Was ist Dokumentenmanagement?
Das Dokumentenmanagement ist, wie der Name schon sagt, der Prozess der Organisation und Sicherung der Dokumente einer Organisation. Für Unternehmen sollte dieser Prozess über den gesamten Lebenszyklus des Unternehmens laufen, so dass die gespeicherten Dokumente die Geschichte des Unternehmens widerspiegeln. Dokumentenmanagement bedeutet jedoch mehr, als nur einen Aktenschrank zu haben. Ein erfolgreiches Dokumentenmanagement sollte auf einem Prozess beruhen, der die Klassifizierung, die Erstellung sowie den Erhalt und die Pflege der Datensätze umfasst. Die sichere Entsorgung oder Löschung der Unternehmensdokumente sollten ebenfalls Teil des Dokumentenmanagementprozesses sein.
Die folgenden Dokumente sollten alle von einem Dokumenten-Manager für die Archivierung in Betracht gezogen werden:
- Papierdokumente oder andere Offline-Formen von Dokumenten
- Digitale Dokumente
- Verträge
- Berichte
- Prüfdokumente
- Zertifikate
- E-Mails/Nachrichten in sozialen Medien
- Videos
In Unternehmen fallen diese Inhalte regelmäßig an. Genau deshalb ist es so wichtig, einen Regulierungsprozess zu haben, der die Spreu vom Weizen trennt und entscheidende Inhalte in Ihren wichtigen Dokumenten speichert. Dropbox stellt ein wertvolles modernes Update für das traditionelle Dokumentationscenter dar. Der Prozess endet jedoch nicht, wenn Sie auf „Speichern“ klicken. Diese Dateien müssen verwaltet werden, sodass Sie nicht nur neue eingehende Inhalte, sondern auch das Archiv verwalten müssen.
Warum sollten Unternehmen das Dokumentenmanagement nutzen?
Abgesehen von der allgemeinen Verwaltung gibt es einige wichtige Gründe für Unternehmen, mit der Verwaltung der Dokumentation zu beginnen. Sie können dadurch nicht nur verhindern, dass Sie in große Schwierigkeiten geraten, wenn Ihr Unternehmen jemals einer unschönen Sache beschuldigt wird, Ihre Aufzeichnungen können Ihnen auch helfen, da wieder herauszukommen. Sie sollten auch nicht davon ausgehen, dass inaktive Dokumente nicht mehr wichtig sind. Hier nur einige Arten von Dokumenten, die in den USA bestimmten Aufbewahrungsfristen unterliegen:
Finanzamt
Ganz wichtig in den USA. Das Finanzamt wird Ihre Steuerunterlagen anfordern. Sie sollten diese wichtigen Unterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren.
Fair Labor Standards Act
Der FLSA sieht unterschiedliche Gesetze für unterschiedliche Arten von Gehaltsabrechnungen vor. Im Allgemeinen sollte eine Aufbewahrungsfrist von mindestens drei Jahren ausreichend sein.
Persönliche Datensätze der Mitarbeiter
Bewahren Sie diese Unterlagen mindestens sechs Jahre lang auf, nachdem Ihr Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Dies ist wichtig als Nachweis, dass er tatsächlich in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat, kann Ihnen aber auch bei der Erstellung von Referenzen helfen, wenn diese angefordert werden. Sollte ein Mitarbeiter gegen Sie vorgehen wollen, werden Sie auch auf diese Unterlagen zurückgreifen müssen.
Einstellungsunterlagen
Sämtliche Dateien, die sich auf die Einstellung eines Mitarbeiters beziehen, sollten etwa drei Jahre lang aufbewahrt werden. Die Equal Employment Opportunity Commissionschreibt vor, dass diese Unterlagen mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden müssen.
Sonstiges
Und dann gibt es da auch noch die weniger beängstigenden Unterlagen, die Sie zu Ihrer eigenen Beruhigung aufbewahren sollten. Es kann praktisch sein, Quittungen bezahlter Stromrechnungen, Willkommens-E-Mails zu neuer Software und Initiativbewerbungen aufzubewahren.
Ein Dokumentenmanagementsystem einrichten
Es gilt wichtige Überlegungen anzustellen, bevor Sie damit beginnen, ein Dokumentenmanagementsystem zu erstellen. Es handelt sich um einen unternehmensweiten Prozess, bei dem jemand die Führung übernehmen muss und anfängliche Schulungen für das gesamte Team angeboten werden müssen. Für ein erfolgreiches Dokumentenmanagementsystem ist Folgendes erforderlich:
Ein leitender Mitarbeiter, der für das Dokumentenmanagement verantwortlich ist
Dies sollte keine pauschale Aufgabe von irgendjemandem in der Personalabteilung sein, sondern es sollte einen leitenden Mitarbeiter geben, der diesen Prozess vollständig in der Hand hat. Das Dokumentenmanagement ist genauso wichtig wie Ihre Finanzen, und Sie würden auch nicht erwarten, dass jemand aus der Finanzabteilung sich selbst anbietet, etwas beizutragen. Sie benötigen ein dediziertes Teammitglied, das als Dokumenten-Manager und leitender Archivar fungiert.
Entscheidungen darüber, wie welche Dokumente wann aufbewahrt werden sollen
Entscheiden Sie gemeinsam mit leitenden Mitarbeitern und unter Einbeziehung des restlichen Teams, welche wichtigen Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen. Wählen Sie aus, wie lange die Aufbewahrungsfrist sein soll, und entscheiden Sie auch, wie die Unterlagen am Ende des Dokumentenlebenszyklus vernichtet werden sollen. Der Zeitraum, in dem Sie Dokumente aufbewahren, kann je nach Art variieren. Zum Beispiel sollten Ihre Unternehmensgründungsunterlagen zu Ihren dauerhaft aufbewahrten Unterlagen gehören, die Gehaltsabrechnungsdokumente der Mitarbeiter hingegen können Sie nach einigen Jahren löschen.
Budget für das elektronische Dokumentenmanagement
Digitale Dokumente machen wahrscheinlich den Großteil der Verwaltungsunterlagen und der Korrespondenz Ihres Unternehmens aus. Um sie sicher zu speichern, müssen Sie Informationstechnologie einsetzen. Software-as-a-Service-Modelle bedeuten, dass für ein Dokumentenmanagementprogramm nicht nur eine einmalige Gebühr anfällt, sondern es sich um ein laufendes monatliches Abo handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie dafür ein Budget eingeplant haben.
Schulungen und kontinuierliche Überwachung ermöglichen
Dokumente müssen möglicherweise von jeglichen Personen in Ihrem Unternehmen abgerufen werden und sollten ein wesentlicher Bestandteil Ihrer zentralen Informationsquelle sein. Daher muss Ihr Team im Rahmen eines Dokumentenmanagementprogramms darin geschult werden, wie man auf Dokumente zugreift und mit ihnen verantwortungsvoll umgeht. Schließlich handelt es sich dabei um einige der wichtigsten Dokumente Ihres Unternehmens. Daher müssen Sie die Data Governance erzwingen und eine Richtlinie für das Dokumentenmanagement erstellen. Sie müssen dieses System auch weiterhin überwachen, insbesondere im Hinblick auf digitale Dokumente, um sicherzustellen, dass es zu keiner unbefugten Nutzung oder versehentlichen Löschung kommt. Auf diese Weise sind Sie immer bereit, eine Dateiwiederherstellung durchzuführen, bevor es zu spät ist. Auch die Notfallwiederherstellung sollte berücksichtigt werden, z. B. wenn Ihre geschäftlichen Aktivitäten von einem Internetvirus betroffen sind.
Weitere Überlegungen
Wenn Ihr Unternehmen eine öffentliche Funktion ausübt, wie z. B. als Versorgungsunternehmen, unterliegen Ihre wichtigen Dokumente möglicherweise dem Gesetz über die Informationsfreiheit, das für Dokumente des Bundes gilt. Dies bedeutet, dass einige Bereiche Ihrer Aufzeichnungen möglicherweise als öffentliche Dokumente zugänglich sein müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Möglichkeit in Ihren Prozessen berücksichtigt haben, wenn Sie die Dokumentenaufbewahrung in Ihrer Organisation einführen.
Eine Lösung für die Aufbewahrung von Geschäftsdaten auswählen
Ein geeignetes digitales Dokumentenmanagementsystem ist das Herzstück des Dokumentenmanagementprozesses. Dropbox ist eine leistungsstarke Dateispeicherlösung, die sich perfekt für das Dokumentenmanagement eignet. Sie bietet Ihnen alle Tools, die Sie brauchen, um Dateien sicher zu speichern, und noch viel mehr Features, um Ihre Arbeitsabläufe und das Informationsmanagement insgesamt zu vereinfachen. Mit dem einfachen Dokumentenscanner können Sie auch Ihre Papierunterlagen in Ihr digitales Archiv überführen. Genießen Sie erweiterte Teamkontrollen, Passwortschutz und zeitlich begrenzten Zugriff für erstklassige Sicherheits- und Informations-Governance. Mit dem Add-on für den erweiterten Versionsverlauf können Sie darüber hinaus geänderte oder gelöschte Dateien bis zu 10 Jahre lang wiederherstellen.
Mit Dropbox können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente absolut sicher sind, ohne dass sie für autorisierte Nutzer unauffindbar oder unzugänglich sind.
Die obigen Informationen sind nicht als Rechtsberatung zu verstehen. Wir empfehlen Ihnen, sich an einen Anwalt zu wenden, wenn Sie rechtliche Fragen haben.