Грамотное общение — залог успеха любого бизнеса. Однако слишком большое количество совещаний может снизить вовлеченность и продуктивность сотрудников. В книге «Непредсказуемая наука совещаний» приводятся данные о том, что американские компании тратят более 250 миллиардов долларов в год на ненужные совещания. Кроме того, удаленный формат работы порождает новые проблемы, такие как нестабильное качество видеозвонков и общение с людьми, находящимися в разных часовых поясах. Вместо того чтобы пытаться подстроить всех под один график, используйте цифровой инструмент для совместной работы, чтобы участники вашей рабочей группы могли работать в удобное для них время.
Прежде чем планировать очередную личную встречу или беседу в Zoom, спросите себя: действительно ли она необходима?Проводить встречу имеет смысл, если перед вами стоит одна из 3-х задач — принять важные решения (например, о найме руководящего сотрудника высокого уровня), обсудить долгосрочные стратегии брендинга или рассмотреть проблемные личные вопросы. С другой стороны, если вам нужно задать прямые вопросы или обсудить повседневные задачи, встреча не является необходимой. Попробуйте выполнить это развернутое упражнение, которое поможет вам понять, при каких условиях и для чего действительно нужно проводить личные встречи. Так вы сможете сэкономить время всем и поможете своей компании снизить издержки.
Не добавляйте в календарь еще одну видеоконференцию. Лучше рассмотрите другие инструменты, которые могут упростить общение вашей команды.
Альтернативные способы общения
Инструменты для предоставления доступа и совместной работы
Попробуйте общаться асинхронно, прежде чем переходить к другим, более прямым способам коммуникации. Инструменты обмена файлами и совместной работы, такие как Dropbox, позволяют командам работать в разных графиках. Эти инструменты хорошо подходят для:
- отправки файлов на проверку;
- предоставления и получения отзывов по проекту;
- передачи файлов клиентам или коллегам.
Совместная работа станет проще, если каждый сотрудник будет хранить рабочие материалы в облаке. Вместо того, чтобы обращаться к коллегам напрямую, отправляйте им документы, используя заметки, и оставляйте свои комментарии по поводу различных рабочих ситуаций. Так сотрудники смогут участвовать в решении общих задач в соответствии с графиком своей работы. Узнайте, как Dropbox поможет вам отправлять коллегам свои рабочие документы и получать более продуктивные отзывы.
Приложения для обмена сообщениями
Главное преимущество таких приложений для обмена сообщениями, как Slack и Microsoft Teams, заключается в том, что они позволяют общаться легко и быстро. Slack вместо совещаний логично использовать в следующих случаях:
- когда нужно оперативно получить ответ по простому вопросу или подтолкнуть к просьбам, отзывам и т.д.;
- вы хотите поделиться информацией и работать в режиме реального времени;
- если вам нужна немедленная реакция;
- вы собираетесь поделиться чем-то случайным, смешным или не связанным с темой.
Электронная почта
Если ваша команда большую часть времени общается в Slack, оставьте электронную почту для более официальных тем. Электронные письма следует отправлять в следующих случаях:
- если необходимо подключить к разговору третью сторону;
- чтобы поделиться чем-то масштабным и подробным;
- когда вы отправляете важную информацию и хотите, чтобы люди об этом узнали.
Если вам нужно подписать важные документы или заполнить бумаги, нет необходимости назначать личную встречу. Dropbox Sign позволяет отправлять документы на подпись по электронной почте, отслеживать ход выполнения запросов и получать документы, подписанные в электронной подписью.
Быстрый созвон в Zoom или телефонный звонок
Иногда приходится проводить встречи. К плюсам прямого общения относятся язык тела, тон голоса и живая коммуникация. Планируйте встречи с коллегами, когда:
- вы хотите задать деликатный вопрос;
- необходимо обсудить сложные проекты или темы, в которых можно запутаться;
- вы общались через Slack или по электронной почте, но обсуждение затянулось и не были предприняты четкие дальнейшие шаги или не был достигнут консенсус.
Если вам нужно связаться с кем-то по Zoom, используйте свое время максимально эффективно. Интеграция этого сервиса с Dropbox позволяет вам совместно работать над файлами Dropbox прямо в Zoom, не переключаясь между множеством различных приложений.
Пришло время пересмотреть старые привычки и изменить подходы к работе. Сокращение количества совещаний — это лишь один из способов сделать всех более счастливыми, а работу — более продуктивной. Ознакомьтесь с нашим набором инструментов Virtual First и узнайте, как еще можно сделать свою компанию более успешной.
