วิธีคำนึงถึงทีมระหว่างวางแผนโครงการ

ความสำคัญของกระบวนการวางแผนโครงการ

ระยะการวางแผนเป็นขั้นตอนก่อนเริ่มต้นโครงการใดๆ ซึ่งประกอบด้วยกระบวนการกำหนดขอบเขตงาน ลำดับเวลา ทรัพยากร และสิ่งอื่นที่คุณต้องทราบเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ แม้ว่าบางโครงการอาจเป็นโครงการระยะสั้น แต่สำหรับงานชิ้นใหญ่และมีระยะยาว นักวางแผนต่างรู้ว่ากระบวนการวางแผนนั้นมีความสำคัญอย่างไร บ่อยครั้งที่กระบวนการดังกล่าวมักเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการอาวุโสและผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจขององค์กร ซึ่งวิธีนี้อาจเป็นวิธีที่ไม่ยั่งยืนนัก

การที่ผู้จัดการเพียงผู้เดียวมีอำนาจตัดสินใจเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการทั้งหมด แล้วส่งต่อไปยังสมาชิกในทีมของตนเอง อาจทำให้เกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการได้ แม้ว่าคุณจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมของคุณแบบวันต่อวันก็ตาม แต่คุณก็ไม่สามารถวางแนวทางแบบเดียวกันสำหรับโครงการต่างๆ ที่มีสมาชิกในทีมที่ต่างกันได้เสมอไป หรือแย่กว่านั้นคือ สิ่งเดียวที่คุณทำได้คือวางแผนอย่างต่อเนื่องและตรวจสอบอยู่ห่างๆ ในขณะที่ทีมทำตามข้อมูลสรุปของแต่ละคน โดยที่ไม่แน่ใจว่างานของตนเองไปในทิศทางใดในลำดับเวลาของโครงการ

หากคุณต้องการให้เป้าหมายของโครงการและแนวทางในการบรรลุเป้าหมายสอดคล้องกันในทีม วิธีที่ดีที่สุดคือการให้ทีมของคุณเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่แรกในกระบวนการวางแผนโครงการ

เหตุใดการวางแผนโครงการร่วมกับทีมของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การนำสมาชิกในทีมของคุณเข้ามามีส่วนร่วมในขั้นตอนแรกของการวางแผนเชิงกลยุทธ์นั้นมีประโยชน์มากมาย โดยไม่เพียงแต่จะมีประโยชน์ในช่วงวงจรของโครงการเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์สำหรับคุณและทีมโครงการของคุณในอนาคตด้วยดังนี้

แรงจูงใจและความรับผิดชอบ

แม้ว่าสมาชิกในทีมจะได้รับข้อมูลสรุปและงานของแต่ละคนที่เข้าใจง่ายก็ตาม แต่สมาชิกในทีมก็อาจทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของโครงการโดยรวมได้ยาก สมาชิกในทีมอาจลืมนึกไปว่างานของตนเองจะส่งผลกระทบต่องานของคนอื่นๆ ในทีมโครงการ รวมถึงการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือโครงการที่ทำในท้ายที่สุด วางเป้าหมายร่วมกันเพื่อให้งานของทุกคนสอดคล้องกันด้วย Team Charter การมอบพื้นที่ในการทำงานร่วมกันแก่ทีมของคุณและกำหนดบทบาทของทีมในกระบวนการวางแผนโครงการจะช่วยให้พวกเขาเห็นภาพรวมที่ชัดเจนขึ้น วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ทีมเข้าใจวัตถุประสงค์ของงานและความจำเป็นในด้านคุณภาพของงานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมทุ่มเทให้กับโครงการโดยรวม ซึ่งทำให้ทีมเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการด้วยตนเอง การสนับสนุนให้ทีมให้มีความรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการ จะทำให้ทีมของคุณมีแรงผลักดันและมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น

การเพิ่มพูนทักษะให้กับสมาชิกในทีม

ทีมของคุณจะค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพของงานที่ทำในแต่ละวันอยู่เสมอ แม้ว่าสมาชิกในทีมบางคนจะมองหาโอกาสใหม่ๆ ในการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน แต่บางคนอาจต้องได้รับการส่งเสริมเพื่อขยายขีดจำกัดความสามารถของตนเองในที่ทำงาน การนำทีมของคุณเข้าสู่กระบวนการวางแผนโครงการจะช่วยกำหนดลู่ทางใหม่ๆ ให้กับทีมของคุณในการทดลองและเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถบริหารงานวางแผนที่สำคัญไปพร้อมๆ กับเพิ่มพูนทักษะให้กับทีมของคุณและช่วยให้ทีมเติบโตในฐานะสมาชิกในทีมได้ ไม่เพียงแต่สมาชิกในทีมของคุณจะมีความสำคัญในกระบวนการวางแผนโครงการด้วยทักษะใหม่ๆ ของพวกเขาเท่านั้น แต่ในท้ายที่สุด สมาชิกในทีมก็จะสามารถเป็นผู้นำและชี้แนะสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ในการวางแผนงานต่อไปได้อีกด้วย และแน่นอนว่าการส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่มีการแบ่งปันประสบการณ์และความรับผิดชอบร่วมกันนั้นมีประโยชน์ต่อทุกๆ วัฒนธรรมองค์กร

ประสิทธิภาพผ่านการมอบหมายงาน

เมื่อโครงการได้เริ่มต้นขึ้น จะมีการแบ่งงานระหว่างสมาชิกในทีมตามทักษะของแต่ละคน⁠ ดังนั้นแล้ว ทำไมไม่ลองมอบหมายงานในช่วงระยะการวางแผนไปเลยเมื่อทีมของคุณเข้าใจขั้นตอนการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของโครงการแล้ว คุณก็จะสามารถเริ่มแบ่งงานการวางแผนให้กับแต่ละคนในทีมได้ วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยแบ่งเบาภาระของคุณจากการวางแผนโครงการหนักๆ เท่านั้น แต่ยังจะช่วยคุณสามารถทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นเมื่องานเริ่มเพิ่มพูนเข้ามาอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น หากสมาชิกในทีมมีทักษะทั้งในกระบวนการวางแผนโครงการและบทบาทประจำวันของตนเอง ก็จะทำให้การร่างและกำหนดขอบเขตโครงการสามารถทำร่วมกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะไม่ก่อให้เกิดการทำงานแบบไซโลขึ้นในทีมของคุณ ถึงแม้สมาชิกแต่ละคนจะดำเนินงานวางแผนของตนเอง แต่ทุกคนก็ควรทำงานร่วมกันในกระบวนการนี้

วิธีสร้างกระบวนการวางแผนโครงการของทีม

แน่นอนว่าการสร้างวิธีการทำงานร่วมกันเพื่อวางแผนโครงการในทีมนั้นต้องอาศัยวิธีการและกลยุทธ์ที่เหมาะสม สิ่งจำเป็นบางประการที่คุณต้องมีเพื่อให้ทีมของคุณวางแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นมีดังนี้

การระดมสมองกันเป็นทีม

ขั้นตอนแรกที่พบบ่อยที่สุดในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ คือขั้นตอนการระดมสมองและการออกความคิด หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ ไม่เพียงแต่คุณจะต้องให้โอกาสกับสมาชิกในทีมของคุณเท่านั้น แต่คุณยังต้องเชิญชวนสมาชิกในทีมเข้าสู่กระบวนการนี้ด้วย เมื่อแจ้งข้อมูลสรุปเกี่ยวกับโครงการที่จะเกิดขึ้นแก่สมาชิกในทีมแล้ว ให้กำหนดเวลาการประชุมเพื่อระดมสมองกับทีมของคุณเกี่ยวกับแผนการเบื้องต้น ลองลงมือวิเคราะห์แบบ Premortem ระหว่างการประชุมด้วย เพื่อให้สมาชิกในทีมมองเห็นภาพของโครงการและผลที่คาดว่าจะได้รับ คุณต้องแจ้งวาระการประชุมและตัดสินใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพ หากทีมของคุณเพิ่งเคยเข้าประชุมในลักษณะนี้เป็นครั้งแรก ให้คุณลองทำบันทึกการประชุมหรือแม่แบบการระดมสมอง ซึ่งวิธีการที่มีโครงสร้างจะช่วยให้เริ่มการดำเนินงานได้

สร้างเอกสารการวางแผนโครงการที่ใช้ร่วมกัน

เมื่อคุณและทีมของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนโครงการด้วยกันแล้ว ให้สร้างแผนการจัดการโครงการและเอกสารการวางแผนโครงการที่ใช้ร่วมกันและเป็นส่วนกลางขึ้นมา โดยเอกสารนี้ควรทำหน้าที่เป็นมาตรฐานสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมของคุณในการทำความเข้าใจว่าคุณอยู่ในจุดใดของกระบวนการ และมีสิ่งใดบ้างที่ได้ตัดสินใจไปแล้ว ซึ่งกระบวนการนี้สามารถทำได้บนไวท์บอร์ด แต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและโปรแกรมการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่าง Dropbox Paper ก็สามารถช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและลดความซับซ้อนได้ สมาชิกในทีมของคุณทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในเอกสาร Paper ฉบับเดียวกันที่มีระบบต่างๆ ในตัว ทั้งการกู้คืนไฟล์ ประวัติเวอร์ชัน และการจัดการบันทึกของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด จากจุดนั้น คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารการวางแผนอื่นๆ ใน Paper ตามความจำเป็นหรือแบ่งปันกับทีมอื่นๆ ในองค์กรที่ต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการวางแผนของคุณได้

ใช้วิธีการวางแผนหรือการจัดการโครงการ

หากคุณพบปัญหาในการหาวิธีการที่เหมาะกับทีมของคุณในการวางแผนโครงการ มีวิธีการวางแผนโครงการและวิธีการจัดการที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะอยู่มากมายที่คุณสามารถนำไปลองใช้ได้ วิธีการวางแผนแบบอไจล์จะช่วยสร้างกำหนดการสปรินต์ของโครงการสำหรับทีมของคุณในการร่างแผนงานในช่วงเวลาสั้นๆ รวมถึงเป็นการเสนอโอกาสในการแสดงข้อคิดเห็นและทบทวนแผนการเหล่านั้นอีกด้วย เปรียบเทียบกับ PERT หรือ Program Evaluation and Review Technique (เทคนิคการประเมินผลและตรวจสอบโปรแกรม) จะเสนอวิธีการที่ครอบคลุมสำหรับการกำหนดขอบเขตความต้องการของโครงการที่ประกอบด้วยเหตุการณ์สำคัญต่างๆ ในโครงการและการพิจารณาการบริหารความเสี่ยงในตัว อีกทางเลือกหนึ่งคือ เครื่องมือการวางแผนโครงการต่างๆ อย่างเช่นแผนภูมิแกนต์หรือไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ ซึ่งจะสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบงานและกระบวนการต่างๆ ด้วยวิธีที่ผ่านการทดลองใช้และการทดสอบแล้ว

แต่ละวิธีต่างก็มีจุดแข็งและระดับความซับซ้อนที่แตกต่างกันไป แม้ว่าทีมของคุณอาจลงเอยด้วยการปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาวิธีการนั้นๆ แต่การมีหลักการดำเนินงานจะช่วยทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการวางแผนโครงการได้อย่างเป็นกระบวนการ

การสื่อสารกันอยู่เสมอเป็นสิ่งสำคัญ

การสื่อสารที่ดีจะมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งเมื่อทีมได้ทำงานโครงการร่วมกันอย่างใกล้ชิด แม้ว่าการมีเอกสารที่ใช้ร่วมกันจะมีประโยชน์ แต่สิ่งสำคัญอีกอย่างก็คือคุณต้องมีช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมไว้ใช้ทั้งทีมของคุณ เครื่องมือสื่อสารอย่าง Slack จะให้คุณได้สร้างเซิร์ฟเวอร์เฉพาะสำหรับคุณและทีมของคุณได้ และเมื่อใช้งานร่วมกับ Dropbox ด้วยแล้ว จะทำให้คุณสามารถเริ่มการสนทนาได้จากเอกสารใน Paper หรือไฟล์อื่นๆ โดยตรง แน่นอนว่าการประชุมทีมต้องอาศัยวิธีการที่เหมาะสมเช่นกัน การใช้ Dropbox ควบคู่กับการประชุมทางวิดีโอผ่าน Zoom จะช่วยให้คุณและทีมทำงานร่วมกันและตรวจสอบแผนของคุณไปพร้อมๆ กันได้ หากเขตเวลาเป็นปัญหาที่ขัดขวางทีมขนาดใหญ่จนไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ ควรประหยัดเวลาตรงนั้นแล้วใช้ Dropbox Capture เพื่อบันทึกภาพตัวคุณและหน้าจอของคุณ แล้วแบ่งปันข้อมูลล่าสุดกับผู้ร่วมงาน

การวางแผนร่วมกันเป็นทีม

การวางแผนโครงการไม่จำเป็นต้องเป็นหน้าที่อันยากลำบากที่ผู้จัดการโครงการต้องทำแต่เพียงผู้เดียวเสมอไป ทุกคนร่วมมือกันได้โดยการทบทวนโครงการที่ผ่านมาร่วมกันทั้งทีมและนำความคิดเห็นที่ได้กลับไปปรับใช้กับแผนทำโครงการ การมีทั้งทีมที่ช่วยสนับสนุนกระบวนการและโครงการที่ตามมา ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณสามารถสร้างกระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้กระบวนการมีความคุ้มค่าสำหรับคุณและทีมของคุณมากขึ้นอีกด้วย การแบ่งความรับผิดชอบและผลักดันให้เกิดการลงแรงกันระหว่างเพื่อนร่วมงานของคุณในเป้าหมายของโครงการจะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาทีมและผลงานของทีมโดยรวมได้ ไม่ว่าวิธีใดก็ตามที่คุณและทีมของคุณตัดสินใจในการวางแผนโครงการ การทำงานร่วมกันในกระบวนการนั้นจะช่วยให้โครงการมีผลลัพธ์ที่ดีขึ้นเช่นเดียวกับทีมของคุณ องค์กรของคุณ และตัวคุณเองในระยะยาว