프로젝트 기획 과정의 중요성
어떤 프로젝트든 시작하기 전에는 기획 단계가 필요합니다. 기획 단계는 다양한 업무와 타임라인, 리소스, 그리고 그 외 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해 알아야 하는 모든 것의 범위를 정하는 단계이죠. 일부 프로젝트는 짧은 기간 동안 빠르게 진행되기도 하지만, 대규모의 장기 프로젝트를 기획하는 사람들은 기획 과정의 중요성을 잘 알고 있습니다. 그래서 기획은 보통 조직의 선임 프로젝트 관리자와 의사 결정자가 담당하지만, 이러한 접근 방식은 지속성이 떨어질 수 있습니다.
관리자가 단독으로 프로젝트의 모든 것을 결정해 팀원들에게 전달할 경우, 프로젝트 목표를 이해하는 데 있어 불협화음이 생길 수 있습니다. 매일 팀과 긴밀하게 소통한다고 해도 일이 진행되는 과정에서 서로 다른 팀원들이 참여하는 여러 프로젝트를 동시에 조정하기란 쉽지 않죠. 심할 경우 팀은 별개의 지침을 따라 업무를 진행하고, 그러는 동안 여러분은 실제로 업무가 어떻게 진행되고 있는지, 프로젝트 타임라인이 얼마나 진행되었는지 확실히 알지 못하는 가운데 계속해서 기획만 하고 상부에 보고만 하는 상황에 빠지게 될 수 있습니다.
팀과 프로젝트의 목표와 목표 달성 방식을 조율하고 싶다면 가장 좋은 방법은 팀을 프로젝트 기획 초기 단계부터 참여시키는 것입니다.
팀이 프로젝트 기획에 참여해야 하는 이유
전략 기획을 처음부터 팀원들과 함께 진행하는 것은 프로젝트 수명 주기가 진행되는 동안 얻는 이점뿐만 아니라 여러분과 팀의 미래에도 다양한 이점을 가져다줍니다.
동기 부여와 책임감
팀원들에게 개별적으로 단순한 업무 지침과 작업을 배정하면 전체적인 프로젝트의 목표를 이해하기가 어려울 수 있습니다. 그래서 자신의 업무가 프로젝트에 참여하는 다른 사람의 업무에 어떤 영향을 미치는지, 그리고 어떤 제품 또는 결과물이 최종적으로 탄생하는지 머릿속에 그림을 그리기가 쉽지 않죠. 팀 헌장을 만들어 팀의 공동 목표를 수립해보세요. 기획 과정에서 다른 사람과 협력하고 자신의 역할을 파악할 시간을 제공하면 팀원들이 프로젝트에 관한 큰 그림을 그릴 수 있습니다. 이 과정에서 프로젝트의 목적을 이해하게 되어 자신의 역할에 최선을 다해야 할 필요성을 체감하고, 프로젝트 전체의 성공을 위해 스스로를 프로젝트의 이해 당사자로 여기게 됩니다. 팀원들에게 프로젝트의 성공에 대한 책임감을 부여함으로써 팀의 의욕을 고취하고 동기를 부여할 수 있는 것이죠.
팀 업스킬링
팀은 항상 일상적으로 진행하는 작업의 품질과 효율성을 향상할 새로운 방법을 찾습니다. 어떤 사람은 스스로가 적극적으로 참여할 기회를 찾아 나서지만, 나머지는 시야를 넓힐 수 있도록 직장에서 다른 사람이 이끌어줘야 합니다. 팀을 프로젝트 기획 과정에 참여시키는 것은 새로운 기술을 시도해보고 배움을 얻는 새로운 통로를 제공하는 역할을 합니다. 중요한 기획 업무를 진행하는 동시에 팀을 업스킬링하고 팀원들이 성장할 기회를 제공하는 셈이죠. 그러면 팀원들이 새로운 기술로 프로젝트 기획 과정에서 중요한 역할을 하게 되는 것은 물론 결과적으로 다른 팀원의 기획 업무를 이끌고 안내하는 역량도 키울 수 있습니다. 그리고 공동의 경험과 상호 책임을 바탕으로 하는 환경을 조성해 건전한 조직 문화를 구축할 수 있죠.
업무 배정을 통한 효율성 향상
프로젝트가 시작되면 팀원들이 가진 능력과 기술을 바탕으로 업무가 배정됩니다. 그렇다면 기획 단계에서 미리 업무를 배정하는 것은 어떨까요?팀원들이 프로젝트 전략 기획의 단계를 이해했다면 업무를 나눠 팀원들에게 배분하세요. 그러면 대규모 프로젝트를 기획할 때의 시간이 단축될 뿐 아니라 업무를 더 빠르게 시작할 수 있어 프로세스의 효율성이 향상됩니다. 팀원들이 일상적인 업무처럼 프로젝트 기획에 능숙해지면 프로젝트의 초안을 짜고 범위를 설정하는 작업도 훨씬 빨라집니다. 여기서 주의해야 할 점은 각 팀원이 개별적인 기획 업무에 집중하는 과정에서 팀 내부에 사일로가 생기지 않도록 해야 한다는 것입니다. 기획 과정에서도 여전히 협업은 필요하니까요.
팀 프로젝트 기획을 위한 프로세스 구축
팀원들과 함께 프로젝트를 기획하는 데 적용할 협업 방식을 구축할 때는 올바른 방법과 전략이 필요합니다. 팀원들과 함께 프로젝트를 성공적으로 기획하는 데 필요한 기본적인 방법에는 몇 가지가 있습니다.
팀과 함께 하는 브레인스토밍
가장 일반적인 전략 기획의 첫 번째 단계는 바로 브레인스토밍과 아이디어 구상입니다. 프로젝트 관리자는 팀원들이 참여할 수 있는 여지를 남겨두는 것에서 그치는 것이 아니라 팀원들이 이 단계에 참여할 수 있도록 적극적으로 독려해야 합니다. 다가오는 프로젝트에 대해 브리핑을 한 후, 브레인스토밍 회의 일정을 잡아 팀과 함께 초기 계획을 구상하세요. 팀원들이 프로젝트와 예상되는 결과를 시각적으로 그려볼 수 있도록 회의에서 프로젝트를 사전 분석하는 시간을 갖는 것도 좋습니다. 그리고 회의를 시작하기 전에 반드시 안건을 공유하고 회의의 목적을 정해두도록 하세요. 그래야 회의를 효율적으로 진행할 수 있습니다. 이러한 유형의 회의가 처음이라면 회의록 템플릿이나 브레인스토밍 템플릿을 사용해보는 것도 좋습니다. 템플릿에 따라 구조적으로 접근하면 회의를 원활하게 진행할 수 있죠.
공동의 프로젝트 기획 문서 만들기
팀과 함께 프로젝트를 기획했다면 모든 내용을 하나의 프로젝트 관리 계획과 프로젝트 기획 문서로 정리하세요. 이 문서는 팀원 모두가 프로젝트에서 자신이 맡은 역할과 회의에서 결정된 사항을 파악할 때의 기준이 되어야 합니다. 화이트보드로 내용을 정리할 수도 있지만, Dropbox Paper와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어와 팀 협업 프로그램을 사용하면 과정을 자동화하고 간소화할 수 있습니다. 프로그램에 내장된 파일 복구, 변경내용 기록, 변경내용 기록 관리 기능을 사용해 팀 전체가 하나의 Paper 문서에서 협업할 수 있죠. 필요한 경우 다른 Paper 기획 문서를 링크로 연결하거나, 기획 내용을 알아야 할 조직 내 다른 팀과 문서를 공유할 수도 있습니다.
프로젝트 기획/관리 방법론 사용하기
팀에 적합한 프로젝트 기획 방식을 구축하는 데 애를 먹고 있다면 기존에 있는 다양한 프로젝트 기획/관리 방법론을 사용해보세요. 애자일 방법론은 스프린트라는 프로젝트 일정에 따라 단기 계획을 짜고, 피드백을 적용하며 공정을 반복하는 방법입니다. 이와는 대조적으로 PERT(Program Evaluation and Review Technique)는 프로젝트 주요 일정과 위험 관리를 바탕으로 프로젝트에 관한 범위를 설정하는 포괄적인 프로젝트 관리 방식이죠. 또는, 간트 차트나 아이젠하워 매트릭스와 같은 이미 검증된 프로젝트 기획 도구를 사용해 작업과 공정을 체계적으로 정리할 수 있습니다.
각각의 방식에는 고유한 이점이 있고, 그 복잡성도 제각각 다릅니다. 한 가지 방식을 사용하다가 그 방식을 팀에 맞게 수정할 수도 있고, 팀의 규모가 너무 커져 결국 다른 방식으로 전환할 수도 있죠. 어쨌든 이러한 방법론을 사용하면 모든 사람을 프로젝트 기획 과정에 참여시킬 수 있다는 장점이 있습니다.
언제나 가장 중요한 것은 소통
원활한 소통은 긴밀한 협력이 필요한 팀에 있어 가장 중요한 요소입니다. 공유 문서를 사용하는 것도 어느 정도는 도움이 되지만, 팀 전체와 소통할 수 있는 채널을 갖추는 것이 좋습니다. Slack 등의 커뮤니케이션 도구를 사용하면 팀과 소통할 수 있는 전용 서버를 구축할 수 있습니다. 또한, Slack과 Dropbox를 통합해 Paper 문서나 기타 파일에서 바로 대화를 시작할 수도 있죠. 물론 팀 회의를 위한 공간도 있어야 합니다. Dropbox를 영상 회의 도구 Zoom과 통합해 사용하면 팀 협업을 진행하는 동시에 프로젝트 기획 내용을 검토할 수 있습니다. 팀의 규모가 크고 팀원들이 일하는 시간대가 서로 달라 회의 시간을 정하는 데 어려움을 겪고 있다면 Dropbox Capture로 본인의 모습과 화면을 녹화해 동료들에게 업데이트 소식을 공유해보세요. 그러면 모두의 시간이 절약됩니다.
팀과 함께하는 프로젝트 기획
프로젝트 기획이 반드시 프로젝트 관리자가 혼자 감당해야 하는 고된 과정이어야 할 필요는 없습니다. 팀 전체와 프로젝트를 회고하는 시간을 갖고, 팀원들의 피드백을 참고해 새로운 프로젝트를 기획하도록 하세요. 팀 전체가 프로젝트 기획과 진행 과정을 뒷받침하면 그 과정이 훨씬 효율적으로 진행되고 팀원들이 느끼는 보람도 더 큽니다. 프로젝트 목표 달성을 위해 동료 모두가 책임을 나누고 노력을 투자하는 과정에서 팀과 팀의 업무 효율을 전체적으로 향상할 수 있습니다. 어떤 방식으로 프로젝트를 기획하든 팀과 함께 협력하면 개별적인 프로젝트는 물론 팀, 조직 전체, 개인 모두가 장기적으로 더 나은 결과를 이룰 수 있습니다.
