Was kann man sich unter einem Silo vorstellen?
Wenn ein Unternehmen wächst, nimmt die Silobildung unweigerlich zu. Würde alles nach Plan verlaufen, wäre jedes Mitglied Ihres Teams automatisch über wichtige Projekte auf dem Laufenden. In einer idealen Welt gäbe es keine Kommunikationsverzögerungen zwischen den verschiedenen Abteilungen. Aber selbst die modernsten, innovativsten Unternehmen sind nicht immun gegen Silos. Das bedeutet allerdings noch lange nicht, dass sie nicht beseitigt oder verhindert werden können.
Silobildung ist sowohl für große als auch für kleine Unternehmen ein schwieriges Thema. Doch was ist eigentlich ein Silo? Ein Silo ist ein System, das verschiedene Arten von Mitarbeitern voneinander trennt, in der Regel getrennt nach Abteilungen. Dies führt zu Barrieren, die der teamübergreifenden Zusammenarbeit und Kommunikation im Weg stehen, die Effizienz mindern und den Informationsfluss behindern.
An dieser Stelle sei gesagt, dass „Silos“ nicht mit „Teams“ gleichzusetzen sind. Es gibt kein grundsätzliches Problem in einem Unternehmen mit einer Reihe von spezialisierten, kleinen Teams. Tatsächlich sind spezialisierte Teams sogar eine großartige Möglichkeit, den Fokus zu verstärken und die Verantwortlichkeit innerhalb Ihres Unternehmens zu erhöhen. Organisatorische Silos hingegen beziehen sich darauf, wie Teams arbeiten – und zwar nicht gerade auf eine besonders positive Art. Wenn es heißt, dass Teams „in Silos arbeiten“, bedeutet das, dass die Teammitglieder von dem Unternehmen als Ganzes abgekoppelt sind. Daraus ergeben sich Engpässe, Fehlkommunikation und unzählige andere Probleme.
Und was genau ist an der Arbeit in Silos schlecht?
Die Arbeit in Silos kann schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Silos verursachen interne Revierkämpfe und können zu einem Mangel an Vertrauen innerhalb des Unternehmens führen. Dies kann sowohl Ineffizienzen als auch Entlassungen innerhalb der Abteilungen zur Folge haben. Praktisch gesehen hören Teams auf, miteinander zu reden, Feedback wird nicht mehr weitergegeben und Fehlkommunikation lässt Projekte aus dem Ruder laufen. Sehr schnell fängt Ihre Unternehmensstruktur an, der Innovation Einhalt zu gebieten, und kleine Risse im Fundament erscheinen unüberwindbar.
Daten sind der Schlüssel für ein möglichst positives Kundenerlebnis, wobei eine Informationssilo-Mentalität auch der Kundenzufriedenheit verheerenden Schaden zufügen kann. Wenn Teams nicht zum Informationsaustausch ermutigt werden, sind sie vielleicht nicht in der Lage, alle Daten effektiv zu nutzen. Infolgedessen spielt das Abbauen von Silos eine wichtige Rolle für den Erfolg – oder Misserfolg – Ihres Unternehmens.
Organisatorische Silos endlich überwinden
Sobald Sie organisatorische Silos in Ihrem Unternehmen erfolgreich identifiziert haben, ist es Zeit, zu handeln. Die möglichst frühzeitige Implementierung langfristiger, skalierbarer Lösungen kann dazu beitragen, die Erstarrung Ihres Arbeitsplatzes in eine Kultur abgeschotteter, fragmentierter Silos zu verhindern. Aber wie funktioniert das? Nachfolgend sind unsere Taktiken zur Auflösung unerwünschter Silos in Ihrem Unternehmen aufgeführt:
Den größeren Zusammenhang verdeutlichen
In vielen Fällen bilden sich organisatorische Silos, wenn Mitarbeiter nicht dem Unternehmen als Ganzes, sondern in erster Linie ihrem Team oder ihrem Vorgesetzten gegenüber Loyalität entwickeln. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie Teams dabei helfen, zu verstehen, wie sie zum übergeordneten Gesamtgefüge beitragen – ganz besonders dort, wo das Team und dessen Arbeit zum gemeinsamen Ziel Ihres Unternehmens passen. Dadurch können Ihre Abteilungsteams sich selbst als Teams betrachten, in dem alle an einem Strang ziehen, und nicht als nach innen gerichtete Silos, die ihre Interessen verteidigen.
Transparenz und Kommunikation sind von zentraler Bedeutung, weil sie ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung im gesamten Unternehmen fördern. Wenn Ihre Vertriebsteams erst einmal verstehen, was in der Marketingabteilung genau passiert, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich geringer, dass Informationen und Ressourcen einfach für sich behalten werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Mission des Unternehmens über verschiedene Medien kommunizieren, damit sie für Ihre Mitarbeiter immer im Vordergrund steht.
Organisatorische Silos von oben nach unten angehen
Die Hauptursache von Silos ist fast immer das Ergebnis von Fehlern auf Führungsebene. Wenn sich Ihr Führungsteam nicht auf die übergeordneten Ziele Ihres Unternehmens konzentriert, dann ist es unwahrscheinlich, dass Sie Informationssilos effektiv umschiffen können. Sobald sich die Unternehmensführung aber in die einheitliche Vision des Unternehmens einfügt und sich dem Konzept des kooperativen Verhaltens und der funktionsübergreifenden Teamarbeit verpflichtet, folgen Ihre Teams viel einfacher diesem Beispiel.
Was können Sie konkret tun, um zur Bildung eines einheitlichen Führungsteams beizutragen? Als Führungskraft müssen Sie ein Umfeld schaffen, das Diskussionen aktiv fördert. Geben Sie allen die Gelegenheit, ihre Ansichten auszutauschen, und sorgen Sie dafür, dass alle Mitglieder des Führungsteams das Gefühl haben, dass ihre Meinung gehört und berücksichtigt wird. Aber sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, muss die Führungsebene damit beginnen, gemeinsam auf das gemeinsame Ziel Ihres Unternehmens hinzuarbeiten.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit etablieren
Es ist wichtig, dass sich Teammitglieder nicht nur ihrem Team, sondern dem Unternehmen als Ganzes zugehörig fühlen. Indem Sie die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördern, können Sie sicherstellen, dass Teammitglieder abteilungsübergreifende Beziehungen knüpfen, und so die Koordination und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessern. Außerdem ist es eine wunderbare Möglichkeit, endlich einigen der betrieblichen Ineffizienzen entgegenzuwirken, die sich aus organisatorischen Silos ergeben – beispielsweise repetitive Aufgaben oder längere Zykluszeiten.
Funktionsübergreifende Teams, die sich aus einzelnen Mitarbeitern aus verschiedenen Funktionsbereichen zusammensetzen, können eine gute Lösung sein. Ein funktionsübergreifendes Team kann zum Beispiel aus einer Mitarbeiterin aus dem Finanzbereich, einem Designer, einer Entwicklerin, einem Marketingspezialisten usw. bestehen. Diese organisatorische Struktur fördert nicht nur positive Begegnungen und die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern, sondern hilft auch, Übergaben und Unterbrechungen im Kontext zu reduzieren. Dadurch wird sichergestellt, dass ein einziges Team einen möglichst großen Teil des Kundenlebenszyklus abdecken kann.
Funktionsübergreifende Schulungen anbieten
Spezialisierung ist zwar wichtig, doch es empfiehlt sich auch, Informationen und Fachwissen über funktionsübergreifende Schulungen auszutauschen. Die Planung regelmäßiger, abteilungsübergreifender Schulungen kann dazu beitragen, Ihre Mitarbeiter für Ressourcen und Informationen zu sensibilisieren, die für andere Abteilungen nützlich sein können. Außerdem ist dies eine Möglichkeit, die berufliche Entwicklung zu fördern, da die Teams so besser verstehen, welche Aspekte des Unternehmens am besten zu ihren Interessen und Kompetenzen passen.
Es gibt natürlich noch viele andere Wege, wie Sie Grenzen zwischen den Abteilungen überwinden können. Ein Beispiel sind die „Hackathon-Sitzungen“, die durch führende Unternehmen im Silicon Valley eine gewisse Popularität erlangt haben. Teilnehmer bilden dabei Gruppen mit Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen, wodurch die Abteilungsgrenzen verschwimmen und die Silo-Mentalität, die so viele große Technologie-Start-ups betrifft, überwunden wird.
Intelligenter arbeiten mit Dropbox
Schließlich gibt es eine breite Palette von Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Ihre Teams dazu anregen können, nicht mehr in Silos, sondern smarter als Team zu arbeiten. Der Dropbox Smart Workspace bietet einen zentralen, übersichtlichen Arbeitsbereich, der dafür sorgt, dass all Ihre Inhalte und bevorzugten Tools leicht zugänglich sind. Der Smart Workspace bringt alle mit einem Projekt oder einer Datei verbundenen Mitarbeiter zusammen. So eröffnet sich Ihnen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit smart zu zentralisieren, statt die Kommunikation über mehrere Kanäle weiter zu fragmentieren. Sie können außerdem ganz einfach eine Bildschirmaufnahme mit Dropbox Capture erstellen und teilen und so sicherstellen, dass Ihre Botschaft und deren Wortlaut gehört wird. Ein Video ist viel persönlicher als eine weitere PDF-Datei.
Das Auflösen von Silos innerhalb eines Unternehmens ist nie eine leichte Aufgabe, andererseits können Sie es sich aber auch nicht leisten, diese Aufgabe zu ignorieren. Indem Sie Teams ermutigen, sich auf eine gemeinsame Vision einzulassen und agil zusammenzuarbeiten, können Sie auf die Beseitigung von organisatorischen Silos an Ihrem Arbeitsplatz hinarbeiten und so Ihr Unternehmen auf mehr Erfolg vorbereiten.
