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如何通过更少的会议完成更多工作

有没有想过事情原本用一封电子邮件就可以解决,而无需召开一次会议?了解异步沟通如何提高团队工作效率和士气。

一个人使用多种沟通工具替代会议来完成工作

良好的沟通是任何企业取得成功的关键,但太多的会议会降低员工的参与热情和工作效率。据《你想不到的开会学问》(The Surprising Science of Meetings) 估计,美国公司每年在不必要的会议上浪费超过 2500 亿美元。此外,远程工作带来了新的挑战,比如视频质量不一致,不同时区的人们容易发生争执。不要试图让每个人都按照同一个时间表工作,而是使用数字协作工具,这样您的团队成员就可以按照自己的时间工作。

在您计划另一次面对面或 Zoom 会议之前,问问您自己我是否需要安排这次会议?如果您需要实现 3d 目标之一 — 招聘领导等关键决策、长期品牌战略等辩论或围绕敏感个人问题的讨论,最好召开一次会议。另一方面,如果您需要提出直截了当的问题或检查日常任务,则无需召开会议。尝试做这样一个综合练习,确定是否以及何时需要面对面会议,这样您就可以节省大家的时间,并帮助您的企业节省资金。

不要在日历中再添加一个视频会议,而是考虑其他可以简化团队沟通的工具。

鼠标指针悬停在“在 Slack 上发送消息”下拉列表上。

沟通的替代方式

 

文件共享和协作工具

在转向其他更直接的方式之前,先尝试异步沟通。您可以利用文件共享和协作工具(如 Dropbox)实现协同工作,无需遵照相同的时间表。这些工具最适合以下情况:

  • 共享工作以便进行审查
  • 提供和接收项目反馈
  • 向客户或同事发送文件

当每个人的工作都存储在云上时,协作就会很容易。无需直接联系他人,而是可以通过添加注释并共享文档或对工作留言,使每个人都可以按照自己的时间表完成任务。了解如何使用 Dropbox 轻松地共享您的工作和获得更好的反馈,或者观看此视频了解 Dropbox Capture。

Dropbox Capture 的快速屏幕录制。

消息应用

像 Slack 和 Microsoft Teams 这样的消息应用的最大好处是,它们支持轻松地快速响应和讨论问题。在以下情况下,Slack 比开会好:

  • 您需要对简单的事情进行快速回答,或者催促请求、反馈等
  • 您想实时共享和协作
  • 您需要立即回复
  • 您要共享一些随意、有趣或与主题无关的事情

如果您需要以虚拟方式沟通更复杂的想法或流程,可以使用 Dropbox Capture。Capture 可让您在摄像头前解说时录制您的电脑屏幕。露出您的脸让沟通更人性化,分享您屏幕上的内容让内容更容易理解。例如,当新员工入职时,您可以使用 Capture 录屏代替冗长的邮件和会议,向他们展示如何使用令人困惑的人力资源系统,而不仅仅是告知而已。然后,只需将该录屏剪辑放入消息应用、电子邮件或文档并共享即可。

 

电子邮件

如果您的团队大部分时间都倾向于在 Slack 上交流,那么更正式的主题应使用电子邮件沟通。您应该在以下情况下发送电子邮件:

  • 您需要在谈话中包括外部人员
  • 您分享的内容更长,有很多细节
  • 您正在分享一些重要的东西,希望人们知道

如果您需要签署重要的文档或填写文书,就没有必要安排面对面会议。您可以使用 HelloSign 通过电子邮件发送要签名的文档,跟踪请求的进展,并获得文档的数字签名。

 

通过 Zoom 或电话进行快速通话

有时您必须开会。直接交流可以让您受益于肢体语言、语调和进行动态对话的能力。在以下情况下安排时间与同事交谈:

  • 您需要讨论一个敏感问题
  • 您需要讨论人们可能会感到困惑的复杂项目或主题
  • 您已通过 Slack 或电子邮件进行了沟通,但讨论仍在继续,没有明确的后续行动或共识

如果您需要通过 Zoom 与某人进行沟通,则应充分利用您的时间。利用 Dropbox Zoom 集成,您可以通过 Zoom 对 Dropbox 文件进行协作,而无需在一大堆不同的应用之间来回切换。

 

是时候评估旧习惯并改变我们的工作方式了。减少会议次数只是让每个人都更快乐、更高效的一种方法。请查看我们的虚拟优先工具包以获得更多关于如何帮助您的公司蓬勃发展的想法。

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