Was sind agile Methoden?
Seit Anfang der 2000er ist agiles Projektmanagement für viele Unternehmen im IT-Umfeld zum Standard geworden. Die meisten Softwareentwicklungsteams nutzen heute in der einen oder anderen Form agile Ansätze und einige Elemente der Managementtechnik haben ihren Weg auch in zahlreiche andere Arbeitsumgebungen gefunden. Das Adjektiv „agil“ ist sogar noch berühmter als der Ansatz, denn Meinungsführer in der ganzen Geschäftswelt sprechen über das Bedürfnis, „agiler“ werden zu müssen. Doch was bedeutet es genau, agiles Projektmanagement im eigenen Unternehmen einzusetzen?
Agile Methoden beschreiben einen Projektmanagementprozess, bei dem Projekte in kleinere Aufgaben und Stufen unterteilt werden. Durch diese Stückelung der Arbeit können agile Teams jederzeit Feedback von Stakeholdern umsetzen, ihre Arbeit neu beurteilen und einen iterativen Ansatz verfolgen. Einer der häufigsten agilen Ansätze ist es, Aufgaben in kurze Entwicklungsphasen – so genannte Sprints – zu unterteilen. Teams arbeiten so schneller und können ihre Arbeit dann gemeinsam mit Managern und Stakeholdern in regelmäßigen Sprintplanungs-Meetings und täglichen Scrums besprechen. Nach der Prüfung können Projektteam und Stakeholder dann entweder weiter dem ursprünglichen Plan folgen oder den Plan für die kommenden Sprints anpassen. Im Vergleich zu traditionellen Projektmanagementansätzen setzt man bei agilen Methoden auf Geschwindigkeit, Flexibilität, Teamwork und die individuellen Bedürfnisse von Stakeholdern.
Wer hat die agilen Methoden eigentlich erfunden?
Die Idee, die agilem Management zugrunde liegt, kam Anfang der 2000er einer Gruppe Softwareentwickler. Sie legten damals vier Hauptprinzipien fest:
- Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Tools
- Funktionierende Software hat Vorrang vor umfassender Dokumentation
- Zusammenarbeit mit Kunden hat Vorrang vor der Verhandlung von Verträgen
- Reagieren auf Änderungen hat Vorrang vor dem Durchführen eines Plans
Diese im agilen Manifest 2001 veröffentlichten Werte machten den agilen Projektmanagementansatz zu dem, was er heute ist, und revolutionierten ganz nebenbei die Softwareentwicklungsbranche.
Bis zu diesem Zeitpunkt war das Wasserfallmodell das bevorzugte Vorgehen für Softwareentwicklungsprojekte. Zwar war das Wasserfallmodell bei seinem ersten Auftauchen in den 1970ern durchaus bahnbrechend, doch bis 2000 hatte es sich eher überholt. Einer der entscheidenden Faktoren: Es waren Unmengen Dokumentation und eine detaillierte Planung notwendig, bevor mit der Projektarbeit überhaupt erst begonnen werden konnte. Sobald man die eigentlichen Aufgaben in Angriff nahm, wurde der Plan strikt von separaten, oft durch Silos voneinander getrennten Teams umgesetzt. Das machte es schwierig, sich spontan an Probleme oder veränderte Bedürfnisse anzupassen. Im Vergleich dazu beginnen Teams, die agile Entwicklungsmethoden verwenden, schneller mit der Arbeit, können sich bei deren Aufkommen an Probleme anpassen und mit Kunden und Stakeholdern gemeinsam planen.
Warum ist agiles Projektmanagement heute so beliebt?
In den 2000ern erkannten Technologieunternehmen die Vorzüge agiler Methoden gegenüber dem Wasserfallmodell schnell. Die Vorteile der agilen Softwareentwicklung erstrecken sich dabei weit über das eigentliche Programmieren hinaus und auch andere Branchen setzen agile Methoden heute in ihren Arbeitsabläufen ein. Was hat agile Prozesse also für so viele Projektmanager und Geschäftsführer so attraktiv gemacht?
Individuelle Anpassbarkeit
Im Kern geht es bei agilen Methoden darum, auf Änderungen bei Zielen, Umfeld oder Prozessproblemen flexibel reagieren zu können. Wer ein agiles Framework verwendet, hat kein Problem damit, seinen aktuellen Fortschritt zu bewerten, Zeitachsen zu prüfen und Projektbedürfnisse zu evaluieren. Sollte ein Stakeholder den Umfang oder die Richtung eines Projekts ändern wollen, bieten Scrums und Sprintplanung dem Team die optimale Gelegenheit, die Richtung zu wechseln. Sollte ein Teammitglied bei der aktuellen Aufgabe oder bei einem Teil eines Projekts ein Problem feststellen, kann der Plan entsprechend angepasst werden, um das Problem schneller zu lösen. Dank agiler Methoden stellen Projektteams also nicht mehr etwas her, das nicht länger die Anforderungen des Kunden erfüllt, sondern ermöglichen einen schnellen Kurswechsel.
Aktive Abstimmung mit Stakeholdern
Dank ihrer hohen Flexibilität können sich agile Teams auch an den sich häufig ändernden Ansprüchen und Bedürfnissen der Kunden ausrichten. Es ist dabei nur selten der Fall, dass die am Anfang zwischen Team und Stakeholdern abgestimmten Ziele und der Projektumfang auch wirklich gleich bleiben. Möglicherweise sind zusätzliche Arbeiten notwendig oder der Kunde entdeckt plötzlich neue, unvorhergesehene Bedürfnisse. Oder die Ansprüche des Endkunden haben sich mit der Zeit geändert. Der eigentliche Grund für die Planänderung durch Stakeholder spielt allerdings keine Rolle – mit agilen Methoden können Sie flexibler darauf reagieren, schneller liefern und einen Aufgabenstau vermeiden. So ist gewährleistet, dass Ihre Lieferungen den sich stetig entwickelnden Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen – unabhängig davon, wie stark sie von den ursprünglich vereinbarten Parametern abweichen.
Geschwindigkeit
Agile Methoden würden natürlich nicht so heißen, wenn sie nicht von sich aus agil wären. Indem Aufgaben in übersichtliche Portionen aufgeteilt werden und Teams in kürzeren, aber fest definierten Zeitrahmen arbeiten, können sich Mitarbeiter besser konzentrieren und schneller arbeiten. Ganz grundlegend betrachtet bedeutet das agile Arbeiten, dass Sie Ihre Produkte schneller auf den Markt bringen oder an Kunden liefern können. Diese Geschwindigkeit ist gemeinsam mit der Fähigkeit, sich anzupassen, diejenige Eigenschaft, die agiles Projektmanagement für unterschiedlichste Unternehmen so interessant macht. Sollten sich Probleme ergeben, kann Ihr Team den Kurs jederzeit wechseln und sich im Handumdrehen damit auseinandersetzen. Sie verschwenden keine Zeit mehr damit, zu den ursprünglichen Plänen und Dokumenten zurückzukehren, sondern sprechen das Problem einfach im Scrum an, planen es ein und lösen es. So können sich Teams mithilfe agiler Methoden besser auf einzelne Aufgaben konzentrieren und sie zeitgerecht abschließen.
Welche Herausforderungen birgt agiles Vorgehen?
Natürlich ist agiles Management keine narrensichere Lösung. Wie bei allen anderen Projektmanagementverfahren auch gibt es Bereiche, in denen die Technik hervorragend abschneidet, aber auch Probleme, die beim Einsatz der Methode berücksichtigt werden müssen. Genau wie beim Wasserfallmodell ergeben sich auch beim Einsatz agiler Methoden Nachteile und Herausforderungen, die Sie behindern können, wenn Sie nicht entsprechend damit umgehen.
Verwaltung des Projektumfangs
Wenn Sie in der Lage sind, sich schnell an Probleme und Prozessänderungen anzupassen, müssen Sie allerdings ein wachsames Auge auf das Gesamtprojekt und dessen Umfang haben. Mithilfe agiler Methoden können Sie zwar Pläne anpassen und schneller arbeiten, aber wer schnell von Aufgabe zu Aufgabe wechselt, verliert gerne auch mal den Überblick über den Gesamtfortschritt. Denn selbst, wenn Ihr Team effizient arbeitet, könnten Sie das Budget oder die angesetzte Zeit überschreiten, wenn die während der Sprintplanung entstehende Aufgabenliste unkontrolliert ins Unermessliche wächst. Agile Teams und Projektmanager müssen sich immer Projektumfang und Roadmap vor Augen führen, um sicherzustellen, dass die von ihnen zu leistenden Arbeiten nicht außer Kontrolle geraten.
Planung
Doch nicht nur der Projektumfang kann sich in agilen Teams verselbstständigen. Wenn Teams Sprints planen, müssen sie abhängig von aktuellen Bedürfnissen auch bei eigenen Zeitplänen und Prioritäten Flexibilität zeigen. Sobald Teammitglieder allerdings beginnen, flexibel neue Aufgaben anzugehen oder bei der Lösung von Problemen zu unterstützen, muss auch der Zeitplan entsprechend angepasst werden. Sollten Sie sich an einen strengen Zeitplan halten müssen, dann sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass dieser bei der Sprintplanung auch berücksichtigt wird.
Außerdem müssen sich selbst organisierende Teams, die je nach Bedarf zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln, schließlich auch wieder zu ihren ursprünglich zugewiesenen Aufgaben zurückkehren. An diesem Punkt ist es Aufgabe der agilen Projektmanager, genau Bescheid zu wissen, wie der aktuelle Arbeitsstand im Team ist, und sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt. Ansonsten kann es schnell passieren, dass als erledigt angenommene Aufgaben im Laufe zahlreicher schnelllebiger Sprints vollkommen in Vergessenheit geraten.
Offen kommunizieren
Der Schwerpunkt auf Teamwork und schneller Reaktion bei einem agilen Vorgehen führt natürlich dazu, dass Kommunikation in den Mittelpunkt rückt. Teammitglieder müssen problemlos in der Lage sein, ihren aktuellen Fortschritt zu melden und anderen mitzuteilen, ob Probleme aufgetreten sind und ob sie Hilfe benötigen. Diese Kommunikation muss regelmäßig zwischen allen Teammitgliedern stattfinden und wirkt sich unmittelbar auf Ihre Planung aus. Außerdem müssen Sie auch mit den Stakeholdern in engem Kontakt bleiben, weil Sie Ihre Pläne nur entsprechend anpassen können, wenn Sie wissen, was diese Stakeholder wollen.
Agile Prozesse effektiv umsetzen
Sollten Sie Interesse daran haben, agiles Projektmanagement auch in Ihrem Team einzuführen, können Sie dafür einige bewährte Strategien einsetzen: Sprints und Scrums gehören dabei zu den am häufigsten verwendeten. Natürlich steht und fällt der Erfolg einer agilen Vorgehensweise auch mit dem Einsatz der richtigen Projektmanagementsoftware und -tools. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Verfahren und Methoden für die Umsetzung und Einhaltung agiler Methoden:
Aufgabenverfolgung
Möchten Sie wissen, welche Aufgaben im nächsten Sprint zu erledigen sind, müssen Sie wissen, welche bereits abgeschlossen wurden. Daher muss Ihr Team besonders gut darin sein, seinen Fortschritt nachzuverfolgen. Das sogenannte „Backlog Refinement“ oder „Backlog Grooming“ ist eine häufig von agilen Teams eingesetzte Technik. Dabei geht es darum, Teams Transparenz zu verschaffen, im Rückstand befindliche Aufgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass die Punkte ganz oben auf der Liste lieferfertig sind. Scrum-Teams arbeiten für die Verfolgung ihrer Aufgaben häufig mit Planungswänden oder Kanban-Boards, viele ziehen jedoch eine Software für die Aufgabenverwaltung vor. In Dropbox können Sie Aufgabenverwaltungssoftware wie Trello integrieren und Ihr Team über Apps hinweg und in Echtzeit über seinen Fortschritt auf dem Laufenden halten.
Regelmäßige und effektive Kommunikation
Richtige Kommunikation ist die Grundlage des agilen Projektmanagements. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie Ihrem Team die Möglichkeiten und Gelegenheit geben, sich regelmäßig untereinander auszutauschen. Zwar haben Sprints typischerweise eine Länge von zwei bis drei Wochen, doch halten Scrum-Master häufig auch tägliche „Stand-ups“ ab, um das Team regelmäßig über seinen Fortschritt zu informieren. Es ist natürlich Ihnen und Ihrem Team überlassen, wie häufig Sie sich untereinander austauschen, doch können Tools Sie dabei sehr unterstützen.
Integrationen mit Echtzeit-Chat- und Videokonferenz-Apps wie Slack und Zoom unterstützen Sie beim Hosting von Team-Meetings und Planungssitzungen. Über Dropbox können Sie unmittelbar Dateien freigeben und Gespräche starten. So sparen Sie Zeit, weil Sie nicht zwischen Tabs oder Anwendungen wechseln müssen. Dropbox Capture ermöglicht es Ihnen, sich und Ihren Bildschirm aufzuzeichnen, um wichtige Neuigkeiten klar und einfach zu teilen, anstatt langwierige E-Mail und Meetings zu bemühen. Besonders praktisch ist das bei der Kommunikation mit Remote-Teams oder Teammitgliedern, die zu weit von Ihnen entfernt sitzen.
Innehalten und Prüfen
Bei agilen Methoden ist es oft verlockend, von einer Aufgabe direkt zur nächsten zu springen und sie nacheinander abzuhaken. Es ist allerdings wichtig, sich die Zeit für Prüfungen und Sprint-Reviews zu nehmen, damit das Team nicht in eine Art Tunnelblick verfällt. Planen Sie am Ende jedes Sprints Zeit für eine Überprüfung ein, damit Ihre Teammitglieder ihre eigene Arbeit bewerten und neu priorisieren können.
Auch „Post-Mortem“-Sprint-Reviews helfen Ihnen dabei herauszufinden, inwiefern sich Ihre Planung über den Sprint-Lebenszyklus auf Ihr Projekt ausgewirkt hat. Dazu ist es besonders wichtig, Aufgaben nachzuverfolgen und entsprechende Unterlagen bereitzustellen. Dropbox verfügt über integrierte Versionsverwaltungsfunktionen, die Sie dabei unterstützen, die Dateien Ihres Teams während jedes Entwicklungsschritts zu überprüfen. Diese Funktionen helfen auch bei Stand-ups: Sie zeigen, welchen Fortschritt ein Teammitglied gemacht hat, oder decken Rollback-Prozesse auf, die unter Umständen nicht genehmigt wurden.
Arbeit mit agilen Methoden
Zahlreiche Unternehmen und Manager konnten sich durch die Einführung agiler Methoden transformieren – sowohl in Bezug auf ihre Arbeitsweise als auch auf ihren Erfolg. Seit Anfang des Jahrtausends ist diese Technik die treibende Kraft in der Softwareentwicklung und Teile davon haben sich auch in anderen Arbeitsbereichen angesiedelt. Doch ganz egal, ob Sie sich schon morgen Früh zu einem Team-Scrum zusammensetzen oder lieber mit E-Mails arbeiten möchten: Agile Methoden werden uns voraussichtlich erhalten bleiben.
