Znaczenie procesu planowania projektu
Rozpoczęcie każdego projektu poprzedzone jest fazą planowania — jest to proces określania zadań, ram czasowych, zasobów i wszystkich innych rzeczy, które należy wiedzieć, aby projekt został pomyślnie zrealizowany. Co prawda niektóre projekty mogą być realizowane w krótkich seriach, jednak osoby odpowiedzialne za planowanie dużych i długoterminowych prac wiedzą, jak ważny jest proces planowania. Proces ten, jako taki, jest często zarezerwowany dla starszych menedżerów ds. planowania i osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji w organizacji, jednak takie podejście może okazać się nietrwałe.
Kiedy menedżerowie samodzielnie decydują o całym zakresie projektu i tylko przekazują informacje członkom swoich zespołów, może dojść do rozbieżności w rozumieniu celów projektu. Nawet jeżeli na co dzień ściśle współpracujesz ze swoim zespołem, nie zawsze możesz być na bieżąco z wieloma projektami realizowanymi przez różne zespoły, szczególnie kiedy praca zaczyna się piętrzyć. Albo, co gorsza, możesz po prostu skupić się na ciągłym planowaniu i jedynie kontrolowaniu wszystkiego z góry, podczas gdy zespoły będą realizować osobne wytyczne nie wiedząc, jaki jest cel ich pracy i czy projekt realizowany jest zgodnie z ustalonymi ramami czasowymi.
Najlepszym sposobem na zadbanie o to, by Twój zespół znał cele projektu i podejście do ich realizacji jest zaangażowanie jego członków w proces planowania projektu już od samego początku.
Dlaczego warto angażować zespół w planowanie projektu?
Włączenie członków zespołu w proces planowania projektu, jako pierwszy krok w ramach strategicznego planowania, ma wiele zalet nie tylko w trakcie realizacji projektu, ale także dla Ciebie i Twojego zespołu projektowego w przyszłości:
Motywacja i odpowiedzialność
Kiedy członkowie zespołu otrzymują proste, pojedyncze wytyczne i zadania, może im być trudno zrozumieć ogólne cele projektu. Mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, w jaki sposób ich praca wpłynie na pracę innych osób w zespole projektowym oraz na ewentualny produkt lub wyniki projektu, nad którymi pracują. Dostosuj działania swojego zespołu za pomocą karty zespołu w celu określenia wspólnego celu. Zapewnienie członkom zespołu przestrzeni do współpracy i możliwości określenia swoich ról w procesie planowania projektu pomoże im zobaczyć projekt z szerszej perspektywy. Dzięki temu nie tylko zrozumieją cel projektu, a tym samym potrzebę zapewnienia jakości wykonywanej przez nich pracy, ale także będą mogli zaangażować się w projekt jako całość, co sprawi, że staną się interesariuszami projektu na swoich własnych zasadach. Zachęcając członków zespołu do przyjęcia takiego poczucia odpowiedzialności za powodzenie projektu, będziesz zarządzać bardziej ukierunkowanym i zmotywowanym zespołem.
Podnoszenie umiejętności członków zespołu
Członkowie Twojego zespołu nieustannie znajdują nowe sposoby na podnoszenie jakości zadań, które wykonują na co dzień, i zwiększanie swojej wydajności w ich realizacji. Podczas gdy niektórzy członkowie zespołu aktywnie poszukują nowych możliwości zaangażowania się, inni muszą być zachęcani do poszerzania swoich horyzontów w miejscu pracy. Zaangażowanie zespołu w proces planowania projektu może pomóc w zapewnieniu jego członkom nowych możliwości eksperymentowania i uczenia się nowych umiejętności. W ten sposób możesz wykonywać istotne zadania w zakresie planowania i jednocześnie podnosić umiejętności członków swojego zespołu, pomagając im rozwijać się w swoich rolach. Nie tylko staną się oni niezbędni w procesie planowania projektu dzięki swoim nowym umiejętnościom, ale także docelowo będą w stanie kierować innymi członkami zespołu w planowaniu pracy i udzielać im w tym zakresie wskazówek. I oczywiście promowanie środowiska dzielenia się doświadczeniami i wzajemnej odpowiedzialności jest zdrowe dla każdej kultury organizacyjnej.
Wydajność dzięki delegowaniu zadań
Po rozpoczęciu realizacji projektu praca zostaje podzielona pomiędzy różnych członków zespołu w oparciu o ich umiejętności – dlaczego więc nie robić tego samego na etapie planowania? Kiedy Twój zespół zrozumie poszczególne kroki strategicznego planowania projektu, możesz zacząć dzielić zadania związane z planowaniem pomiędzy członków zespołu. Nie tylko zaoszczędzi Ci to czas i uwolni Cię od obowiązków w zakresie planowania, ale pozwoli też na znaczne zwiększenie wydajności procesu, kiedy zadania zaczną napływać szybciej. Jeżeli członkowie zespołu będą potrafili planować projekty tak biegle, jak wykonywać swoje codzienne obowiązki, wspólne opracowywanie i określanie zakresu projektu stanie się znacznie szybsze. Upewnij się tylko, że nie stworzy to silosów w Twoim zespole. Wprawdzie każdy członek zespołu powinien wykonywać swoje własne zadania w zakresie planowania, ale proces ten powinien być oparty na współpracy.
Jak stworzyć zespołowy proces planowania projektu
Oczywiście budowanie razem z zespołem wspólnego podejścia do planowania projektu wymaga odpowiednich metod i strategii. Oto niektóre z podstawowych elementów, których będziesz potrzebować, aby móc lepiej planować udane projekty wspólnie ze swoim zespołem:
Burza mózgów w zespole
Najbardziej popularnym pierwszym krokiem w strategicznym planowaniu jest burza mózgów i faza przedstawiania pomysłów. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, musisz nie tylko umożliwić członkom swojego zespołu udział w procesie planowania, ale także zachęcić ich do tego. Po poinformowaniu zespołu o nowym projekcie zaplanuj spotkanie, aby zorganizować wspólną burzę mózgów dotyczącą wstępnych planów. Rozważ uwzględnienie w planie spotkania analizy potencjalnych przyczyn niepowodzenia, aby członkowie zespołu mogli zwizualizować sobie projekt i oczekiwane wyniki. Pamiętaj, by z wyprzedzeniem wysłać harmonogram spotkania i określić jego cel. Dzięki temu będzie to efektywne spotkanie. Jeśli jest to pierwsze takie spotkanie Twojego zespołu, skorzystaj z szablonu notatki ze spotkania lub szablonu burzy mózgów, ponieważ usystematyzowane podejście do spotkania może przyczynić się do jego powodzenia.
Opracuj udostępniony dokument do planu projektu
Kiedy Ty i członkowie Twojego zespołu zaangażujecie się już w proces planowania projektu, opracuj dostępny dla wszystkich, scentralizowany plan zarządzania projektem oraz dokument na potrzeby planowania. Będzie to stanowić punkt odniesienia dla każdego członka Twojego zespołu – wszyscy będą rozumieli, na jakim etapie procesu się znajdujecie i co już zostało ustalone. W tym celu można skorzystać z tablicy, ale oprogramowanie do zarządzania projektami i programy do współpracy zespołowej, takie jak Dropbox Paper, mogą wszystko zautomatyzować i znacznie uprościć. Cały Twój zespół może pracować na jednym dokumencie w Dropbox Paper i korzystać z wbudowanej historii wersji, funkcji odzyskiwania plików oraz rejestru wszystkich wprowadzanych zmian. Jeżeli jest taka potrzeba, możesz także korzystać z innych dokumentów dotyczących planowania w Dropbox Paper lub udostępniać je tym zespołom w Twojej organizacji, które potrzebują wglądu w Twój proces planowania.
Korzystaj z podejścia do planowania lub zarządzania projektem
Jeżeli masz trudności z określeniem metody podejścia, która sprawdziłaby się w Twoim zespole w zakresie planowania projektu, istnieje wiele specjalnie przystosowanych podejść do planowania projektu i zarządzania projektem, które możesz wypróbować. Podejście oparte na zwinnym planowaniu tworzy harmonogram sprintów projektowych dla Twojego zespołu, aby można było opracowywać plany w krótkich seriach, a także oferuje możliwości zapewniania informacji zwrotnych na ich temat i ich iteracji. Dla porównania — metoda PERT (ang. Program Evaluation and Review Technique), oferuje kompleksową metodę określania zakresu wymagań projektu, z uwzględnieniem etapów projektu i zarządzania ryzykiem. Alternatywnie, narzędzia do planowania projektu, takie jak wykresy Gantta czy Macierz Eisenhowera, mogą pomóc Ci w organizacji zadań i procesów z wykorzystaniem sprawdzonych metod.
Każde podejście ma swoje zalety i różne poziomy złożoności. Twój zespół może je modyfikować lub rozwijać, ale stosowanie metodologii może pomóc w zaangażowaniu wszystkich osób w planowanie projektu jako procesu.
Zapewnij stałą komunikację
Dobra komunikacja ma ogromne znaczenie, kiedy zespół ściśle współpracuje nad projektem. Oczywiście pomocne są dokumenty udostępnione, ale należy także zapewnić odpowiednie kanały komunikacji. Narzędzia do komunikacji, takie jak Slack, pozwalają tworzyć dedykowane serwery dla Ciebie i Twojego zespołu – a w połączeniu z Dropbox możesz nawet rozpoczynać rozmowy bezpośrednio z poziomu swoich dokumentów lub innych plików w Dropbox Paper. Oczywiście potrzebujesz również sposobu na spotkania z zespołem. Korzystanie z Dropbox w połączeniu z wideokonferencjami przez Zoom może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi współpracować i jednocześnie dokonywać przeglądu Waszych planów. Jeśli różnice w strefach czasowych uniemożliwiają przeprowadzenie wspólnego spotkania, zaoszczędź na czasie i skorzystaj z Dropbox Capture, by nagrać siebie i swój ekran i w ten sposób przekazać współpracownikom najnowsze informacje.
Wspólne planowanie jako zespół
Planowanie projektu nie musi być żmudnym wstępnym krokiem, z którym muszą mierzyć się wyłącznie kierownicy projektu. Przeprowadź retrospektywę projektu we współpracy z zespołem i zastosuj opinie jego członków do nowego planu projektu. Dzięki wsparciu całego zespołu w procesie i wynikającym z niego projekcie możesz sprawić, że cały proces stanie się nie tylko bardziej efektywny, ale także bardziej satysfakcjonujący dla Ciebie i Twojego zespołu. Wyrównując odpowiedzialność i promując wśród swoich współpracowników inwestycje w cele projektu, możesz rozwijać swój zespół i usprawniać jego pracę jako całości. Niezależnie od tego, jaką metodę na planowanie projektów wybierzesz ze swoim zespołem, współpraca w tym procesie będzie skutkować lepszymi wynikami w poszczególnych projektach, a także – w długoterminowej perspektywie – lepszymi wynikami zarówno Twoimi, jak i Twojego zespołu oraz organizacji.
