Как проводить совещания более эффективно

Вы когда-нибудь думали, что можно отправить электронное письмо вместо того, чтобы проводить встречи? Узнайте, как асинхронное общение может повысить производительность и моральный дух вашей рабочей группы.

Человек, использующий много средств коммуникации для работы вместо совещаний

Грамотное общение — залог успеха любого бизнеса. Однако слишком большое количество совещаний может снизить вовлеченность и продуктивность сотрудников. В книге «Непредсказуемая наука совещаний» приводятся данные о том, что американские компании тратят более 250 миллиардов долларов в год на ненужные совещания. Кроме того, удаленный формат работы порождает новые проблемы, такие как нестабильное качество видеозвонков и общение с людьми, находящимися в разных часовых поясах. Вместо того чтобы пытаться подстроить всех под один график, используйте цифровой инструмент для совместной работы, чтобы участники вашей рабочей группы могли работать в удобное для них время.

Прежде чем планировать очередную личную встречу или созвон в Zoom, спросите себя, нужно ли вам это? Имеет смысл проводить собрание, если вам нужно решить одну из самых важных задач, например, нанять нового сотрудника, провести обсуждение (например, о долгосрочной стратегии фирменного стиля) или организовать дискуссии, например, касательно деликатных личных вопросов. С другой стороны, если вам нужно задать простые вопросы или обсудить повседневные задачи, встреча вовсе не обязательна. Выполните это комплексное упражнение, чтобы определить, нужны ли вам личные встречи и когда они необходимы, чтобы не тратить время коллег и сэкономить деньги. 

Не добавляйте в календарь еще одну видеоконференцию. Лучше рассмотрите другие инструменты, которые могут упростить общение вашей команды.

Курсор, наведенный на выпадающий список «Отправить сообщение в Slack».

Альтернативные способы общения

 

Инструменты для предоставления доступа и совместной работы

Попробуйте общаться асинхронно, прежде чем переходить к другим, более прямым способам коммуникации. Инструменты обмена файлами и совместной работы, такие как Dropbox, позволяют командам работать в разных графиках. Эти инструменты хорошо подходят для:

  • отправки файлов на проверку;
  • предоставления и получения отзывов по проекту;
  • передачи файлов клиентам или коллегам.

Когда каждый хранит свои файлы в облаке, сотрудничать становится проще. Вместо того, чтобы обращаться к людям напрямую, делиться документами с заметками или оставлять комментарии к файлам, каждый может внести свой вклад в собственное расписание. Узнайте, как легко  делиться файлами и  получать обратную связь с помощью Dropbox или посмотрите это видео, чтобы узнать о Dropbox Capture:

Быстрая запись экрана Dropbox Capture.

Приложения для обмена сообщениями

Главное преимущество таких приложений для обмена сообщениями, как Slack и Microsoft Teams, заключается в том, что они позволяют общаться легко и быстро. Slack вместо совещаний логично использовать в следующих случаях:

  • когда нужно оперативно получить ответ по простому вопросу или подтолкнуть к просьбам, отзывам и т.д.;
  • вы хотите поделиться информацией и работать в режиме реального времени;
  • если вам нужна немедленная реакция;
  • вы собираетесь поделиться чем-то случайным, смешным или не связанным с темой.

Для онлайн-обсуждения более сложных идей или процессов вы можете использовать Dropbox Capture. Capture позволяет делать записи экрана компьютера во время видеозвонков. Показ лица персонализирует общение, а демонстрация экрана помогает лучше понять, о чем речь. Например, при приеме на работу нового сотрудника вы можете заменить длинные сообщения и совещания записью экрана Capture. Приложение не просто расскажет, как пользоваться запутанными системами HR, а подробно все покажет. Затем нужно просто перетащить клип в приложение для обмена сообщениями, сообщение электронной почты или документ и отправить его.

 

Электронная почта

Если ваша команда большую часть времени общается в Slack, оставьте электронную почту для более официальных тем. Электронные письма следует отправлять в следующих случаях:

  • если необходимо подключить к разговору третью сторону;
  • чтобы поделиться чем-то масштабным и подробным;
  • когда вы отправляете важную информацию и хотите, чтобы люди об этом узнали.

Если вам нужно подписать важные документы или заполнить бумаги, нет необходимости назначать личную встречу. HelloSign позволяет отправлять документы на подпись по электронной почте, отслеживать ход выполнения запросов и получать документы, подписанные в электронной подписью.

 

Быстрый созвон в Zoom или телефонный звонок

Иногда приходится проводить встречи. К плюсам прямого общения относятся язык тела, тон голоса и живая коммуникация. Планируйте встречи с коллегами, когда:

  • вы хотите задать деликатный вопрос;
  • необходимо обсудить сложные проекты или темы, в которых можно запутаться;
  • вы общались через Slack или по электронной почте, но обсуждение затянулось и не были предприняты четкие дальнейшие шаги или не был достигнут консенсус.

Если вы хотите провести созвон в Zoom,  используйте время с пользой. Благодаря интеграции Dropbox с Zoom вы можете работать с файлами Dropbox прямо из Zoom, не переключаясь между различными приложениями.

 

Пришло время пересмотреть старые привычки и методы работы. Сокращение количества совещаний — это лишь один из способов сделать всех счастливее и повысить эффективность. Ознакомьтесь с нашим набором инструментов Virtual First , чтобы узнать, как достичь процветания вашей компании.

Откройте для себя более эффективный способ организации совместной работы.

С чего начать взаимодействие с Dropbox для рабочих групп