适用于现代工作空间的强大协作工具和软件

了解 Dropbox 提供的一系列协作工具,看看它们如何助力您的团队获得成功。

Dropbox 是一种可帮助您创建和共享链接的协作工具

协作软件的重要性

流畅、专注的协作对于任何工作场所都是必不可少的,并且远程办公模式不应被视为成功协作工作的障碍。拥有合适的工具来促进和鼓励有价值的协作,与拥有强大的沟通技巧同样重要。

Dropbox 提供许多直观的创新功能,将协作置于成功工作的最前沿。下面概述的团队协作工具能够让团队更轻松地远程协作,并且对于共享物理空间的团队同样有用。

通过将您需要的所有文件、信息和工具放在同一页面中,有助于让您的团队成员和利益相关者保持进度一致。

Dropbox:适合您的最佳协作平台

Dropbox 可以将文件夹转换为功能丰富的协作工作空间,您可以在其中直接向 Dropbox 文件夹及其内文件添加描述、注释、待办事项列表等。

Dropbox 以机器智能技术为基础,能够通过在一个中心空间内提供高效协作过程所需的一切资源,帮助团队最大限度地发挥协作潜力。

诸如图片搜索、文件预览、Dropbox Paper 集成和团队任务要点等功能,让团队更容易保持井然有序,并专注于手头的任务。通过对用户友好的日历集成,使您可以立即将 Dropbox 中的内容链接到活动和会议,从而使会议比以往任何时候都更富有成效。

借助 Dropbox,可确保团队成员能够在一个空间中轻松查看相关文件、目标、日期和里程碑。

Dropbox Paper:覆盖整个流程的在线协作工具

Dropbox Paper 的灵活性可以指导您的团队完成协作过程中的每一步,并且其提供的模板和工具可以应对在线协作中面临的许多挑战。让我们来看看此过程中的每个步骤,看看 Dropbox Paper 是如何加强团队合作的:

规划

在项目的规划阶段,您希望确保每个人都保持进度同步,并且都可以访问所有必要的信息。

问责和沟通是协作过程中的重要组成部分。在开始制定流程战略时,您应该利用工具来帮助您以一种有组织、易理解的方式组织想法。

共享日历、待办事项列表、交互式简报和会议议程等工具可确保您的团队始终知道其目标和预期,而 Dropbox Paper 为这些协作任务管理工具中的每一个工具都提供了功能丰富的模板。

当您使用 Dropbox Paper 提供的协作工具时,您可以确保团队中的每个成员都知道团队的目标和他们个人的责任,并且知道在出现问题或感到困惑时该怎么办。

生产

如果您有多个团队成员在处理同一个项目,则您会希望确保他们可以同时流畅地处理同一个文件。这意味着不需要来回发送文档,也不需要等待一个团队成员完成任务后才能开始下一个任务。

Dropbox Paper 可帮助您的团队实现实时协作。整个团队可以在世界任何地方处理同一个文档,而没有任何延迟。

您可以跟踪单个文档的文件历史记录,无须用无穷尽的文件版本填满您的文件夹。当每个团队成员添加他们的输入时,不需要反复保存和共享新的副本。这样,可以减少杂乱的工作空间,从而帮助实现更有组织、更高效的协作。

反馈

反馈是协作流程中非常重要的一步,但如果处理不当,它可能会违反直觉。在项目或工作的审查阶段,明确性和直接性很重要,Dropbox Paper 的实时反馈功能使这一切变得简单。

您不应通过杂乱的电子邮件链来跟踪进度。借助 Dropbox 中的注释功能,您可以查看反馈及其相关工作,并直接标记团队成员,这样就不会遗漏或混淆任何内容。

例如,如果要对文档中的某特定句子提供反馈,则您可以直接对该句子进行注释,从而将您的笔记轻松链接到您所突出显示的具体区域。

反馈不必全是失望与不快的,而应该是富有成效、建设性的,并且应该能够加强而不是削弱团队的力量。良好的反馈系统有助于加强团队合作,因为它为您的团队建立更加开放、诚实和高效的环境。

如果您想在此流程中添加一些有趣的元素,可以尝试使用 Dropbox Paper 上的表情符号,以简洁、非正式的方式直观地表达反馈。

交付

您需要一个文档管理平台来保护自己的工作资料,让您的团队更容易保持专注和高效,并使您能够在需要交付时安全地共享您的工作资料。使用云存储,意味着让您的团队和客户可以从任何地方访问工作文件,从而创建更灵活的工作流管理程序。

您的工作空间(无论是否是虚拟的)越整洁,您的团队就越能更好地合作。您无需浪费时间在每个人的文件夹中寻找正确的文件,也无需依赖任何人提供重要数据。在 Dropbox 上,您只需单击按钮即可共享文件,以及设置您自己的权限来定义谁可以对您共享的文档执行哪些操作。

这意味着 Dropbox Paper 不仅仅是用于协作式生产过程的出色解决方案,还可以帮助您完成从制定战略到交付结果的整个流程中的每一步。

与 Dropbox 集成的最佳协作工具

当您将 Dropbox 与其他团队协作软件集成时,您可以真正获得团队合作所带来的强大能力。

更充分地利用 Zoom

Zoom 是当今一款家喻户晓的软件,是现代工作场所中使用的一个主要工具,可帮助远程用户实现面对面协作。Zoom 可以与 Dropbox 集成,以提升团队之间的沟通效率。

将 Dropbox 与 Zoom 集成后,您的会议将变得更加高效。您将能够通过直接从 Dropbox 文件中启动或加入 Zoom 通话来实时协作,从而将工作置于核心重要位置,而无需在平台之间切换。

会议记录甚至文字记录都可以从 Zoom 自动复制到 Dropbox,并且您可以很容易地查看在会议期间从 Dropbox 中共享的文件。

通过将 Zoom 与 Dropbox 集成,您的团队可以在单个统一的空间中快速轻松地访问重要工作,从而充分利用视频会议。

Trello

Trello 将看板用作可视化项目管理工具,允许您将“卡片”排列到可自定义的列中。在 Trello 卡片中,您可以添加图像、附件、标题、评论和描述,以及标记特定用户、设置截止日期和通知、颜色编码等等。

与 Dropbox 集成后,您的团队甚至无需退出 Dropbox 即可直接将文件和文件夹共享到 Trello 板。然后,您可以直接从 Dropbox 的文件预览内容中跟踪针对该文件的 Trello 活动。

Dropbox 与 Trello 的集成都可以将流程和生产关联起来,无论您将此集成用于组织反馈、集思广益、跟踪进度还是管理资源,都能帮助您更好地管理协作工作流程中的各个环节和工具。

Slack

Slack 使您能够为团队和项目创建专门的频道,通过这些频道,可以直接从 Dropbox 共享文件、进行语音和视频通话、开始专用聊天,等等。

该项目协作软件可让您以简单、通用的方式与团队进行沟通,而无需为不必要的会议预留时间,也不会受困于混乱的电子邮件链。

使用即时消息等沟通工具,并为项目的每个具体方面创建聊天和频道。然后,在工作时实时沟通,这样您的团队就能够保持积极性。

将 Slack 与 Dropbox 集成后,能够将文件从 Dropbox 直接发送到 Slack 频道、将多个 Slack 工作区连接到一个 Dropbox 帐户,并在 Slack 内部协作处理 Dropbox Paper 文档。

在一个空间中提供您需要的所有工具

为了实现有效的团队合作,您希望建立单个统一的空间以便每名团队成员都可以在其中工作和相互沟通,并提供用于消除远程协作局限性的工具。

上面概述的协作软件和工具将帮助您的团队最大限度发挥潜力,并提供有效协作工作中所需的一切资源,无而论工作空间的虚拟化程度如何。

借助 Dropbox 集成,您无需浪费时间在各个工具之间来回切换,并且您的团队可以在任何设备上从单个空间中充分利用最优秀的协作应用程序和工具。

借助有效工具开展远程协作

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