Bra kommunikation är avgörande för framgångarna i alla företag, men för många möten kan hämma medarbetarnas engagemang och produktivitet. The Surprising Science of Meetings uppskattar att amerikanska företag slösar bort över 250 miljarder USD om året på onödiga möten. Dessutom medför distansarbetet nya utmaningar som oenhetlig videokvalitet och krångel med personer i olika tidszoner. Istället för att försöka samla alla i samma schema kan man använda ett digitalt samarbetsverktyg så att teammedlemmarna kan arbeta på sin egen tid.
Innan du planerar ännu ett möte eller Zoom-samtal ska du fråga dig själv om det verkligen är nödvändigt? Det är bäst att boka ett möte om du behöver ta itu med viktiga frågor, som beslut till exempel kring ledningsrekrytering, diskussioner till exempel kring långsiktiga varumärkesstrategier eller känsliga samtal kring till exempel personliga frågor. Om du å andra sidan behöver ställa enkla frågor eller gå igenom dagliga uppgifter är ett möte inte nödvändigt. Prova den här detaljerade övningen för att avgöra om och när personliga möten krävs så att du kan hjälpa ditt företag att spara pengar och ge alla kolleger tid tillbaka.
Istället för att lägga till ännu ett videokonferensmöte i kalendern kanske du ska fundera på andra verktyg som kan effektivisera teamets kommunikation.
Alternativa sätt att kommunicera
Fildelnings- och samarbetsverktyg
Försök att kommunicera asynkront innan du går vidare till andra, mer direkta medel. Fildelnings- och samarbetsverktyg som Dropbox låter er arbeta tillsammans utan att behöva ha samma schema. Dessa verktyg fungerar bra för att:
- Dela arbete för granskning
- Ge och ta emot projektfeedback
- Lämna över filer till en klient eller kollega
När alla har sitt arbete lagrat i molnet är det enkelt att samarbeta. Istället för att kontakta människor direkt kan alla bidra utifrån sitt eget schema genom att dela dokument med en anteckning eller lämna kommentarer om arbetet. Lär dig hur du enkelt kan dela ditt arbete och få bättre feedback genom att använda Dropbox, eller kolla in den här videon för att läsa mer om Dropbox Capture:
Meddelandeappar
Den viktigaste fördelen med meddelandeappar som Slack och Microsoft Teams är hur enkelt det blir att agera och diskutera saker snabbt. Slack är bättre än ett möte om:
- Du behöver ett snabbt svar på något enkelt eller vill påminna om en förfrågan, behöver snabb feedback etc.
- Du vill dela något och samarbeta i realtid
- Du behöver ett omedelbart svar
- Du vill dela något orelaterat eller skämtsamt
Om du behöver kommunicera mer komplicerade idéer eller processer virtuellt kan du använda Dropbox Capture. Med Capture kan du spela in din datorskärm medan du gör ett röstpålägg. Genom att visa ditt ansikte kan du göra kommunikationen mer personlig, och att dela det som finns på skärmen gör innehållet mer lättbegripligt. Om du till exempel introducerar en ny medarbetare kan du ersätta långa meddelanden och möten med en Capture-inspelning där du istället för att bara berätta visar dem hur man använder era HR-system. Släpp sedan bara klippet i en meddelandeapp, ett mejl eller ett dokument och dela.
E-post
Om ditt team brukar kommunicera på Slack för det mesta ska du låta e-posten användas till mer formella ämnen. Du bör skicka ett e-postmeddelande när:
- Du måste inkludera en extern part i konversationen
- Du delar något längre med massor av detaljer
- Du delar något viktigt och vill att folk ska veta det
Om du behöver underteckna viktiga dokument eller fylla i pappersarbete behöver du inte schemalägga ett personligt möte. Med Dropbox Sign kan du skicka dokument för signatur via e-post, din signaturbegärans förlopp och få dokument signerade digitalt.
Ett snabbt Zoom- eller telefonsamtal
Ibland måste man ha ett möte. Direkt kommunikation ger dig fördelen av att kunna använda kroppsspråk och tonfall och förmågan att ha en dynamisk konversation. Boka en tid för att prata med dina kollegor när:
- Ni måste diskutera en känslig fråga
- Ni måste prata igenom komplicerade projekt eller ämnen där människor riskerar att bli förvirrade
- Ni har varit i kontakt via Slack eller e-post, men diskussionen har dragit ut på tiden utan några tydliga kommande steg eller konsensuspunkter
Om du behöver zooma någon ska du se till att få ut maximalt av din tid. Med Dropbox-integreringen med Zoom kan du samarbeta i Dropbox-filer via Zoom utan att behöva hoppa fram och tillbaka mellan massor av olika appar.
Det har blivit dags att utvärdera gamla vanor och förändra vårt sätt att arbeta. Att minska antalet möten är bara ett sätt att göra alla medarbetare gladare och mer effektiva. Ta del av vår Virtual First-verktygssats för att få fler idéer om hur du kan hjälpa ditt företag att blomstra.
