Was ist die Eisenhower-Matrix?
Kaum jemand möchte unproduktiv sein – schon gar nicht bei der Arbeit. Aber je weiter der Tag voranschreitet und je mehr wichtige Anfragen Ihre Aufgabenliste füllen, desto schwieriger wird es, die Produktivität aufrechtzuerhalten. Egal, ob Sie wichtige Termine verpassen oder Schwierigkeiten haben, bei langfristigen Projekten im Zeitplan zu bleiben: Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, kann den Unterschied zwischen einem Rückstand und dem Spitzenplatz ausmachen. Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel.
Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip
Die Eisenhower-Matrix – auch Eisenhower-Prinzip oder Dringlichkeits-/Wichtigkeitsmatrix genannt – bietet einen einfachen Rahmen für die Priorisierung von Aufgaben und die Verwaltung der Arbeitsbelastung. Sie ist nach Dwight D. Eisenhower benannt – Fünf-Sterne-General und 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten. Eisenhower war für seine unglaubliche Produktivität bekannt. Diese war so hoch, dass seine Herangehensweise an das Setzen von Zielen und das Zeitmanagement von vielen umfassend untersucht wurde, unter anderem von Stephen Covey. In seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ platzierte Covey Eisenhowers Ideen in ein einfaches Werkzeug zur Aufgabenpriorisierung: die Eisenhower-Matrix.
Was ist die Eisenhower-Matrix? Es handelt sich im Wesentlichen um eine Strategie, mit der Sie das folgende, Eisenhower zugeschriebene Zitat in die Praxis umsetzen können: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind niemals dringend.“ Sie müssen einfach nur Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Unternehmen und Einzelpersonen können mit der Eisenhower-Matrix ihre täglichen oder wöchentlichen Aufgaben planen, delegieren, priorisieren und terminieren. Indem Sie Ihre Aufgaben einem der vier unten dargestellten Quadranten zuordnen, können Sie feststellen, wie dringend sie sind, und herausfinden, wie sie behandelt werden müssen:
- Erster Quadrant: Dringend und wichtig (sofort zu erledigende Aufgaben) – dies sind Aufgaben der Kategorie „Zuerst erledigen“, die schnellstmöglich erledigt werden müssen. In der Regel handelt es sich dabei um Anfragen in letzter Minute, die durch unvorhergesehene Umstände entstehen. Solche Aufgaben sollten sofort oder am selben Tag erledigt werden. Beispiele hierfür sind die Übernahme eines Projekts für einen erkrankten Kollegen oder die Reaktion auf einen unvorhergesehenen Notfall, wie eine Unterbrechung der Lieferkette.
- Zweiter Quadrant: Wichtig, aber nicht dringend (Aufgaben, die für später eingeplant werden müssen) – dies sind langfristige Ziele/Aufgaben, die wichtig sind, aber keinen festen Termin haben, sodass eine spätere Erledigung geplant werden kann. Beispiele hierfür sind der Erwerb einer beruflichen Qualifikation oder die Planung langfristiger Geschäftsziele, zum Beispiel eine Budgetkürzung.
- Dritter Quadrant: Dringend, aber nicht wichtig (an jemanden zu delegierende Aufgaben) – diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden, sind aber möglicherweise nicht so wichtig, dass sie Ihre Aufmerksamkeit erfordern, weshalb sie an andere Mitglieder Ihres Teams delegiert werden können. Beispiele hierfür sind Routinearbeiten oder lange Besprechungen/Telefonate ohne klaren Zweck.
- Vierter Quadrant: Weder dringend noch wichtig (zu streichende Aufgaben) – diese Aufgaben stellen eine Ablenkung dar und sollten möglichst vermieden werden. In vielen Fällen können Sie solche Aufgaben einfach ignorieren oder streichen. Beispiele hierfür sind soziale Aktivitäten oder unnötig lange Kaffeepausen.
Vereinfacht ausgedrückt hilft Ihnen die Eisenhower-Matrix, Ihre Aufgaben im Kontext von Wichtigkeit und Dringlichkeit darzustellen. Wenn Sie Ihr Arbeitspensum unter diesen Aspekten einordnen, stellen Sie viel einfacher sicher, dass die wichtigsten Aufgaben priorisiert und schnellstmöglich erledigt werden.
Wie unterscheidet man zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit?
Es gibt keine allgemeingültige Formel für die Abgrenzung von Dringlichkeit und Wichtigkeit beim Erstellen einer Prioritätenmatrix. Dieser Aspekt muss aber unbedingt beachtet werden. In der realen Welt ist die Unterscheidung zwischen diesen beiden Kategorien meist entschieden schwieriger, als in einer theoretischen Eisenhower-Matrix. Eine kurze Formel lautet, dass dringende Aufgaben unvermeidlich sind und sofortige Aufmerksamkeit erfordern, während wichtige Aufgaben mehr Planung erfordern und zu langfristigen Zielen beitragen. So ist es beispielsweise dringend erforderlich, die Anrufe eines Großkunden zu beantworten, während es wichtig ist, auf dem neuesten Stand der Forschung in Ihrem Gebiet zu bleiben.
Welche Vorteile bietet die Eisenhower-Matrix?
Einer der Hauptvorteile der Dringlichkeits-/Wichtigkeitsmatrix von Eisenhower ist die unkomplizierte Implementierung. Sie müssen weder ein kostspieliges Softwarepaket kaufen noch erhebliche Zeit für die Erstellung der Matrix aufwenden. Ganz allgemein bietet Ihnen die Prioritätenmatrix die Möglichkeit, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, indem Sie klare und eindeutige Prioritäten festlegen. Dies ist besonders nützlich für Personen in Management- oder Eigentümerpositionen sowie für Freiberufler, die möglicherweise Aufgaben aus mehreren verschiedenen Projekten oder für mehrere Kunden gleichzeitig bewältigen müssen.
Welche Nachteile hat die Eisenhower-Matrix?
Die Prioritätenmatrix hat einige Nachteile. Der wichtigste Nachteil ist, dass es oft schwierig ist, die Wichtigkeit einer Aufgabe genau zu bestimmen. Dies kann dazu führen, dass Sie eine Aufgabe an die falsche Ressource delegieren und Qualitätseinbußen hinnehmen müssen. Darüber hinaus ist es wichtig, daran zu denken, dass es nicht immer möglich ist, dringende Aktivitäten sofort zu erledigen. Fehlende Informationen, Zeitmangel, Vorschriften und Bürokratie oder mehrere dringende/wichtige Aufgaben können dies unmöglich machen. Dies verringert die Effektivität der Prioritätenmatrix im Hinblick auf die Entscheidungsfindung und das Zeitmanagement ein wenig.
So nutzen Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Aufgaben und Ihr Arbeitspensum zu verwalten
Die Dringlichkeits-/Wichtigkeitsmatrix kann ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für das Arbeits- und Projektmanagement sein. Nachdem Sie Ihre Aufgaben den entsprechenden Quadranten zugeordnet haben, können Sie beginnen, Zeitmanagementprozesse einzurichten, die Ihnen helfen, wichtige Aktivitäten fristgerecht zu erledigen. Sie könnten zum Beispiel Dropbox nutzen, um Ihre Aufgabenliste effektiver zu verwalten und eine Zeitachsenvorlage zu konstruieren. Sie können mit diesen Aufgabenverwaltungstools dringende/unwichtige Aufgaben anderen Mitgliedern Ihres Teams zuweisen, während Sie auch Fälligkeitstermine und Erinnerungen für wichtige/nicht dringende Aufgaben festlegen können, die für einen späteren Termin geplant werden können.
Auch die Implementierung von Werkzeugen für die Arbeitsplatzautomatisierung kann eine Überlegung wert sein. Automatisierung bietet – dort, wo sie möglich ist – eine großartige Möglichkeit, um Aufgaben zu bewältigen, die zwar erledigt werden müssen, im Vorfeld aber nicht viel Planung oder Analyse erfordern. Mithilfe von Automatisierungstools oder Integrationen in der Dropbox-Produktivitätsapp können Sie Aufgaben des dritten Quadranten (dringend, aber nicht wichtig) auf eine für Ihr Unternehmen zeiteffiziente Weise „delegieren“. In Dropbox Paper können Sie Teammitgliedern Aufgaben mit Fristen zuweisen oder sie aus Dropbox-Dateien direkt in Trello-Karten für Ihre Teammitglieder übertragen. Tools zur automatischen Aufnahme von Content helfen Ihnen, zeitaufwendige, fehleranfällige Aufgaben zu eliminieren, die womöglich zu Engpässen führen, sodass Sie und Ihr Team in Zukunft produktiver arbeiten.
Darüber hinaus können Sie die Eisenhower-Matrix gegebenenfalls mit anderen Zeitmanagementansätzen kombinieren, um ein besseres Ergebnis zu erzielen. Zum Beispiel mit der Eat-the-Frog-Methode. Diese Methode lehnt sich an ein Zitat von Mark Twain an, das besagt: Wenn es Ihr Job ist, einen Frosch zu essen, dann erledigen Sie das am besten gleich morgens. Im beruflichen Kontext bedeutet dies, dass Sie zuerst Ihre größte oder komplexeste Aufgabe in Angriff nehmen sollten, bevor Sie sich den kleineren Aufgaben zuwenden, die Sie anhand anderer Faktoren, zum Beispiel der Fristen, priorisieren könnten. Oder Sie nutzen die ABCDE-Methode, bei der Sie Ihren Aufgaben einen Buchstaben zuweisen, der die Wichtigkeit beschreibt, und sie dann in dieser Reihenfolge erledigen.
Abschließende Überlegungen
Die Eisenhower-Matrix kann ein äußerst wirksames Tool für das Aufgaben- und Zeitmanagement sein. Wenn Sie lernen, Ihre Aufgaben effektiv zu priorisieren, können Sie Ihre Effizienz am Arbeitsplatz verbessern, zeitraubende Aktivitäten eliminieren und auf Ihre langfristigen Geschäftsziele hinarbeiten.
