Was macht eigentlich ein effektives Meeting aus?
Wir kennen es alle: das absolut unproduktive Meeting. Es ist ein Geschäftsmeeting, bei dem nichts geklärt wird, alles auf das nächste Treffen verschoben wird und alle mit dem Gefühl gehen, dass es eine totale Zeitverschwendung war. Eine Gruppe von Menschen, die sich in einem Raum versammeln, um ungezwungen über alle Punkte zu diskutieren, die ihnen gerade so in den Sinn kommen – das ist die Lehrbuchdefinition eines schlechten Meetings. Wenn Sie ein erfolgreiches Meeting durchführen möchten, müssen Sie vorausschauend denken, und wenn Meetings einen Schwerpunkt Ihrer Aufgaben bilden, dann zahlt es sich für das gesamte Team aus, wenn Sie die Meetings gut und effizient durchführen.
Vorstandssitzungen finden heutzutage aus gutem Grund oft vierteljährlich statt und nicht mehr wöchentlich. Viele Unternehmen setzen heute eher auf einen improvisierten Austausch über Neuigkeiten. Schlechte Meetings sind aber nicht nur hinderlich für alle, sie sind leider auch kostenintensiv. Eine schlechte Kommunikationseffizienz führt tatsächlich zu Verlusten von bis zu 10.000 US-Dollar pro Mitarbeiter. Die Durchführung effektiver Meetings ist also nicht nur für Sie selbst von großer Bedeutung – sie ist auch für Unternehmen jeder Größe finanziell entscheidend.
Ein intelligentes Meetingmanagement beginnt lange vor Beginn des eigentlichen Meetings und dauert noch lange nach dessen Ende an. Nachfolgend sind einige wichtige Aspekte aufgeführt, die Sie bei der Planung eines erfolgreichen Treffens mit einem Mitarbeiter, Kunden oder Ihrem gesamten Geschäftsteam beachten sollten.
Zweck des Meetings klar definieren
Viele schlechte Meetings enden damit, dass die Mitarbeiter alle einer Meinung sind, nämlich: „Ich hätte die Zeit des Meetings damit verbringen können, die Dinge umzusetzen, die wir gerade besprochen haben.“ Achten Sie darauf, den Zweck des Meetings klar zu definieren, schon lange bevor Sie es in den Kalender eintragen. Einer der besten Wege, dies zu erreichen, ist das Erstellen einer gut durchdachten Agenda.
Beginn des Meetings rechtzeitig festlegen
Kündigen Sie Meetings nicht erst kurzfristig am selben Tag – oder auch am Tag davor – an. Je früher Sie alle Teilnehmer benachrichtigen, desto besser sind Ihre Chancen auf ein erfolgreiches Meeting. Sehen Sie Meetings nicht als Machtdemonstration, bei der Sie Autorität einsetzen, um Ihr Team von wichtigerer Arbeit abzulenken. Die Tools für Aufgabenmanagement in Dropbox Paper geben einen klaren Überblick über die Arbeitsauslastung aller Beteiligten. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob das von Ihnen gewählte Datum ein guter Zeitpunkt für ein Meeting ist oder ob das Team dann wahrscheinlich dringendere Aufgaben zu erledigen hat. Auf ähnliche Weise können Sie mit Zeitmanagement-Tools wie diesem sehen, ob bei Projekten Probleme aufgetreten sind und ob ein Meeting notwendig ist, um eventuelle Schwierigkeiten zu überwinden. Wenn Ihr Team über das ganze Land oder sogar über den ganzen Globus verteilt ist, müssen Sie außerdem einen Zeitpunkt finden, der für alle in jeder Zeitzone geeignet ist. Wenn Sie keinen Zeitrahmen finden können, der für alle geeignet ist, prüfen Sie ob ein Meeting absolut erforderlich ist. Sie könnten stattdessen Tools wie Dropbox Capture verwenden, um Videonachrichten oder -aufzeichnungen von Ihnen zu senden, in denen Sie Ihr Werk präsentieren. Virtuelle Teams können Ihre Präsentation dann zu einem für sie passenden Zeitpunkt ansehen.
Nur relevante Teilnehmer einladen
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen eingeladen werden. Laden Sie keine ganzen Teams ein, wenn Sie wissen, dass einige Mitglieder dringendere Prioritäten haben oder eventuell nicht so stark in ein Projekt involviert sind. Schließen Sie ebenso wenig Junior-Teammitglieder oder Praktikanten aus, die vielleicht neue Perspektiven bieten können. Und dank der Integration von Zoom und Slack-Apps in Dropbox für Teams gibt es keinen Grund mehr, Mitglieder von Remotemeetings auszuschließen. Berücksichtigen Sie die Best Practices für Remotemeetings, um alle Mitarbeiter einzubeziehen. Sie können das Meeting abhalten, Meetingnotizen anfertigen und die Ergebnisse ohne Kontextwechsel an alle Teammitglieder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens senden. Alle Teilnehmer sollten eben genau deshalb dabei sein, um teilnehmen zu können. Achten Sie also darauf, alle Mitarbeiter einzuladen, die von den Meetingthemen direkt betroffen sind. Erfolgreiche Meetings sind letztlich der Schlüssel zu einer effektiveren Zusammenarbeit im Team.
Informationen austauschen, nicht nur Input erwarten
Wenn Sie neue Ideen für ein Projekt brainstormen müssen, laden Sie Ihre Teammitglieder nicht einfach in einen Meetingraum ein und erwarten Sie, dass sie dies vor Ort tun. Lassen Sie sich bei der Planung von Meetings – insbesondere zum Brainstorming– inspirieren und schreiben Sie zunächst Ihre eigenen Ideen auf. Lassen Sie den Teilnehmern dann rechtzeitig eine Vorankündigung zukommen, damit sie gut vorbereitet zum Meeting erscheinen können. Bitten Sie die Mitglieder, bei der Planung von Aufgaben oder Zielen im Voraus die SMART-Ziele zu berücksichtigen und stimmen Sie die angestrebten Ergebnisse ab. Die Teilnehmer sollten in der Lage sein, einen wertvollen Beitrag zu leisten. Erstellen Sie deshalb am besten ein passendes Dokument auf Paper, in das sich die Mitarbeiter vor dem Meeting einlesen und natürlich auch ihre eigenen Ideen einbringen können.
Entscheidungsfindung aktiv fördern
Effektive Meetings sollten wie jede andere Aufgabe auch angegangen werden: Sie beginnen mit einem bestimmten Zweck und enden mit einer Lösung oder zumindest mit den vereinbarten Schritten hin zu einer Lösung. Wenn es bei dem Meeting darum geht, ein Problem zu überwinden, geben Sie allen Anwesenden die Möglichkeit, sich zu äußern, wie das Problem in Angriff genommen werden soll. Verbringen Sie Ihre Meetingzeit dann damit, das Problem aktiv im Team zu lösen. Lassen Sie kein Meeting enden, ohne dass sich jeder Mitarbeiter über einen Maßnahmenplan im Klaren ist – mit festgelegten Fristen dafür, wer bis zu welchem Zeitpunkt bestimmte Aufgaben erledigen muss.
Meetings erfolgreich durchführen
Effektive Meetings müssen auch nicht immer in einem physischen Meetingraum stattfinden. Wenn einige Teammitglieder remote arbeiten, ist dieser Plan ohnehin nicht immer möglich. Ein gutes Meeting sollte niemals davon abhängen, wo es durchgeführt wird – Zoom oder Google Hangouts bieten einen perfekten Rahmen.
Es gibt keinen Grund dafür, einen einzelnen Mitarbeiter ein Protokoll anfertigen zu lassen, wenn alle Teilnehmer live Notizen in ein gemeinsames Dokument eingeben können. Auch wenn dies als ein Fall von „zu vielen Köchen“ erscheinen mag, ermutigt es doch alle, sich wirklich in Echtzeit in das Meeting einzubringen. Wenn Teammitglieder an entfernten Standorten aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen oder einer schlechten Internetverbindung erst während eines Meetings hinzustoßen, müssen sie nicht bis zum Ende warten, um zu sehen, was sie verpasst haben. Sie können es direkt im Live-Dokument nachlesen. Und für eher introvertierte Personen können sich so erstellte Meetingnotizen ebenfalls als effektiver erweisen. Sie können wichtige Punkte aus der Perspektive aller bearbeiten und aufnehmen und später in eine Folge-E-Mail einfügen.
Folge-E-Mails sollten immer verschickt werden – denn selbst im besten Fall ist es unwahrscheinlich, dass Sie sich an alles erinnern, was in einem Meeting erwähnt wurde, selbst wenn Sie sich Notizen gemacht haben. Eine vom Meetingplaner verfasste Folge-E-Mail hilft den Teilnehmern, wichtige Diskussionspunkte zu erkennen und Prioritäten zu setzen. Ein Meeting ist dann wirklich erfolgreich, wenn jeder in der Lage ist, sich genau zu erinnern, was besprochen wurde. Wenn Ihr Tag voll von Meetings und Notizen ist, dann bringen Sie diese mithilfe einer Vorlage für Meetingnotizen in ein übersichtliches Format.
Verschiedene Arten von Meetings
Nicht jedem Meeting muss ein massives Gewicht beigemessen werden. Ein Agenda-Punkt Ihres Meetings könnte beispielsweise einfach zwischen Ihnen, dem Finanzmanager und einem Whiteboard geregelt werden – oder mithilfe einer praktischen Dokumentenscanner-App für alle Rechnungen. Bei einem Meeting kann es sich einfach um eine kurze Unterhaltung über Slack mit einem Freiberufler handeln, während der Sie mitteilen, dass Sie bei Bedarf jederzeit verfügbar sind. Oder vielleicht geht es darum, sich mit einer Kollegin beim Mittagessen auf den neusten Stand zu bringen. Letzten Endes sind Meetings einfach eine Möglichkeit, um die Kommunikation am Laufen zu halten. Schreiben Sie Probleme nicht ab, nur weil sie nicht in einem offiziellen Meeting besprochen wurden, und vergessen Sie nicht nachzufassen, nur weil nicht mehr als zwei Kollegen anwesend waren. Denken Sie daran: Jedes Meeting zählt – egal, wie klein es ist.
Mehr Anreize für Ihre Meetings
Wenn es bei Ihrem Meeting beispielsweise um Neuigkeiten aus dem Büro oder um die Vorstellung neuer Teammitglieder geht, mag dies für manche als nicht unbedingt notwendig erscheinen. Im Hinblick auf die Teamentwicklung sind solche Treffen jedoch für Ihre gesamte Unternehmenskultur von entscheidender Bedeutung. Geben Sie Teammitgliedern gute Gründe für ihr Kommen – mit attraktiven Anreizen wie einem leckeren Lunch, das ein produktives Meeting in ein echtes Teamevent verwandeln kann. Sie könnten auch andeuten, dass Sie etwas Spannendes zu verkünden haben, selbst wenn es nur der Ort der Weihnachtsfeier ist.
Jetzt kann jeder Meetings planen
Die veraltete Regel, dass Meetings nur von Vorgesetzten organisiert werden können, ist zum Glück längst überholt. Denn Kommunikation geht in beide Richtungen. Wenn Sie also der Meinung sind, dass ein Meeting sinnvoll ist, organisieren Sie einfach eines. Sorgen Sie dabei allerdings unbedingt dafür, dass das Meeting effektiv ist und keine Zeitverschwendung darstellt.
Bei Meetings können alle Beteiligten ihre neusten Ideen austauschen, aber natürlich auch Bedenken äußern und zur Sprache bringen. Angenommen, es gibt ein Problem, das selbst das beste Aufgabenmanagement-Tool nicht richtig bewältigen kann. Dann ist es eine hervorragende Gelegenheit, das Thema persönlich in Ihrem Team anzusprechen. Bei Meetings geht es darum, jedem eine Stimme zu geben – unabhängig von seiner Rolle oder seinem Standort. Mit effektiven digitalen Tools lässt sich heute jedes Meeting reibungslos gestalten.
