Unterstützen Sie Ihr Team durch effektives Delegieren von Aufgaben

Was bedeutet „Delegieren“?

Delegieren bedeutet, dass Sie Aufgaben an andere Personen übertragen. Und nein, es geht nicht um „Du machst es, weil ich nicht will“. Bei einem delegierenden Führungsstil geht es nicht darum, die Aufgaben weiterzugeben, auf die man keine Lust hat, sondern darum, Verantwortung, Rechenschaftspflichten und Möglichkeiten zu übertragen. Natürlich könnten Sie den Bericht selbst schreiben, wie Sie es schon hundertmal zuvor getan haben, aber Sie könnten auch Ihr Junior-Teammitglied darum bitten und ihm eine neue Erfahrung ermöglichen. So einfach findet berufliche Weiterentwicklung statt.

Verantwortung zu delegieren ist ein Grundprinzip jeder Hierarchie, auch wenn Ihre Unternehmenskultur darauf abzielt, sie flach zu halten. Jeder braucht eine Chance, sich selbst zu beweisen, und das ist etwas, was nur durch die Delegation von Aufgaben erreicht werden kann. 

Tipps für effektives Delegieren

Effektives Delegieren erfordert gewisse Übung. Sie können nicht einfach Aufgaben verteilen und erwarten, dass Ihr Team mit jeder delegierten Aufgabe glücklich ist. Sie müssen sicherstellen, dass Sie jedem Mitarbeiter die richtige Aufgabe gegeben haben. Beim erfolgreichen Delegieren geht es darum, die Talente jedes einzelnen Teammitglieds zu nutzen und es ihm zu ermöglichen, nebenbei neue Fähigkeiten zu erlernen.

Hier einige Top-Tipps, wie Sie Aufgaben effektiv verwalten können:

Kennen Sie Ihr Team.

Jeder hat andere Stärken und Schwächen. Die Mitglieder Ihres Teams arbeiten möglicherweise alle gemeinsam im Marketing, aber jeder einzelne verfügt über ganz eigene, sehr wertvolle Fähigkeiten. Es ist Ihre Aufgabe als effektive Führungskraft, sie zu erkennen. Zum Beispiel sollten Sie vermeiden, organisatorische Aufgaben eher an kreative als an logische Denker zu vergeben. Andernfalls nutzen Sie nicht nur die Fähigkeiten Ihres Teams nicht, sondern könnten auch Ressentiments schüren, da Ihre Teammitglieder sehen, dass ihre individuellen Fähigkeiten nicht anerkannt oder geschätzt werden.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu vermeiden, besteht darin, ein gewisses Maß an Freiwilligkeit zuzulassen. Erstellen Sie eine Aufgabenliste, die leicht geteilt, bearbeitet und aktualisiert werden kann. Fragen Sie Ihre Teammitglieder zunächst, ob sie eine bestimmte Aufgabe übernehmen möchten. Menschen suchen sich natürlich das aus, von dem sie wissen, dass sie darin erfolgreich sein können. Auf diese Weise können Sie die besten Fähigkeiten Ihres Teams in der Praxis sehen und darauf bei der zukünftigen Delegation von Aufgaben aufbauen.

Es geht nicht um die Arbeit, sondern darum, wie Menschen sie erledigen

Projektmanagement und Führung sind eine ebenso große Herausforderung wie jede der delegierten Aufgaben, die Sie verteilen. Nehmen Sie sich die Zeit, zu verstehen, was Ihr Team benötigt und wie genau Sie es bereitstellen können. Hat Ihr Team genug Zeit? Ist diese Aufgabe zu wichtig, um sie jemand anderem als einem leitenden Teammitglied zu übertragen? Erlaubt Ihr Arbeitsablauf die einfache Einbindung von jüngeren Teammitgliedern in das Projekt? Bei echten Führungsqualitäten geht es darum, die Person wertzuschätzen, nicht nur ihre Arbeit.

Als Teamleiter müssen Sie die beste Umgebung für die Erfüllung der verschiedenen Funktionen schaffen. Sei es die Einrichtung eines Smart Workspace, die Schaffung von Möglichkeiten wie flexibles Arbeiten, um Burnout zu vermeiden, oder die Wahl neuer Manager, die mehr Struktur und Führung bringen.

Nicht mikromanagen, aber reagieren

Gute Führungskräfte müssen darauf achten, dass Sie Mitarbeitern ausreichend Freiraum lassen. Mikromanagement ist fast immer hinderlich und beeinträchtigt die Teamarbeit. Der Delegationsprozess bedeutet, dass Sie anderen die Kontrolle über Aufgaben übertragen. Sie schenken ihnen Vertrauen und geben ihnen die Möglichkeit, die Herausforderung anzunehmen. Das ist es, worum es bei der Teamzusammenarbeit geht. Indem Sie sich weigern, die Kontrolle ganz aus der Hand zu geben, schaffen Sie aktiv Arbeitssilos und werden die Auswirkungen davon im Endergebnis zu spüren bekommen.

Wenn etwas schiefgeht, müssen Sie als Manager dafür geradestehen. Stellen Sie sicher, dass Sie Raum für die Behebung von Startschwierigkeiten gewähren und eine Struktur haben, in der Teammitglieder bei neuen Aufgaben auf jemanden zurückgreifen können. Auf diese Weise müssen sie das Problem nicht direkt an Sie eskalieren, sobald etwas schiefläuft. Das bedeutet nicht, dass Sie nicht den Überblick behalten können – Sie können immer noch ein Auge auf die Dinge haben, indem Sie gemeinsame Dokumente und Anmerkungen nutzen. So bleiben Sie auf dem Laufenden, ohne Ihrem Team zu sehr im Nacken zu sitzen.

Fassen Sie nach

Nur weil Sie Aufgaben delegieren, heißt das nicht, dass Sie keine eigenen mehr haben. Sie sind immer noch da, um eine effektive Führungskraft zu sein, also seien Sie eine. Holen Sie oft Rückmeldungen von Ihrem Team ein, stellen Sie sicher, dass Sie ansprechbar sind, wann immer das Team Sie braucht. Bieten Sie konstruktive Kritik und stellen Sie sicher, dass Sie Teammitglieder anleiten, die zum ersten Mal eine neue Aufgabe übernehmen. Denken Sie daran: Wenn sich jemand mit einer Aufgabe schwertut, kann das auf einen Mangel an effektivem Management zurückzuführen sein.

Tools wie der Dateiversionsverlauf und die Wiederherstellung sind hier ideal. Vielleicht macht ein Teammitglied etwas falsch und muss ein paar Schritte zurücktreten. Vielleicht haben Teammitglieder vor lauter Sorge um ihre neuen Aufgaben den Blick für das große Ganze verloren und müssen sich auf die eigentliche Aufgabe zurückbesinnen. Dropbox kann dabei helfen, alle diese sehr menschlichen Verhaltensweisen in Einklang zu bringen, die auftreten, wenn ein Team zusammen lernt und wächst.

Teilen Sie so viel wie möglich

Wenn Sie es gewohnt sind, allein zu arbeiten, denken Sie vielleicht, dass es ausreicht, wenn Sie bei der Lösung eines Problems alle wichtigen Informationen zur Hand haben. Wenn Sie jedoch Aufgaben delegieren und Ihr Team motivieren müssen, benötigt auch Ihr Team alle diese wichtigen Informationen. Wissen ist wirklich Macht, und Ihr Team muss stets auf dem Laufenden sein. Geben Sie immer die Fälligkeitsdaten, Dateien und wichtige Korrespondenz im Zusammenhang mit den von Ihnen delegierten Aufgaben weiter. Dabei geht es nicht darum, sich seiner Verantwortung zu entledigen, sondern darum, sicher sein zu können, dass sie von einem einzelnen, kollaborativen, effektiven Team geteilt wird. Einem Team, dem Sie es nun ermöglicht haben, nach bestem Wissen und Gewissen zu reagieren.