Важность процесса планирования проекта
Любому проекту предшествует фаза планирования — процесс определения задач, графика работы, ресурсов и всего остального, что вам нужно знать, чтобы проект был успешным. Конечно, есть задачи, которые можно выполнить быстро, но специалисты по управлению большими, долгосрочными проектами знают, насколько важен процесс планирования. Ввиду столь высокой важности планирование — часто сфера ответственности руководителей проектов и лиц, принимающих решения в организации, но такой подход к реализации проекта может стать ущербным.
Когда отдельные менеджеры выносят решения по всему проекту и навязывают их членам рабочей группы, это может создать разногласия в понимании командой целей проекта. Даже если вы работаете в тесном контакте с вашей командой изо дня в день, не всегда возможно обеспечить согласованность с разными членами команды в нескольких проектах, когда работа набирает обороты. Или, что еще хуже, вы вообще не ведете постоянного планирования и лишь проверяете поручения, поступающие сверху, в то время как рабочие группы следуют отдельным инструкциям, четко не зная, где находится их часть работы и как она вписывается в график проекта.
Если вы хотите быть в согласии с вашими командами в вопросах целей проекта и подходов к их достижению, лучший способ достичь такой согласованности — привлечь вашу команду с самого начала к процессу планирования проекта.
Почему нужно вовлекать рабочую группу в планирование проекта?
Введение вашей команды в круг ответственных лиц в качестве первого шага в стратегическом планировании имеет множество преимуществ не только в течение жизненного цикла проекта, но и для вас и вашей команды проекта в будущем:
Мотивация и ответственность
Когда участники рабочей группы получают простые, индивидуальные сводки и задания, им может быть трудно понять общие цели проекта. Как следствие, они могут плохо представлять, как их работа повлияет на работу других в рабочей группе проекта и каковы могут быть конечные результаты проекта или продукта, который они производят. Для понимания общей цели проекта согласуйте работу своей команды с помощью устава рабочей группы. Предоставление вашей команде пространства для сотрудничества и определение роли ее участников в процессе планирования проекта поможет им увидеть более масштабную картину. Это не только поможет им понять общую цель и, следовательно, требования к их работе, но и уверовать в проект целиком и полностью, сделав их заинтересованными полноправными сторонами проекта. Пробудив в них чувство ответственности за успех проекта, вы обнаружите, что управляете гораздо более целеустремленной и мотивированной командой.
Повышение квалификации участников рабочей группы
Ваша рабочая группа всегда находит новые способы повысить качество и эффективность выполнения своих ежедневных задач. В то время как одни участники команды активно ищут новые возможности для взаимодействия, других необходимо поощрять расширять свой кругозор на рабочем месте. Привлечение вашей рабочей группы к процессу планирования проекта может помочь обеспечить ей новые возможности для экспериментирования и приобретения новых навыков. Таким образом, вы можете выполнять важные задачи по планированию, повышая профессиональный уровень своей рабочей группы и помогая сотрудникам стать ценными членами команды. Приобретя новые навыки, они не только станут важными участниками процесса планирования проекта, но и смогут вести и направлять других членов команды в планировании работы. И, конечно же, создание среды для обмена опытом и взаимной ответственности полезно для любой организационной культуры.
Эффективность посредством делегирования
Когда начинается реализация проекта, работа распределяется между участниками команды в зависимости от их навыков.Так почему бы не делегировать задания уже на этапе планирования? Как только ваша команда поймет, из каких стратегических этапов состоит проект, вы сможете разделить работу по планированию между ее участниками. Это не только освободит вас от многочисленных обязанностей по планированию проекта, но и реально повысит эффективность процесса, поскольку работа будет выполняться быстрее. Если участники команды так же хорошо разбираются в процессах планирования проектов, как и в выполнении своих повседневных обязанностей, совместная подготовка и анализ проектов станут проходить намного быстрее. Просто убедитесь, что схема, при которой каждый участник просто выполняет свои индивидуальные задачи планирования, не создает разрозненности в вашей команде. Это все равно должен быть совместный процесс.
Как построить процесс планирования проекта в команде
Конечно, формирование совместного подхода к планированию проекта с вашей командой требует правильных методов и стратегий. Вот некоторые важные идеи, которые понадобятся вашей команде, чтобы лучше планировать успешные проекты вместе:
Проводите мозговые штурмы в команде
Чаще всего первым шагом в стратегическом планировании является этап мозгового штурма и генерирования идей. Если вы менеджер проекта, вам нужно не только держать дверь открытой для участников вашей рабочей группы, но и приглашать их к участию в этом процессе. После того как вы проинформировали их о предстоящем проекте, запланируйте встречу, чтобы обсудить с вашей рабочей группой первоначальные планы. Проведите анализ premortem, чтобы участники рабочей группы смогли визуализировать проект и ожидаемые результаты. Убедитесь, что вы отправили повестку дня, и заранее определите цель встречи, чтобы она была эффективной. Если такого рода встреча происходит впервые для вашей рабочей группы, попробуйте использовать протокол встречи или шаблон мозгового штурма: структурированный подход поможет добиться результативности.
Создайте общий документ плана проекта
Как только вы и ваша команда занялись планированием проекта, разработайте и разместите в общем доступе для участников «План управления проектом» и «Документ планирования проекта». Они будут служить ориентиром для каждого участника вашей команды, помогая понять, на каком этапе процесса вы находитесь и какие решения были приняты. Можно обойтись и электронной доской, но программное обеспечение для управления проектами и программы для совместной работы, такие как Dropbox Paper, позволяют автоматизировать и упростить этот процесс. Вся команда может совместно работать над одним и тем же документом в Paper со встроенной функцией восстановления файлов, журналом версий и управления записями об изменениях. При необходимости вы можете делать ссылки на другие документы по планированию в Paper или делиться ими с другими рабочими группами в вашей организации, которым требуется соответствующая информация.
Используйте специальный подход к планированию и управлению проектом
Если вы изо всех сил пытаетесь определить подход, который будет наиболее эффективен для вашей команды при планировании проекта, то существует множество специальных подходов к планированию и управлению проектами, которые вы можете попробовать. Так, при подходе под названием «гибкое планирование» создается расписание спринтов для вашей команды — планов в виде серии коротких рабочих циклов. Также подход предлагает возможности для обратной связи и повторения циклов. Для сравнения: PERT, или метод оценки и анализа программ, предлагает сложную систему определения требований проекта, этапы внутри проекта и принципы управления рисками. Кроме того, инструменты планирования проекта, такие как диаграммы Ганта или матрица Эйзенхауэра, могут помочь вам организовать задачи и процессы с помощью проверенных на практике методов.
Каждый подход имеет свои преимущества и уровень сложности. Хотя ваша рабочая группа может в конечном итоге изменить или перерасти эти подходы, использование определенной методологии может вовлечь всех в процесс планирования проекта.
Обеспечьте связь в любое время
Тесная коммуникация имеет первостепенное значение, когда команда плотно работает над проектом. Хотя обмен документами помогает быть на связи, следует также убедиться, что у вас есть подходящие каналы для общения со всеми участниками. Инструменты для коммуникации, такие как Slack, позволяют создавать выделенные серверы для вас и рабочей группы, а используя Slack в сочетании с Dropbox, вы можете начинать обсуждение непосредственно из документов Paper или других файлов. Конечно, вам также нужен способ проведения командных встреч. Использование Dropbox в тандеме с видеоконференцией через Zoom поможет вам и вашей команде работать вместе и одновременно обсуждать планы. Если отдельные сотрудники находятся в других часовых поясах и не могут принимать участие в совещании, используйте Dropbox Capture, чтобы сделать запись экрана с голосовыми инструкциями. Это позволит информировать сотрудников обо всех изменениях, не тратя лишнего времени.
Планируйте всей командой
Планирование проекта не должно быть напряженным первым шагом, который руководители проекта предпринимают в одиночку. Проводите ретроспективный анализ проекта вместе с рабочей группой и используйте обратную связь при совместном планировании. Имея поддержку всей рабочей группы в этом процессе и последующей реализации проекта, вы можете сделать планирование не только более эффективным, но и более приятным для вас и вашей рабочей группы. Распределяя ответственность и инвестиции на цели проекта между вашими коллегами, вы можете продвигать свою рабочую группу и ее работу в целом. Какой бы метод вы и ваша рабочая группа ни решили использовать для планирования проекта, в долгосрочной перспективе сотрудничество в этом направлении приведет к лучшим результатам как для отдельных проектов, так и для вашей рабочей группы, вашей организации и для вас самих.
