Bra kommunikation är avgörande för framgångarna i alla företag, men för många möten kan hämma medarbetarnas engagemang och produktivitet. The Surprising Science of Meetings uppskattar att amerikanska företag slösar bort över 250 miljarder USD om året på onödiga möten. Dessutom medför distansarbetet nya utmaningar som oenhetlig videokvalitet och krångel med personer i olika tidszoner. Istället för att försöka samla alla i samma schema kan man använda ett digitalt samarbetsverktyg så att teammedlemmarna kan arbeta på sin egen tid.
Innan du planerar ett annat personligt möte eller Zoom-möte, fråga dig själv måste jag schemalägga detta? Det är bäst att hålla ett möte om du behöver ta itu med en av de viktigaste sakerna – avgörande beslut som att anställa ledarskap, debatter som långsiktiga profileringsstrategier eller diskussioner som de kring känsliga personliga frågor. Å andra sidan är ett möte inte nödvändigt om du behöver ställa enkla frågor eller gå igenom de dagliga uppgifterna. Prova den här omfattande övningen för att avgöra om och när personliga möten krävs så att du kan ge alla tid tillbaka och hjälpa ditt företag att spara pengar.
Istället för att lägga till ännu ett videokonferensmöte i kalendern kanske du ska fundera på andra verktyg som kan effektivisera teamets kommunikation.
Alternativa sätt att kommunicera
Fildelnings- och samarbetsverktyg
Försök att kommunicera asynkront innan du går vidare till andra, mer direkta medel. Fildelnings- och samarbetsverktyg som Dropbox låter er arbeta tillsammans utan att behöva ha samma schema. Dessa verktyg fungerar bra för att:
- Dela arbete för granskning
- Ge och ta emot projektfeedback
- Lämna över filer till en klient eller kollega
När alla har sitt arbete lagrat i molnet är det lätt att samarbeta. Istället för att nå ut till människor direkt, att dela dokument med en lapp eller lämna kommentarer om arbetet gör att alla kan bidra enligt sitt eget schema. Lär dig hur du enkelt delar ditt arbete och får bättre feedback med hjälp av Dropbox.
Meddelandeappar
Den viktigaste fördelen med meddelandeappar som Slack och Microsoft Teams är hur enkelt det blir att agera och diskutera saker snabbt. Slack är bättre än ett möte om:
- Du behöver ett snabbt svar på något enkelt eller vill påminna om en förfrågan, behöver snabb feedback etc.
- Du vill dela något och samarbeta i realtid
- Du behöver ett omedelbart svar
- Du vill dela något orelaterat eller skämtsamt
E-post
Om ditt team brukar kommunicera på Slack för det mesta ska du låta e-posten användas till mer formella ämnen. Du bör skicka ett e-postmeddelande när:
- Du måste inkludera en extern part i konversationen
- Du delar något längre med massor av detaljer
- Du delar något viktigt och vill att folk ska veta det
Om du behöver underteckna viktiga dokument eller fylla i pappersarbete behöver du inte schemalägga ett personligt möte. Med Dropbox Sign kan du skicka dokument för signatur via e-post, din signaturbegärans förlopp och få dokument signerade digitalt.
Ett snabbt Zoom- eller telefonsamtal
Ibland måste man ha ett möte. Direkt kommunikation ger dig fördelen av att kunna använda kroppsspråk och tonfall och förmågan att ha en dynamisk konversation. Boka en tid för att prata med dina kollegor när:
- Ni måste diskutera en känslig fråga
- Ni måste prata igenom komplicerade projekt eller ämnen där människor riskerar att bli förvirrade
- Ni har varit i kontakt via Slack eller e-post, men diskussionen har dragit ut på tiden utan några tydliga kommande steg eller konsensuspunkter
Om du behöver zooma någon, så ta vara på din tid. Dropbox Zoom-integrationen låter dig samarbeta med Dropbox-filer via Zoom utan att växla fram och tillbaka mellan massor av olika appar.
Det är dags att utvärdera gamla vanor och skaka om vårt sätt att arbeta. Att minska antalet möten är bara ett sätt att göra alla gladare och mer effektiva. Kolla in vår Virtual First Toolkit för att få fler idéer om hur du kan hjälpa ditt företag att blomstra.
