Vigtigheden af projektplanlægningsprocessen
Før starten på ethvert projekt er planlægningsfasen – processen med at afgrænse opgaver, tidslinjer, ressourcer og alt andet, som du har brug for at vide, for at projektet kan blive en succes. Mens nogle projekter kan være korte og intense, ved planlæggere af store, langsigtede arbejdsopgaver, hvor vigtig planlægningsprocessen er. Som sådan er dette ofte forbeholdt seniorprojektledere og dem, der er tager beslutningerne i en organisation, men denne tilgang kan blive uholdbar.
Når ledere beslutter hele projektomfanget alene og videregiver det til deres teammedlemmer, kan det skabe problemer med deres forståelse af projektmålene. Selvom du arbejder tæt sammen med dit team dagligt, er det ikke altid muligt at forblive afstemt med flere projekter med forskellige teammedlemmer, når der bliver travlt. Eller værre: Du planlægger konstant og holder kun øje udefra, mens teams følger separate instruktioner, usikre på, hvilken retning deres arbejde er på vej hen, eller hvor de er på projektets tidslinje.
Hvis du vil være afstemt med dine teams omkring målene for et projekt og tilgangen til at nå dem, er den bedste metode at involvere dit team helt fra starten af projektplanlægningsprocessen.
Hvorfor involvere dit team i projektplanlægning?
At have dine teammedlemmer med som det første skridt i strategisk planlægning har en række fordele, ikke kun i løbet af projektets livscyklus, men også for dig og dit projektteam ind i fremtiden:
Motivation og ansvar
Når teammedlemmer modtager enkle, individuelle instruktioner og opgaver, kan det være svært for dem at få en fornemmelse af de overordnede projektmål. Derfor mangler de muligvis en forståelse for hvordan deres arbejde vil påvirke andres arbejde i projektteamet og det eventuelle slutprodukt eller projektleverancer, som de producerer. Opdatér dit team med et teamdokument for at etablere et fælles mål. At give dit team plads til at samarbejde og definere deres rolle i projektplanlægningsprocessen hjælper dem med at se det overordnede perspektiv. Ikke kun vil dette hjælpe dem med at forstå formålet og derfor behovet for kvalitet i deres arbejde, det vil hjælpe dem med at blive engagerede i projektet som helhed, hvilket gør dem til projektinteressenter i deres egen ret. Ved at tilskynde dem til at påtage sig ansvar for projektets succes, får du et langt mere drevet og motiveret team.
Opkvalificering af teammedlemmer
Dit team finder altid nye måder til at forbedre kvaliteten og effektiviteten i de opgaver, de arbejder på dagligt. Mens nogle teammedlemmer aktivt søger nye muligheder at blive involveret i, skal andre tilskyndes for at de kan udvide deres horisonter på arbejdspladsen. At have dit team med i projektplanlægningsprocessen kan hjælpe med at give dit team nye muligheder for at eksperimentere og lære nye færdigheder. På denne måde kan du udføre vigtige planlægningsopgaver, samtidig med at du opkvalificerer dit team og hjælper dem med at udvikle sig som teammedlemmer. Ikke alene vil deres nye færdigheder blive vigtige i projektplanlægningsprocessen, de vil med tiden kunne lede og vejlede andre teammedlemmer i planlægningsarbejdet. Og det er naturligvis sundt for enhver organisationskultur at fremme et miljø med fælles oplevelser og gensidigt ansvar.
Effektivitet gennem delegering
Når et projekt starter, bliver arbejdet delt mellem de forskellige medlemmer af teamet baseret på deres færdigheder – så hvorfor ikke uddelegere opgaver i planlægningsfasen? Når dit team har forståelse for trinnene i strategisk planlægning af et projekt, kan du begynde at fordele planlægningsarbejdet mellem dem. Dette frigør ikke kun din tid fra tunge projektplanlægningsopgaver, det kan virkelig øge effektiviteten i processen, når arbejdet begynder at komme hurtigere ind. Hvis teammedlemmer er lige så dygtige i projektplanlægningsprocesser som de er i deres daglige roller, vil fælles udarbejdelse og afgrænsning af projekter blive meget hurtigere. Bare sørg for, at dette ikke skaber siloer i dit team, når hvert medlem blot udfører deres individuelle planlægningsopgaver – det skal stadig være en samarbejdsproces.
Sådan opbygges en proces for teams til projektplanlægning
Selvfølgelig kræver det de rigtige metoder og strategier at opbygge en fælles tilgang til projektplanlægning med dit team. Dette er nogle af de væsentlige aspekter, du har brug for at dit team bedre kan planlægge vellykkede projekter sammen:
Brainstorm som et teams
Det mest almindelige første trin i strategisk planlægning er brainstorming og idéfasen. Hvis du er projektleder, skal du ikke blot holde døren åben for dine teammedlemmer, men også invitere dem ind i denne proces. Når du har orienteret dem om det kommende projekt, skal du planlægge et møde til at brainstorme med dit team om de indledende planer. Overvej at inkludere en premortem analyse i mødet, så teammedlemmer kan visualisere projektet og forventede resultater. Sørg for at udsende en dagsorden og beslut formålet med mødet på forhånd for at sikre, at det bliver et effektivt møde. Hvis denne form for møde er det første for dit team, kan du prøve et mødereferat eller en brainstormskabelon – en struktureret tilgang kan hjælpe med at få tingene sparket i gang.
Opret et delt dokument til projektplanen
Når du og dit team er involveret i processen til projektplanlægning, opretter du en delt og centraliseret projektledelsesplan og et dokument til projektplanlægningen. Dette skal fungere som et referencepunkt for at hvert medlem af dit team forstår, hvor I er i processen, og hvad der er besluttet. Dette kan gøres på et whiteboard, men projektstyringssoftware og programmer til teamsamarbejde som Dropbox Paper kan automatisere og forenkle denne proces. Hele dit team kan samarbejde om det samme Paper-dokument med indbygget filgendannelse, versionshistorik og arkivstyring af alle ændringer. Derfra kan du linke til andre Paper-dokumenter med planlægning, hvor det er nødvendigt, eller dele dem med andre teams i din organisation, der har brug for indsigt i din planlægning.
Brug en metode til planlægning eller projektledelse
Hvis du kæmper med at definere en metode til en tilgang, der fungerer for dit team i projektplanlægning, er der masser af specialbyggede metoder til projektplanlægning og projektledelse, som du kan prøve. Planlægningstilgangen Agile skaber en projektplan med sprints, så dit team kan udarbejde planer i korte bursts, og tilbyder muligheder for feedback og gentagelse af dem. Til sammenligning tilbyder PERT, Program Evaluation and Review Technique, en omfattende metode til at afgrænse kravene til et projekt med indbyggede projektmilepæle og overvejelser om risikostyring. Alternativt kan værktøjer til projektplanlægning som Gantt-diagrammer eller Eisenhower Matrix hjælpe dig med at organisere opgaver og processer med afprøvede metoder.
Hver tilgang har sine styrker og varierende kompleksitetsniveauer. Mens dit team muligvis ender med at ændre dem eller vokse fra dem, kan brug af en metode få alle involveret i projektplanlægning som en proces.
Sørg for løbende kommunikation
Stærk kommunikation er af største betydning, når et team arbejder tæt sammen om et projekt. Det hjælper at dele dokumenter, men du skal også sikre dig, at du har de rigtige kanaler til at kommunikere med hele dit team. Med kommunikationsværktøjer som Slack kan du oprette dedikerede servere til dig og dit team – og når de kombineres med Dropbox, kan du endda starte samtaler direkte fra dine Paper-dokumenter eller andre filer. Selvfølgelig har du også brug for en metode til at afholde teammøder. Brug af Dropbox sammen med videokonferencer via Zoom kan hjælpe dig og dit team med at samarbejde og gennemgå jeres planer samtidigt. Hvis tidszoner forhindrer det bredere team i at deltage i et møde, kan du spare alle tid ved at bruge Dropbox Capture til at optage dig selv og din skærm for at fortælle kolleger om opdateringer.
Planlæg sammen som et team
Projektplanlægning behøver ikke at være et vanskeligt indledende trin, som projektledere håndterer alene. Samarbejd ved at køre et projekt retrospektivt med teamet og anvende deres feedback på den nye projektplan. Hvis hele teamet understøtter processen og det efterfølgende projekt, kan du ikke blot gøre processen mere effektiv, men også gøre den mere berigende for dig og dit team. Ved at fordele ansvar og fremme investering i projektmål blandt dine kolleger kan du rykke dit team og deres arbejde fremad som helhed. Uanset hvilken metode du og dit team beslutter at bruge til at planlægge projekter, vil samarbejde i denne proces føre til bedre resultater for individuelle projekter såvel som for dit team, din organisation og dig selv på langt sigt.
