团队和项目规划流程

一开始就使团队成员进入项目计划流程,实现项目计划变革

合作完成一个项目的团队

项目计划流程的重要性

任何项目在开始之前都必须经历计划阶段,即确定任务、时间线、资源以及为确保项目成功所需了解的所有其他信息的过程。尽管一些项目可能比较急迫短促,但大型长期工作的计划人员需清楚计划流程的重要性。因此,这通常是高级项目经理和组织决策层的职责,但是这种方法可能会变得不可持续。

如果由经理单独决定整个项目范围,然后传递给团队成员,可能会导致团队成员对项目目标的理解出现脱节。即使您每天都与自己的团队密切合作,也并不能保证可以随着工作的推进始终与不同团队成员在多个项目上保持一致。或更糟糕的是,您只是在不停地制定计划,并且仅采取自上而下的检查方法,而团队成员只能盲目遵守一项项孤立的指示,他们不确定自己的工作方向,也不知道项目时间线中的整体进展。

如果您想在项目目标和实现这些目标的方法上与团队保持一致,最好的方法是从项目计划流程的一开始就让您的团队参与进来。

为什么要让您的团队参与项目计划?

在战略计划的第一步就让团队成员参与进来有诸多好处,这不仅是在项目生命周期中,而且后期也会给您和您的项目团队带来很多好处:

动机和责任

当团队成员只是收到简单、单独的任务指示时,他们可能很难理解总体项目目标。因此,他们可能没有考虑他们的工作对项目团队中其他人的工作以及他们产生的最终产品或项目可交付成果的影响。为您的团队提供开展协作以及明确他们在项目计划流程中职责的空间有助于他们从全局统筹考虑。这不仅可以帮助他们理解工作目的,进而理解他们的工作要达到什么质量,还可以帮助他们从整体上参与项目,使他们自己成为项目利益相关者。通过鼓励他们为项目的成功承担起那份责任感,您会发现自己管理着一支奋发努力、积极进取的团队。

提高团队成员的技能水平

您的团队总是在不断寻找可提高日常所执行任务的质量和效率的新方法。一些团队成员会积极主动地寻找参与的新机会,而另一些团队成员则需要鼓励,才能在工作场所开阔自己的视野。让您的团队参与到项目计划流程中有助于为您的团队提供试验和学习新技能的新途径。如此一来,您可以同时执行重要的计划任务,同时还可以提高团队的技能水平以及帮助他们作为团队成员不断提升自己。他们不仅会凭借自身的新技能成为项目计划流程的中坚力量,而且最终将能够领导和指导其他团队成员执行计划工作。当然,营造分享经验和相互负责的环境对于每个组织文化而言都是有益的。

通过委派提高效率

项目开始后,工作将根据团队成员的技能在团队的各个成员之间进行分配,那么为什么不在计划阶段就执行这一分配任务呢?在您的团队了解项目战略计划中的各个步骤后,便可以着手在团队成员之间分配计划的工作。这不仅可以使您无需浪费时间执行繁重的项目计划工作,而且还可以在工作如火如荼地开始时极大提高流程的效率。如果团队成员像他们执行日常工作那样熟练地进行项目计划,那么共同起草项目和确定项目范围将变得更快。只要确保这不会在您的团队中造成“孤岛”(即每个成员只是执行各自的计划任务),而应仍是一个协作过程。

如何构建团队项目计划流程

当然,与您的团队构建执行项目计划的协作方法需要正确的方法和策略。以下是团队携手更好地计划成功项目所需的一些基本要素:

团队集思广益

战略计划中最常见的第一步集思广益和构思阶段。如果您是项目经理,您不仅需要对您的团队成员敞开大门,还需要邀请他们参与到此流程中。在向他们简单介绍即将进行的项目后,请安排一次会议,与您的团队就初步计划进行集思广益。确保提前发出会议议程并确定会议目的,以确保会议有效。如果这种会议对您的团队来说是第一次举行,请尝试使用会议记录或集思广益模板,结构化方法可以帮助推动工作顺利开展。

创建共享项目计划文档

您和您的团队参与到项目计划流程中后,需创建共享的集中项目管理计划和项目计划文档。这应是团队中的每个成员了解您在流程中的什么位置以及做出了什么决定的试金石。这可以在白板上完成,但是项目管理软件和团队协作程序(例如 Dropbox Paper)可以自动化和简化此流程。整个团队可以协作处理同一个 Paper 文档,它具有内置的版本历史以及记载了谁执行了哪些更改的记录。从这里,您可以在必要时链接到其他 Paper 计划文档,或者与组织中需要了解您的计划的其他团队共享这些资料。

使用计划或项目管理方法

如果您正在苦苦寻觅一种适合您的团队在项目计划中使用的方法,有许多专门构建的项目计划和管理方法可供您选择。敏捷计划方法为团队创建了一个项目冲刺时间表,用于在短时间内草拟计划,还提供了反馈和迭代计划的机会。相比之下,PERT 或计划评审技术提供了一种综合方法,可以利用它内置的项目里程碑和风险管理考虑因素来确定项目的需求。另外,甘特图或 Eisenhower Matrix(艾森豪威尔矩阵)等项目计划工具还可以帮助您使用久经考验的方法来组织任务和流程。

每种方法都有其优势和不同程度的复杂性。尽管您的团队最终可能会对这些方法进行修改或扩展,但是使用一种方法可以使每个人都参与到项目计划流程中。

确保随时保持沟通

当团队密切合作完成项目时,保持良好的沟通至关重要。虽然共享文档会有所帮助,但您还应该确保具备与整个团队进行沟通的合适渠道。利用 Slack 之类的沟通工具,您可以为您和您的团队创建专用服务器,当与 Dropbox 结合使用时,您甚至可以直接从 Paper 文档或其他文件开始对话。当然,您还需要用于召开团队会议的方法。在通过 Zoom 协同使用 Dropbox 和视频会议时,您和您的团队可以在协作处理计划的同时审查您的计划。

作为团队共同计划

项目计划不必只是项目经理一个人要应对的艰巨第一步。如果整个团队能在此流程中以及后续项目中给予支持,您不仅可以提高此流程的效率,而且还可以为您和您的团队带来更大成效。通过分担责任和推动同事之间更加努力工作来实现项目目标,您可以提高团队及其总体工作水平。无论您和您的团队决定采用哪种方法来计划项目,在此流程中进行协作不仅会在单个项目上取得更好的结果,从长远来看,也会给您的团队、您的组织和您自己带来更好的结果。

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