Kepentingan proses perancangan projek
Fasa perancangan adalah sebelum sebarang projek bermula—proses peninjauan tugas, garis masa, sumber dan semua perkara lain yang perlu anda tahu untuk menjayakan sesebuah projek. Walaupun sesetengah projek mungkin untuk jangka pendek, namun perancang kerja yang besar dan jangka panjang akan mengetahui betapa pentingnya proses perancangan tersebut. Oleh itu, ini sering menjadi tanggungjawab pengurus projek kanan dan pihak yang membuat keputusan dalam sesebuah organisasi, tetapi pendekatan ini tidak boleh dikekalkan.
Apabila seorang pengurus memutuskan tentang skop keseluruhan projek dan menyerahkannya kepada ahli pasukan mereka, maka ini dapat menyebabkan pemutusan dari segi pemahaman matlamat projek mereka. Walaupun anda bekerja rapat dengan pasukan anda dari hari ke hari, tetapi agak mustahil untuk anda kekal selaras dengan beberapa projek bersama-sama ahli pasukan yang berbeza apabila kerja mula berjalan. Atau lebih buruk lagi, anda hanya perlu membuat perancangan berterusan dan hanya bertindak dari atas sementara pasukan mengikuti taklimat yang berasingan, tidak pasti di mana kerja mereka berjalan atau di mana perkembangan mereka dalam jangka masa projek.
Sekiranya anda mahu menyelaraskan dengan pasukan anda tentang matlamat projek dan pendekatan untuk mencapainya, maka kaedah terbaik adalah melibat pasukan anda dari mula proses perancangan projek.
Mengapa perlu melibatkan pasukan anda dalam perancangan projek?
Melibatkan ahli pasukan anda merupakan langkah pertama dalam perancangan strategik mempunyai pelbagai manfaat, bukan sahaja semasa kitaran hayat projek, tetapi bagi anda dan pasukan projek anda pada masa akan datang:
Motivasi dan tanggungjawab
Apabila ahli pasukan menerima taklimat dan tugas yang mudah, agak sukar bagi mereka untuk memahami objektif projek secara keseluruhan. Oleh itu, mereka mungkin kurang mempertimbangkan cara mereka bekerja akan mempengaruhi kerja orang lain pada pasukan projek dan produk akhir atau projek boleh serah yang mereka hasilkan. Selaraskan pasukan anda menggunakan piagam pasukan untuk mewujudkan matlamat bersama. Dengan memberikan ruang kepada pasukan anda untuk bekerjasama dan menentukan peranan mereka dalam proses perancangan projek, maka ini akan membantu mereka melihat gambaran yang lebih besar. Bukan sahaja ini akan membantu mereka memahami tujuan dan seterusnya keperluan kualiti dalam kerja mereka, ini juga akan membantu mereka menumpukan perhatian pada projek secara keseluruhan, lantas menjadikan mereka sebagai pemegang projek itu sendiri Dengan menggalakkan mereka untuk memikul tanggungjawab bagi kejayaan projek, maka anda akan mendapati diri anda menguruskan pasukan yang lebih terdorong dan bermotivasi.
Mengajar kemahiran tambahan kepada ahli pasukan
Pasukan anda sentiasa mencari cara baharu untuk meningkatkan kualiti dan keberkesanan tugas yang mereka jalankan dari hari ke hari. Walaupun sesetengah ahli pasukan mencari peluang baharu untuk terlibat secara aktif, orang lain pula perlu digalakkan untuk mereka meluaskan pandangan mereka di tempat kerja. Membawa pasukan anda masuk dalam proses perancangan projek boleh membantu memberikan jalan baharu untuk pasukan anda mengalami dan mempelajari kemahiran baharu. Dengan cara ini, anda boleh melakukan tugas perancangan yang penting secara serentak sambil menambah kemahiran baharu pada pasukan anda dan membantu mereka berkembang sebagai ahli pasukan. Bukan sahaja mereka akan menjadi penting dalam proses perancangan projek dengan kemahiran baharu, mereka juga akhirnya dapat mengetuai dan membimbing ahli pasukan lain dalam merancang kerja. Sudah tentulah, memupuk persekitaran pengalaman kongsian dan tanggungjawab bersama adalah bagus untuk setiap budaya organisasi.
Kecekapan melalui pengagihan
Sebaik sahaja projek dimulakan, kerja akan dibahagikan antara pelbagai ahli pasukan berdasarkan kemahiran mereka—jadi mengapakah tidak mengagihkan tugas semasa fasa merancang? Sebaik sahaja pasukan anda mempunyai pemahaman tentang langkah-langkah dalam perancangan strategik untuk projek, anda boleh mula membahagikan kerja perancangan antara mereka. Perkara ini bukan sahaja akan membebaskan masa anda daripada tugas perancangan projek yang berat, tetapi juga boleh mendorong kecekapan proses apabila kerja mula masuk dengan lebih pantas. Sekiranya ahli pasukan berkemahiran dalam proses perancangan projek sebagaimana dengan peranan harian mereka, proses menulis draf dan meninjau projek bersama akan menjadi lebih cepat. Cuma pastikan bahawa proses ini tidak mewujudkan silo dalam pasukan anda kerana setiap ahli hanya melaksanakan tugas perancangan individu mereka—proses ini masih harus merupakan proses kerjasama.
Cara untuk membina proses perancangan projek pasukan
Sudah tentulah, membina pendekatan usaha sama terhadap perancangan projek dengan pasukan anda memerlukan kaedah dan strategi yang betul. Terdapat beberapa perkara penting yang anda perlukan agar pasukan anda merancang projek yang berjaya dengan lebih baik:
Sumbang saran sebagai satu pasukan
Langkah pertama yang paling lazim dalam perancangan strategik ialah fasa sumbang saran dan pembentukan idea. Sekiranya anda seorang pengurus projek, anda bukan sahaja perlu membuka pintu kepada ahli pasukan anda, tetapi anda juga perlu menjemput mereka ke dalam proses tersebut. Sebaik sahaja anda memberikan penerangan kepada mereka tentang projek yang akan datang, jadualkan mesyuarat untuk menyumbang saran dengan pasukan anda mengenai rancangan awal. Pertimbangkan untuk menyertakan analisis pramortem dalam mesyuarat, agar ahli pasukan dapat menggambarkan projek dan hasil yang dijangkakan. Pastikan anda menghantar agenda dan menentukan tujuan mesyuarat lebih awal untuk memastikan mesyuarat itu berkesan. Jika mesyuarat sebegini ialah yang pertama kali diadakan untuk pasukan anda, maka cuba templat minit mesyuarat atau templat sumbang saran—pendekatan berstruktur yang boleh memulakan projek ini.
Cipta perkongsian dokumen pelan projek
Sebaik sahaja anda dan pasukan anda terlibat dengan proses perancangan projek, cipta pelan pengurusan projek dan dokumen perancangan projek yang dikongsi dan berpusat. Pelan ini seharusnya berfungsi sebagai permulaan batu aras untuk setiap ahli pasukan anda bagi memahami perkembangan anda dalam proses dan perkara yang telah ditentukan. Hal ini boleh dilakukan pada papan putih, tetapi perisian pengurusan projek dan program kerjasama pasukan seperti Dropbox Paper boleh mengautomatikkan dan mempermudahkan proses ini. Seluruh pasukan anda boleh bekerjasama pada dokumen Paper yang sama, dengan pemulihan fail terbina dalam, sejarah versi dan pengurusan rekod semua perubahan. Dari situ, anda boleh memautkan kepada dokumen perancangan Paper yang lain apabila perlu atau berkongsi pautan dengan pasukan lain dalam organisasi anda yang memerlukan statistik dalam perancangan anda.
Gunakan pendekatan pengurusan atau perancangan projek
Jika anda sukar untuk menentukan kaedah pendekatan yang sesuai untuk pasukan anda dalam perancangan projek, maka ada banyak pendekatan perancangan dan pengurusan projek yang terbina dalam yang boleh anda cuba. Pendekatan perancangan Agile mencipta jadual projek pecutan buat pasukan anda untuk menulis draf pelan dalam jangka pendek serta menawarkan peluang untuk mendapatkan maklum balas dan mengulanginya. Sebagai perbandingan, PERT atau Teknik Penilaian dan Semakan Program pula menawarkan kaedah menyeluruh untuk meninjau keperluan projek, dengan batu penanda projek dan pertimbangan pengurusan risiko yang terbina dalam. Sebagai alternatif, alatan perancangan projek seperti carta Gantt atau Matriks Eisenhower boleh membantu anda menyusun tugas dan proses dengan kaedah yang telah dicuba dan diuji.
Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan pelbagai tahap kerumitan. Walaupun pasukan anda mungkin akan mengubah suai atau meninggalkan metodologi sebegini, namun penggunaannya boleh melibatkan semua orang dengan perancangan projek sebagai satu proses.
Pastikan komunikasi ada sepanjang masa
Komunikasi yang teguh merupakan perkara yang paling penting apabila pasukan bekerja rapat dalam suatu projek. Walaupun memiliki dokumen kongsi akan membantu, anda juga harus memastikan anda mempunyai saluran yang sesuai untuk berkomunikasi dengan seluruh pasukan anda. Alat komunikasi seperti Slack membolehkan anda mencipta pelayan yang khusus untuk anda dan pasukan anda. Apabila digabungkan dengan Dropbox, anda juga dapat memulakan perbualan secara langsung daripada dokumen Paper anda atau fail lain. Sudah tentulah, anda juga memerlukan kaedah untuk mengadakan mesyuarat pasukan. Penggunaan Dropbox seiring dengan persidangan video melalui Zoom boleh membantu anda dan pasukan anda berusaha sama serta menyemak pelan anda secara serentak. Jika zon waktu menghalang pasukan yang lebih luas daripada menghadiri mesyuarat, jimatkan masa semua orang dan gunakan Dropbox Capture untuk merakam diri anda dan skrin anda untuk berkongsi kemas kini dengan rakan sekerja.
Merancang bersama sebagai sebuah pasukan
Perancangan projek tidak sepatutnya menjadi langkah awal yang memerlukan banyak tenaga pengurus projek sahaja. Bekerjasama dengan menjalankan projek secara retrospektif bersama pasukan dan menggunakan maklum balas mereka pada rancangan projek baru. Apabila seluruh pasukan menyokong dalam proses dan projek berikutnya, anda bukan sahaja menjadikan proses ini lebih berkesan, tetapi lebih bermanfaat untuk anda dan pasukan anda. Dengan menyamaratakan tanggungjawab dan mendorong semangat dalam kalangan rakan sekerja anda dalam matlamat projek, anda boleh memajukan pasukan anda dan kerja mereka secara keseluruhan. Apa-apa pun kaedah yang anda dan pasukan anda pilih untuk merancang projek, bekerjasama dalam proses tersebut akan membuahkan hasil yang lebih baik pada setiap satu projek serta bagi pasukan anda, organisasi dan diri anda dalam jangka masa panjang.
