Eine gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens, aber zu viele Meetings können das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen. Laut Schätzungen von The Surprising Science of Meetings verschwenden US-Unternehmen jährlich über 250 Milliarden Dollar für unnötige Meetings. Darüber hinaus bringt die Arbeit im Home-Office neue Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel eine uneinheitliche Videoqualität und den Umgang mit Menschen in unterschiedlichen Zeitzonen. Anstatt zu versuchen, alle Mitarbeiter in einem Zeitplan zusammenzubringen, sollten Sie ein Tool für die digitale Zusammenarbeit verwenden, damit Ihre Teammitglieder in der entsprechenden Zeit ihrer Zeitzone arbeiten können.
Bevor Sie eine weitere persönliche Besprechung oder ein Zoom-Meeting planen, sollten Sie sich fragen: Muss ich das wirklich planen? Es empfiehlt sich, ein Meeting anzusetzen, wenn einer der drei folgenden wichtigen Punkte ansteht: Einstellung von Führungskräften, Debatten beispielsweise zu langfristigen Branding-Strategien oder Diskussionen über heikle persönliche Themen. Wenn Sie hingegen nur einfache Fragen stellen oder alltägliche Aufgaben besprechen wollen, ist ein Meeting nicht notwendig. Anhand dieser umfassenden Übung können Sie feststellen, ob und wann persönliche Gespräche erforderlich sind, damit alle Beteiligten kostbare Zeit und Ihr Unternehmen Geld spart.
Anstatt noch eine weitere Videokonferenz in Ihren Kalender einzutragen, ist es eine gute Idee, andere Tools in Betracht ziehen, um die Kommunikation in Ihrem Team zu optimieren.
Alternative Wege der Kommunikation
Tools für die Dateifreigabe und Zusammenarbeit
Versuchen Sie, asynchron zu kommunizieren, bevor Sie mit anderen, direkteren Methoden fortfahren. Mit Tools für die Dateifreigabe und Zusammenarbeit wie Dropbox können Sie zusammenarbeiten, ohne demselben Zeitplan folgen zu müssen. Diese Tools eignen sich besonders gut für:
- Das Freigeben Ihrer Arbeit zur Überprüfung
- Das Abgeben und Erhalten von Feedback zu Projekten
- Das Übergeben von Dateien an Kunden oder Kollegen
Wenn alle Beteiligten ihre Arbeit in der Cloud speichern, ist die Zusammenarbeit einfach. Anstatt sich direkt an die Mitarbeiter zu wenden, können Sie Dokumente mit einem Hinweis teilen oder Kommentare zur Arbeit hinterlassen, damit jeder seinen eigenen Zeitplan einhalten kann. Erfahren Sie, wie Sie mit Dropbox Ihre Arbeit teilen und besseres Feedback erhalten können, oder sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über Dropbox Capture zu erfahren:
Messaging-Apps
Der größte Vorteil von Messaging-Apps wie Slack und Microsoft Teams besteht darin, dass damit schnell und einfach reagiert und diskutiert werden kann. In folgenden Fällen ist Slack besser geeignet als ein Meeting:
- Wenn Sie schnell Antworten auf einfache Fragen brauchen oder Anfragen, Feedback usw. bearbeiten müssen
- Wenn Sie Inhalte in Echtzeit teilen und gemeinsam bearbeiten möchten
- Wenn Sie direkt eine Antwort brauchen
- Wenn Sie unterhaltsame Inhalte teilen möchten, die sich nicht direkt auf die Arbeit beziehen
Wenn Sie kompliziertere Ideen oder Prozesse virtuell kommunizieren müssen, können Sie Dropbox Capture verwenden. Mit Capture können Sie Ihren Computerbildschirm aufzeichnen und gleichzeitig im Video sprechen. Wenn Sie Ihr Gesicht zeigen, wird die Kommunikation persönlicher, und wenn Sie erklären, was auf Ihrem Bildschirm zu sehen ist, werden die Inhalte verständlicher. So können Sie zum Beispiel bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters lange Nachrichten und Besprechungen durch eine Capture-Aufzeichnung ersetzen, die ihm zeigt, wie er die komplexen HR-Systeme nutzen kann, anstatt dies nur mit Worten zu beschreiben. Anschließend fügen Sie den Videoclip einfach in eine Messaging-App, E-Mail oder in ein Dokument ein und teilen ihn.
Wenn Ihr Team überwiegend über Slack kommuniziert, sollten Sie E‑Mails nur bei formelleren Themen verwenden. In folgenden Fällen sollten Sie eine E-Mail senden:
- Wenn Sie externe Personen in die Unterhaltung mit einbeziehen müssen
- Wenn sie längere Inhalte mit vielen Details teilen
- Wenn Sie wichtige Informationen teilen und möchten, dass die Beteiligten darüber Bescheid wissen
Wenn Sie wichtige Dokumente unterzeichnen oder Papiere ausfüllen müssen, gibt es keinen Anlass, ein persönliches Meeting zu planen. Dropbox Sign bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente per E-Mail zum Unterzeichnen zu versenden, den Fortschritt von Anfragen zu verfolgen und Dokumente digital zu unterschreiben.
Kurzes Zoom-Meeting oder Telefonanruf
Manchmal sind Meetings notwendig. Die direkte Kommunikation bietet den Vorteil, Körpersprache und Tonfall gezielt einzusetzen und die Möglichkeit, ein dynamisches Gespräch zu führen. Planen Sie in folgenden Fällen ein persönliches Gespräch mit Ihren Kollegen:
- Wenn Sie ein heikles Thema besprechen müssen
- Wenn Sie komplexe Projekte oder Themen besprechen müssen, bei denen die Beteiligten leicht durcheinander kommen können
- Wenn Sie per Slack oder E-Mail kommuniziert haben, sich aus der Diskussion aber keine klaren weiteren Schritte oder kein Konsens ergeben haben
Wenn Sie sich per Zoom mit einer anderen Person treffen müssen, nutzen Sie die Zeit möglichst optimal. Mit der Zoom-Integration für Dropbox können Sie über Zoom an Dropbox-Dateien zusammenarbeiten, ohne zwischen mehreren verschiedenen Apps wechseln zu müssen.
Es ist an der Zeit, alte Gewohnheiten zu überdenken und unsere Arbeitsweise neu zu gestalten. Weniger Meetings sind nur eine Möglichkeit, alle zufriedener und effizienter zu machen. In unserem Virtual First Toolkit finden Sie weitere Ideen, wie Sie Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen können.
