尋找參與的新機會,但有些成員則需要鼓勵,才能拓展他們的工作視野。讓工作團隊參與專案規劃流程,可以為團隊提供嘗試和學習新技能的新途徑。如此一來,您可以執行重要的規劃任務,同時還可提高工作團隊技能並讓團隊成員一同成長。他們不僅可運用新技能,變成專案規劃過程中不可或缺的一分子,而且最終將能夠領導並指導其他團隊成員執行規劃工作。當然,營造共享經驗和互相負責的環境,對於每個 組織文化都是健康正向的。

透過委派提高效率

專案開始後,根據團隊成員具備的各種技能,工作會分派給不同的成員,那何不在規劃階段也如法炮製?一旦工作團隊了解了專案策略規劃的步驟,您就可以開始在成員之間分派規劃工作。這不僅可讓您省去繁重的專案規劃工作時間,還可在工作量增加時,實際提高流程的效率。如果團隊成員專案規劃的技巧,能像其日常負責的工作一樣熟練,則一起草擬及確定專案範圍也會更加迅速。只是要確保不會在工作團隊中造成孤島,因為雖然每位成員僅執行各自的規劃工作項目,但這個過程仍然應該是協作的一部分。

團隊專案規劃的步驟

當然,與工作團隊建立協作方法來執行專案規劃,需要正確的方法和策略。若要讓工作團隊一起更順利地規劃成功專案,以下是幾項基本要素:

工作團隊一起腦力激盪

策略規劃中最常見的第一步是腦力激盪和構想階段。如果您是專案經理,不僅要為團隊成員敞開大門,還需要邀請他們參與此過程。在向他們介紹即將進行的專案後,請安排一次會議,與工作團隊就最初的計劃腦力激盪。務必提前發出議程並確定會議目的,以確保 會議效率。如果工作團隊第一次參加這種會議,請嘗試做會議記錄或腦力激盪範本,利用這類有組織的方法可幫助會議順利進行。

建立共享專案規劃文件

一旦您和工作團隊參與了專案規劃過程,請建立共享且集中的專案管理計劃和專案規劃文件。這份文件應該被視為標準,讓工作團隊每位成員了解專案在流程中的進度和已決定的內容事項。這份文件可以在白板上完成,但是像 Dropbox Paper 的專案管理程式和工作團隊協作程序可自動化並簡化此流程。您的整個工作團隊可在同一份 Paper 文件上協作,程式本身也具備內建的版本紀錄、變更內容及變更者的記錄。您也可以在必要時連結到其他 Paper 規劃文件,或將文件分享給組織中需要您計畫中見解的其他工作團隊。

使用規劃或專案管理方法

如果您正努力定義適合工作團隊在專案規劃中使用的方法,有很多專為專案規劃和管理所創立的方法,您都可嘗試看看。敏捷規劃 (Agile planning) 方法為工作團隊建立了衝刺進度的專案時間表,以便在短時間內草擬計劃,並提供意見和修改的機會。相比之下,PERT,即計劃評核術,提供一套完整方法,可利用內建的專案里程碑和風險管理考慮因素來確認專案的範圍需求。另外,諸如甘特圖或艾森豪矩陣的專案規劃工具可幫助您運用久經考驗的方法來組織工作項目和流程。

每種方法都有其優勢和不同程度的複雜性。儘管工作團隊最終可能會採用不同於原本的方法,但使用一種方法可讓每個人都參與專案規劃的過程。

確保工作團隊溝通順暢

當工作團隊密切合作專案時,良好順暢的溝通相當重要。儘管共享文件會有所幫助,您還應確保擁有順暢管道,能和整個工作團隊溝通無礙。諸如 Slack 等通訊工具可讓您和工作團隊建立專屬伺服器,當與 Dropbox 結合使用時,甚至可以直接從 Paper 文件或其他檔案開啟對話。當然,您還需要舉行工作團隊會議的方法。透過 Zoom 舉行視訊會議的同時,使用 Dropbox 可幫助您和工作團隊同時協作及查看計畫。

工作團隊一起規劃

專案規劃並非是專案經理需要獨自解決的艱鉅第一步。在整個工作團隊對流程和後續專案都給予支持的情況下,您不僅可提高流程的效率,還可為您和工作團隊帶來更大的回報。透過在專案目標中與同事分擔責任,並鼓勵大家為專案目標投注心力,您可以推動工作團隊成長並提高整體的工作水準。無論您和工作團隊決定採用哪種方法來規劃專案,在過程中協作,除了專案本身之外,長期來看也會對工作團隊、組織和您自己帶來更好的結果。