Pasukan dan proses perancangan projek

Ubah perancangan projek dengan membawa ahli pasukan anda mengenali proses dari hari pertama.

Pasukan sedang bekerjasama dalam sebuah projek

Kepentingan proses perancangan projek

Sebelum sebarang projek bermula ialah fasa perancangan—proses peninjauan tugas, garis masa, sumber dan semua perkara lain yang perlu anda tahu untuk menjayakan sesebuah projek. Walaupun sesetengah projek mungkin untuk jangka pendek, namun perancang kerja yang besar dan jangka panjang akan mengetahui betapa pentingnya proses perancangan tersebut. Oleh itu, ini sering menjadi tanggungjawab pengurus projek kanan dan pihak yang membuat keputusan dalam sesebuah organisasi, tetapi pendekatan ini tidak boleh dikekalkan.

Apabila seorang pengurus memutuskan tentang skop keseluruhan projek dan menyerahkannya kepada ahli pasukan mereka, maka ini dapat menyebabkan pemutusan dari segi pemahaman matlamat projek mereka. Walaupun anda bekerja rapat dengan pasukan anda dari hari ke hari, tetapi agak mustahil untuk anda kekal selaras dengan beberapa projek bersama ahli pasukan yang berbeza apabila kerja mula berjalan. Atau lebih teruk lagi, anda hanya dapat teruskan mengikuti taklimat yang berasingan serta tidak pasti apabila kerja anda berjalan atau kedudukan mereka dalam garis masa projek.

Sekiranya anda mahu selaras dengan pasukan anda tentang matlamat projek dan pendekatan untuk mencapainya, maka kaedah terbaik adalah melibat pasukan anda dari mula proses perancangan projek.

Mengapa perlu melibatkan pasukan anda dalam perancangan projek?

Membawa masuk ahli pasukan anda ke dalam dewan sebagai langkah pertama dalam perancangan strategik mempunyai pelbagai manfaat, bukan sahaja semasa kitaran hayat projek, tetapi bagi anda dan pasukan projek anda pada masa akan datang:

Motivasi dan tanggungjawab

Apabila ahli pasukan menerima taklimat dan tugas yang mudah, agak sukar bagi mereka untuk memahami objektif projek secara keseluruhan. Oleh itu, mereka mungkin kurang mempertimbangkan cara mereka bekerja akan mempengaruhi kerja orang lain pada pasukan projek dan produk akhirnya atau projek boleh serah yang mereka hasilkan. Dengan memberikan ruang kepada pasukan anda untuk bekerjasama dan menentukan peranan mereka dalam proses perancangan projek, maka ini akan membantu mereka melihat gambaran yang lebih besar. Bukan sahaja ini akan membantu mereka memahami tujuan dan oleh itu keperluan kualiti dalam kerja mereka, ini juga akan membantu mereka menumpukan perhatian pada projek sebagai keseluruhan, lantas menjadikan mereka sebagai pemegang projek itu sendiri. Dengan menggalakkan mereka untuk memikul tanggungjawab bagi kejayaan projek, maka anda akan mendapati diri anda menguruskan pasukan yang lebih terdorong dan bermotivasi.

Mengajar kemahiran tambahan kepada ahli pasukan

Pasukan anda sentiasa mencari cara baharu untuk meningkatkan kualiti dan keberkesanan tugas yang mereka jalankan dari hari ke hari. Walaupun sesetengah ahli pasukan mencari peluang baharu untuk terlibat secara aktif, orang lain pula perlu digalakkan untuk mereka meluaskan pandangan mereka di tempat kerja. Membawa pasukan anda masuk dalam proses perancangan projek boleh membantu memberikan jalan baharu untuk pasukan anda mengalami dan mempelajari kemahiran baharu. Dengan cara ini, anda boleh melakukan tugas perancangan yang penting secara serentak sambil menambah kemahiran baharu pada pasukan anda dan membantu mereka berkembang sebagai ahli pasukan. Bukan sahaja mereka akan menjadi penting dalam proses perancangan projek dengan kemahiran baharu, mereka juga akhirnya dapat mengetuai dan membimbing ahli pasukan lain dalam merancang kerja. Sudah tentulah, memupuk persekitaran pengalaman kongsian dan tanggungjawab bersama adalah bagus untuk setiap budaya organisasi.

Kecekapan melalui pengagihan

Sebaik sahaja projek bermula, kerja akan dibahagikan antara pelbagai ahli pasukan berdasarkan kemahiran mereka⁠—jadi, mengapa tidak lakukan perkara yang sama semasa fasa perancangan? Sebaik sahaja pasukan anda mempunyai pemahaman tentang langkah-langkah dalam perancangan strategik untuk projek, anda boleh mula membahagikan kerja perancangan antara mereka. Bukan sahaja ini akan melapangkan masa anda daripada tugas perancangan projek yang berat, tetapi tindakan ini juga boleh mendorong kecekapan proses apabila kerja mula masuk dengan lebih pantas. Sekiranya ahli pasukan berkemahiran dalam proses perancangan projek sebagaimana dengan peranan harian mereka, menulis draf dan meninjau projek bersama akan menjadi lebih cepat. Pastikan agar ini tidak menyebabkan silo dalam pasukan anda, kerana walaupun setiap ahli melakukan tugas perancangan mereka, tetapi ini masih merupakan proses usaha sama.

Cara untuk membina proses perancangan projek pasukan

Sudah tentulah, membina pendekatan usaha sama terhadap perancangan projek dengan pasukan anda memerlukan kaedah dan strategi yang betul. Terdapat beberapa perkara penting yang anda perlukan agar pasukan anda merancang projek yang berjaya dengan lebih baik:

Sumbang saran sebagai satu pasukan

Langkah pertama yang paling lazim dalam perancangan strategik ialah fasa sumbang saran dan pembentukan idea. Sekiranya anda seorang pengurus projek, anda bukan sahaja perlu membuka pintu kepada ahli pasukan anda, tetapi anda juga perlu menjemput mereka ke dalam proses tersebut. Sebaik sahaja anda memberikan penerangan kepada mereka tentang projek yang akan datang, jadualkan mesyuarat untuk menyumbang saran dengan pasukan anda mengenai rancangan awal. Pastikan anda menghantar agenda dan menentukan tujuan mesyuarat lebih awal untuk memastikan mesyuarat itu berkesan. Jika mesyuarat sebegini adalah yang pertama kali diadakan untuk pasukan anda, maka cuba templat minit mesyuarat atau templat sumbang saran—pendekatan berstruktur yang boleh memulakan projek ini.

Cipta dokumen pelan projek kongsi

Sebaik sahaja anda dan pasukan anda terlibat dengan proses perancangan projek, cipta pelan pengurusan projek dan dokumen perancangan projek yang dikongsi dan berpusat. Ini seharusnya berfungsi sebagai batu uji bagi setiap ahli pasukan anda untuk memahami perkembangan anda dalam proses dan perkara yang telah ditentukan. Ini boleh dilakukan pada papan putih, tetapi perisian pengurusan projek dan program usaha sama pasukan seperti Dropbox Paper boleh mengautomatikkan dan mempermudahkan proses ini. Seluruh pasukan anda boleh berusaha sama pada dokumen Paper, dengan sejarah versi terbina dalam dan catatan orang yang membuat perubahan. Daripada situ, anda boleh memautkan kepada dokumen perancangan Paper yang lain apabila perlu atau berkongsi pautan dengan pasukan lain dalam organisasi anda yang memerlukan statistik dalam perancangan anda.

Gunakan pendekatan pengurusan atau perancangan projek

Jika anda sukar untuk menentukan kaedah pendekatan yang sesuai untuk pasukan anda dalam perancangan projek, maka ada banyak pendekatan perancangan dan pengurusan projek yang terbina dalam yang boleh anda cuba. Pendekatan perancangan Agile mencipta jadual projek pecutan buat pasukan anda untuk menulis draf pelan dalam jangka pendek serta menawarkan peluang untuk mendapatkan maklum balas dan mengulanginya. Sebagai perbandingan, PERT atau Teknik Penilaian dan Semakan Program pula menawarkan kaedah menyeluruh untuk meninjau keperluan projek, dengan batu penanda projek dan pertimbangan pengurusan risiko yang terbina dalam. Sebagai alternatif, alatan perancangan projek seperti carta Gantt atau Matriks Eisenhower boleh membantu anda menyusun tugas dan proses dengan kaedah yang telah dicuba dan diuji.

Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan pelbagai tahap kerumitan. Walaupun pasukan anda mungkin akan mengubah suai atau meninggalkan metodologi sebegini, namun penggunaannya boleh melibatkan semua orang dengan perancangan projek sebagai satu proses.

Pastikan komunikasi ada sepanjang masa

Komunikasi yang teguh adalah perkara paling penting apabila pasukan bekerja rapat dalam sesuatu projek. Walaupun memiliki dokumen kongsi itu membantu, anda juga patut memastikan anda mempunyai saluran yang sesuai untuk berkomunikasi dengan seluruh pasukan anda. Alat komunikasi seperti Slack membolehkan anda mencipta pelayan yang khusus buat anda dan pasukan anda. Apabila digabungkan dengan Dropbox, anda bahkan dapat memulakan perbualan secara langsung daripada dokumen Paper anda atau fail lain. Sudah tentulah, anda juga memerlukan kaedah untuk mengadakan mesyuarat pasukan. Penggunaan Dropbox seiring dengan persidangan video melalui Zoom boleh membantu anda dan pasukan anda berusaha sama serta menyemak pelan anda secara serentak.

Merancang bersama sebagai sebuah pasukan

Perancangan projek tidak sepatutnya menjadi langkah awal yang memerlukan banyak tenaga pengurus projek sahaja. Apabila seluruh pasukan menyokong dalam proses dan projek berikutnya, anda bukan sahaja menjadikan proses ini lebih berkesan, tetapi lebih bermanfaat bagi anda dan pasukan anda. Dengan menyamaratakan tanggungjawab dan mendorong semangat dalam kalangan rakan sekerja anda dalam matlamat projek, anda boleh memajukan pasukan anda dan kerja mereka secara keseluruhan. Apa-apa pun kaedah yang anda dan pasukan anda pilih untuk merancang projek, berusaha sama dalam proses tersebut akan membuahkan hasil yang lebih baik pada setiap satu projek serta bagi pasukan anda, organisasi dan diri anda dalam jangka masa panjang.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business