¿Qué es la matriz de Eisenhower?
Nadie se propone ser improductivo, y menos en el trabajo. Pero a medida que la jornada laboral avanza y empiezas a ponerte al día con las cosas más urgentes mientras va creciendo la lista de tareas, se hace más difícil mantener ese compromiso con la productividad. Tanto si llegas tarde a fechas de entrega importantes como si te cuesta llevar al día proyectos a largo plazo, saber cómo priorizar tareas puede suponer la diferencia entre ir siempre con retraso o anticiparte a todo. Y aquí es donde la matriz de Eisenhower juega un papel esencial.
Entender la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower, también conocida como la caja de Eisenhower o la matriz de lo urgente/importante, es un marco de trabajo muy sencillo para priorizar tareas y gestionar la carga de trabajo. Su nombre se debe a Dwight D. Eisenhower, un general con rango 5 estrellas y trigésimo cuarto presidente de Estados Unidos. Eisenhower era conocido por sus increíbles niveles de productividad. De hecho, eran tan notables que su enfoque para establecer objetivos y gestionar el tiempo ha llevado a mucha gente ha estudiarlo de forma exhaustiva. Y uno de ellos fue Stephen Covey. En su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", Covey tradujo las ideas de Eisenhower a una herramienta muy sencilla para priorizar tareas: la matriz de Eisenhower.
Así que, ¿qué es la matriz de Eisenhower? Básicamente, se trata de una estrategia que te permite poner en práctica la siguiente frase atribuida a Eisenhower: "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". Todo lo que necesitas hacer es evaluar tus tareas en base a su urgencia e importancia.
¿Cómo funciona la caja de Eisenhower?
Tanto las empresas como las personas pueden usar la matriz de Eisenhower para planificar, delegar, priorizar y programar tareas diarias o semanales. Al asignar tareas a uno de los cuatro cuadrantes que se exponen a continuación, puedes determinar cómo de urgentes son y plantearte cuál es la mejor manera de abordarlas:
- Primer cuadrante: Urgentes e importantes (tareas que deben completarse de inmediato). Son las que deben completarse primero, lo antes posible. Suelen ser peticiones de última hora que surgen debido a imprevistos. Por lo general, las tareas como esta deberían realizarse de inmediato o el mismo día. Entre los ejemplos más comunes están cubrir a un compañero que esté de baja o lidiar con una emergencia imprevista, como una disrupción en la cadena de suministro.
- Segundo cuadrante: Importantes, pero no urgentes (tareas que se pueden posponer). Son los objetivos o tareas a largo plazo que son importantes, pero que no tienen una fecha de entrega particularmente estricta, de forma que su entrega puede posponerse. Entre los ejemplos habituales están conseguir un título profesional o planificar objetivos empresariales a largo plazo, como una reducción del presupuesto.
- Tercer cuadrante: Urgentes, pero no importantes (tareas que se pueden delegar a otras personas). Son las que deben completarse de inmediato, pero no son lo suficientemente importantes como para requerir tu atención, lo cual significa que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo. Entre los ejemplos se incluye el trabajo rutinario o las llamadas/reuniones largas que no tienen un objetivo claro.
- Cuarto cuadrante: Ni urgentes ni importantes (tareas que se pueden eliminar). Son las que suponen una distracción y deberían evitarse, si es posible. En muchos casos, puedes directamente ignorarlas o cancelarlas. Entre los ejemplos se incluyen actividades sociales o pausas para el té/café que se alargan demasiado.
En resumen, la caja de Eisenhower puede ayudarte a visualizar tus tareas dentro del contexto de su importancia y urgencia. Cuando empiezas a pensar en tu carga de trabajo teniendo en cuenta estos términos, es mucho más fácil asegurarte de que las tareas más importantes se priorizan y se completan lo más rápidamente posible.
¿Cómo distinguir entre la urgencia y la importancia?
No hay una fórmula universal para determinar la diferencia entre urgencia e importancia cuando creas la matriz de prioridades, pero es algo básico que hay que tener en cuenta. A menudo, la distinción entre ambas categorías en el mundo real es definitivamente más difícil de determinar que cuando estás elaborando una caja de Eisenhower de forma abstracta. En líneas generales, las tareas urgentes no se pueden evitar y exigen atención de forma inmediata, mientras que las tareas importantes exigen más planificación y contribuyen a los objetivos a largo plazo. Por ejemplo, responder a las llamadas de uno de tus mejores clientes es urgente, pero estar al día de los últimos estudios de tu campo de especialización es importante.
¿Qué ventajas tiene la matriz de Eisenhower?
Una de las principales ventajas de la matriz urgente/importante de Eisenhower es lo fácil que resulta de implementar. No exige comprar un paquete de software costoso ni tampoco dedicar demasiado tiempo a crear la matriz. Por lo general, la matriz de prioridad te permite mejorar la gestión del tiempo al establecer prioridades claras que no causen ambigüedades. Esto resulta especialmente útil para personas que ocupan puestos de gestión o empresarios y empresarias, además de profesionales autónomos que tengan que hacer malabares con varios proyectos o clientes a la vez.
¿Qué desventajas tiene la matriz de Eisenhower?
La matriz de priorización tiene un par de inconvenientes asociados. Con frecuencia, resulta complicado determinar la importancia de una tarea con exactitud. Esto significa que puedes acabar delegándola a la persona equivocada y que la calidad se resienta. Además, es importante recordar que puede que no siempre sea posible actuar de inmediato cuando estés lidiando con tareas urgentes. La falta de conocimiento, tiempo, normativa o burocracia, o la posibilidad de que haya varias tareas urgentes/importantes puede hacer que sea imposible seguir este método. Lo cual haría que la matriz de prioridades fuera menos efectiva en lo que respecta a la toma de decisiones y a la gestión del tiempo.
Cómo utilizar la caja de Eisenhower para gestionar tus tareas y la carga de trabajo
La matriz urgente/importante puede ser un punto de partida excelente para la gestión de trabajo o proyectos. Una vez asignadas las tareas en el cuadrante apropiado, puedes empezar a configurar los procesos de gestión de tiempo para administrar más fácilmente las actividades importantes de manera oportuna. Por ejemplo, podrías usar Dropbox para gestionar tu lista de tareas de forma más eficaz o crear una plantilla de los plazos. Puedes aprovechar las herramientas de gestión de tareas para asignar tareas urgentes o no importantes a otros miembros de tu equipo, además de establecer fechas de entrega y recordatorios de tareas importantes o no urgentes que pueden posponerse.
Quizás también merezca la pena pensar en implementar herramientas de automatización en el lugar de trabajo. La automatización, cuando es posible, resulta ideal para lidiar con tareas que tienen que completarse, pero que no requieren mucha planificación o análisis antes de abordarlas. Con las herramientas de automatización o las integraciones de la aplicación de productividad de Dropbox, puedes "delegar" tareas del tercer cuadrante (urgentes, pero no importantes) de una forma que resulte eficiente en términos temporales. Puedes asignar tareas a los miembros del equipo en Dropbox Paper con fechas de entrega, o bien trasladarlas directamente a tarjetas de Trello para los miembros de tu equipo desde archivos de Dropbox. Las herramientas de consumo de contenido automáticas pueden ayudarte a eliminar las tareas más tediosas donde es más fácil cometer errores y que suelen provocar obstáculos o retrasos. Así, te asegurarás de que tú y tu equipo trabajáis de forma más productiva en el futuro.
Además, deberías considerar combinar la caja de Eisenhower con otros enfoques de gestión del tiempo para poder obtener un mejor resultado. Por ejemplo, "Cómete una rana". "Cómete una rana" procede de una frase de Mark Twain que decía, "Si tu trabajo consiste en comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana." En un contexto empresarial, esto significa que deberías abordar la tarea más grande y compleja al principio, antes de pasar a otras más pequeñas que puedes priorizar según otros factores, como las fechas de entrega. También está el método ABCDE, en el cual básicamente asignas un valor de una letra a cada tarea según su orden de importancia, antes de completarlas en orden.
Conclusiones
La caja de Eisenhower puede ser una herramienta muy efectiva para gestionar las tareas y el tiempo. Al aprender a priorizar tareas de forma efectiva, puedes mejorar la eficiencia en tu lugar de trabajo, eliminar tareas que te hagan perder el tiempo y desarrollar tus objetivos empresariales a largo plazo.
