Come fare di più con meno riunioni

Ti è mai capitato di pensare che sarebbe stato più pratico inviare una comunicazione via e-mail anziché partecipare a una riunione? Scopri in che modo la comunicazione asincrona può migliorare la produttività e l'umore del team.

Una persona che utilizza vari strumenti di comunicazione per svolgere il proprio lavoro anziché partecipare alle riunioni

Una buona comunicazione è fondamentale per il successo di un'azienda, tuttavia troppe riunioni possono minare l'impegno e la produttività dei dipendenti. The Surprising Science of Meetings stima che le aziende statunitensi sprecano oltre 250 miliardi di dollari all'anno in riunioni superflue. Inoltre, il lavoro in remoto comporta nuove sfide, come una qualità video non uguale per tutti e la collaborazione con persone in fusi orari diversi. Anziché cercare di riunire tutti in una che si svolge in un orario preciso, affidati agli strumenti di collaborazione digitale, così che i membri del team possano lavorare secondo i propri orari.

Prima di programmare l'ennesima riunione di persona o su Zoom, chiediti: “È davvero necessaria?”.È meglio organizzare una riunione se devi affrontare una delle cosiddette 3 “d”, ossia decisioni cruciali (come l'assunzione di figure di leadership), dibattiti sulle strategie di branding a lungo termine o discussioni riguardanti, ad esempio, questioni personali delicate. D'altro canto, se devi porre domande dirette o chiedere chiarimenti su attività quotidiane, non è necessario organizzare riunioni. Prova a svolgere questo esercizio completo per stabilire se e quando è il caso di partecipare a una riunione di persona, così da restituire il tempo ai collaboratori e far risparmiare denaro all'azienda. 

Invece di aggiungere un'altra riunione in videoconferenza al calendario, considera l'idea di utilizzare altri strumenti che semplificano la comunicazione con gli altri membri del team.

Il puntatore del mouse che passa sopra al menu a tendina Messaggio su Slack.

Metodi alternativi per comunicare

 

Strumenti di condivisione dei file e collaborazione

Prova a utilizzare la comunicazione asincrona prima di passare ad altri metodi più diretti. Gli strumenti di condivisione dei file e collaborazione come Dropbox ti consentono di lavorare assieme ai colleghi senza dover rispettare i loro stessi orari. Questi strumenti sono ideali per:

  • Condividere il lavoro per il processo di revisione
  • Fornire e ricevere feedback sui progetti
  • Inviare i file a clienti o colleghi

Quando tutti hanno il proprio lavoro salvato nel cloud, la collaborazione diventa molto più semplice. Anziché contattare direttamente le persone, condividere i documenti con note o commenti sul lavoro consente a tutti i collaboratori di apportare il proprio contributo secondo i propri orari. Scopri come condividere facilmente il tuo lavoro e ottenere feedback migliori con Dropbox oppure guarda questo video per saperne di più su Dropbox Capture:

Una rapida registrazione dello schermo di Dropbox Capture.

App di messaggistica

Il principale vantaggio delle app di messaggistica come Slack e Microsoft Teams è la facilità con cui puoi rispondere ai messaggi ed entrare velocemente nel vivo della conversazione. Slack può rivelarsi anche più efficace di una riunione se:

  • Hai bisogno di una risposta immediata su una questione semplice o devi inviare un sollecito in merito a una richiesta, un feedback, ecc.
  • Devi condividere un file e collaborare su di esso in tempo reale
  • Hai bisogno di una risposta immediata
  • Devi condividere un'opinione informale, un contenuto divertente o un'informazione che non riguarda strettamente il lavoro

Se devi comunicare idee o processi più complessi in forma virtuale, puoi usare Dropbox Capture. Capture ti consente di registrare la schermata del computer mentre spieghi a voce ciò che avviene sullo schermo. Il fatto di mostrare il viso rende la comunicazione più personale, mentre la spiegazione di ciò che avviene sullo schermo offre una maggiore comprensione. Ad esempio, quando effettui l'onboarding di un neoassunto, puoi sostituire lunghi messaggi e riunioni con una registrazione Capture che illustra chiaramente come utilizzare i complessi sistemi delle risorse umane, anziché spiegarlo soltanto a parole. Una volta terminata la registrazione, basterà allegarla alla chat di un'app di messaggistica, a un'e-mail o a un documento e condividerla con il destinatario.

 

E-mail

Se i membri del tuo team comunicano principalmente con Slack, riserva le e-mail per gli argomenti più formali. Le e-mail possono rivelarsi la scelta più adatta quando:

  • Devi includere una persona esterna nella conversazione
  • Devi inviare una comunicazione ricca di dettagli
  • Devi condividere un messaggio importante e vuoi che più persone ne prendano visione

Se hai bisogno di ricevere importanti documenti firmati o moduli compilati, non è necessario organizzare una riunione di persona. HelloSign ti consente di inviare documenti per la firma via e-mail, monitorare l'avanzamento delle richieste e ricevere i file firmati digitalmente.

 

Breve riunione Zoom o telefonata

A volte le riunioni sono inevitabili. La comunicazione diretta ti offre il vantaggio del linguaggio del corpo, il tono di voce e la possibilità di avere una conversazione dinamica. Programma un momento per parlare con i colleghi quando:

  • Dovete discutere di un argomento sensibile
  • Dovete parlare di progetti complicati o altri aspetti che possono generare confusione
  • Avete avuto degli scambi su Slack o via e-mail, ma la discussione si è protratta senza che si trovasse una soluzione chiara o un consenso sui passaggi successivi

Se devi parlare con qualcuno su Zoom, cerca di ottimizzare i tempi. L'integrazione Zoom di Dropbox ti permette di collaborare sui file di Dropbox tramite Zoom senza dover passare da un'app all'altra.

 

È il momento di rivalutare le vecchie abitudini e migliorare il nostro modo di lavorare. Ridurre il numero di riunioni è solo uno dei modi per rendere tutti più felici ed efficienti. Dai un'occhiata al nostro kit di strumenti virtual first per trovare nuove idee che aiuteranno la tua azienda a prosperare.