¿Por qué deberías usar la gestión de registros?

¿Qué es la gestión de registros?

La gestión de registros, también conocida como "gestión documental", es, como su nombre indica, el proceso de organizar y proteger los registros de una organización. En un contexto empresarial, este proceso debería llevarse a cabo durante todo el ciclo de vida de la empresa, lo que significa que los documentos almacenados deberían reflejar el pasado de la empresa. Sin embargo, la gestión de registros es mucho más que tener simplemente un archivador. Una gestión de registros correcta debe consistir en un proceso que englobe la clasificación, la creación, la recepción y el mantenimiento de los documentos. La eliminación segura de los registros de una organización también debería formar parte de ese proceso.

Los gestores de registros deberían considerar la posibilidad de archivar los siguientes documentos:

• Documentos en papel u otras forma de registros sin conexión
• Documentos digitales
• Contratos
• Informes
• Auditorías
• Certificados
• Correos electrónicos y mensajes en redes sociales
• Vídeos

Las empresas acumulan estos elementos de forma habitual. Precisamente por eso es fundamental contar con un proceso de regulación que permita separar lo importante de lo que no lo es y guardar los elementos clave en los registros cruciales. Dropbox es una alternativa actualizada, moderna y muy útil del centro de registros tradicional. Sin embargo, no basta con hacer clic en Guardar. Es necesario realizar un mantenimiento de esos archivos, por lo que no solo hay que gestionar los nuevos elementos, sino también los existentes.

¿Por qué las empresas necesitan recurrir a la gestión de archivos?

Además de la administración general, existen algunas razones importantes por las que una empresa debería empezar a gestionar los registros. No solo puede evitarte problemas, sino que, si alguna vez se acusa a tu empresa de algo malo, los registros también pueden ayudarte a aclarar la situación. Tampoco debes dar por sentado que los registros inactivos ya no son importantes. Estos son algunos de los tipos de registros que deben cumplir determinados periodos de conservación en Estados Unidos:

IRS (Servicio de Impuestos Internos)

Es el más importante en los Estados Unidos. El IRS requerirá registros de tus impuestos. Debes tratar de conservar estos registros cruciales durante al menos cuatro años.

Fair Labor Standards Act (Ley de Normas Justas de Trabajo)

La FLSA tiene diferentes leyes para los distintos tipos de registros de nóminas. Por lo general, un período de conservación de al menos tres años debería ser suficiente.

Registros de personal

Conserva estos registros durante al menos seis años tras el cese de un empleado. Son importantes como prueba de que el empleado ha trabajado en la empresa y también pueden resultar útiles para dar referencias si se piden. Si un empleado quiere tomar medidas en contra de la empresa, también deberán consultarse estos registros.

Documentos de contratación

Todos los archivos relativos a la contratación de un miembro del personal deben conservarse durante unos tres años. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos requiere que estos registros se conserven durante al menos un año.

Otros

También hay registros menos intimidantes que deberías conservar para tu propia tranquilidad. Puede resultar útil archivar las facturas de los suministros pagados, los correos electrónicos de bienvenida al nuevo software y las solicitudes de empleo por iniciativa propia.

Cómo crear un sistema de gestión de registros

Hay cuestiones importantes que debes tener en cuenta antes de crear un sistema de gestión de registros. Se trata de un proceso que afecta a toda la empresa y que requiere una persona al frente y una formación inicial para todo el equipo. Un sistema de gestión de registros correcto necesitará lo siguiente:

Un miembro del personal que sea el responsable de la gestión de registros

Esta no debe ser una función general para cualquier empleado de RR. HH., sino que debe haber un miembro del personal experimentado que se encargue por completo de este proceso. La gestión de los registros es tan importante como las finanzas; así que, de la misma manera que no se puede esperar que nadie eche una mano para "poner su granito de arena" en las finanzas, ha de haber un miembro del equipo dedicado a la gestión de los documentos y a ser el archivista principal.

Información clara sobre qué registros deben conservarse, cómo y cuándo

Decide junto con el personal experimentado y la aportación del resto del equipo, qué registros es imprescindible conservar. Elige la duración del período de conservación y decide también cómo deben eliminarse los registros al final de su ciclo de vida. El período de tiempo de conservación de los documentos puede variar según el tipo. Por ejemplo, los documentos de constitución de la empresa deben estar entre los registros permanentes, pero puedes eliminar los detalles de la nóminas de los empleados cuando hayan transcurrido unos años.

Un presupuesto para la gestión de registros electrónicos

Es probable que los documentos digitales constituyan la mayor parte de la correspondencia y la administración de tu empresa y, para mantenerlo todo a salvo, deberás recurrir a la tecnología de la información. Con los modelos de software como servicio, no pagarás una tarifa única por los programas de gestión de registros, sino una suscripción mensual continua. Asegúrate de definir un presupuesto para ello.

Un aprendizaje y una supervisión continuos

Es posible que cualquier persona de tu empresa necesite acceder a los registros; además, estos deben ser una parte clave de tu fuente de información centralizada. Por lo tanto, tu equipo necesitará recibir formación sobre cómo acceder a los registros y gestionarlos de manera responsable. Después de todo, contienen algunos de los documentos más importantes de tu empresa, por lo que deberás aplicar un gobierno de datos y establecer una política de gestión de registros. También tendrás que seguir supervisando este sistema, especialmente en el caso de los registros digitales, para asegurarte de que no se produzcan usos no autorizados ni eliminaciones accidentales. De esta manera, lo tendrás todo preparado para realizar una recuperación de archivos en cualquier momento antes de que sea demasiado tarde. Este sistema también te servirá para las recuperaciones en caso de desastres, por ejemplo, en el supuesto de que un virus de Internet afecte a tus actividades comerciales.

Otras consideraciones

Si tu empresa realiza una función pública en los Estados Unidos, como proporcionar suministro eléctrico, tus registros cruciales pueden estar sujetos a la Ley por la Libertad de la Información que rige los registros federales. Eso significa que algunas áreas de tu gestión documental tendrán que ser accesibles como registros públicos. Asegúrate de añadir esta posibilidad a tus procesos cuando incorpores la gestión de registros a tu organización. 

Cómo elegir la solución de gestión de registros más conveniente 

Contar con un sistema adecuado de gestión de registros digitales es algo fundamental para este proceso. Dropbox es una solución de almacenamiento de archivos avanzada que resulta perfecta para gestionar registros, ya que te ofrece todas las herramientas que necesitas para almacenar archivos de forma segura, además de muchas otras funciones para facilitar los flujos de trabajo y la gestión de la información en general. También puedes trasladar tus registros en papel a tu archivo digital con un sencillo escaneo de documentos. Dispondrás de controles de equipo avanzados, protección con contraseña y acceso limitado para conseguir que la seguridad y la administración de la información sean de primer nivel. Por si esto fuera poco, con el complemento de historial de versiones ampliado podrás recuperar los archivos modificados o eliminados hasta 10 años después. 

Con Dropbox, disfrutarás de la tranquilidad de saber que los registros estarán completamente protegidos y, al mismo tiempo, visibles y accesibles para los usuarios autorizados.

La información anterior no pretende ser asesoramiento legal. Te recomendamos que te pongas en contacto con un profesional jurídico si tienes alguna pregunta legal.