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如何減少會議次數,同時完成更多工作

是否想過用一封電子郵件就能取代一場會議?瞭解非同步溝通如何提升工作團隊的生產力和士氣。

一人使用多種溝通工具來完成工作,無須參加會議

良好溝通是企業成功的關鍵所在,但過多會議可能會損耗員工參與的心力和生產力。《The Surprising Science of Meetings》估計美國的公司每年耗費 2,500 億美元在不必要的會議上。此外遠端工作也帶來新挑戰,例如視訊品質不穩定,還有不同時區的人會爭論不休。與其努力讓所有人配合同一份時間表,不如使用數位協作工具,讓團隊成員能依照自己方便的時間來工作。

在規劃另一場面對面會議或 Zoom 會議之前,請先自問是否需要安排此會議?若是需要應對三大主題之一:關鍵決策 (如招聘領導人才)、辯論 (如長期品牌策略) 或討論 (如敏感的個人問題),則舉辦會議再適合不過。另一方面,若只是需要提出簡單易懂的問題或處理日常工作項目,則無需開會。請嘗試這項全方位的練習,確定是否需要面對面的會議以及舉行的時機,如此便能為大家節省寶貴的時間,也有助於節省公司經費。

與其在行事曆上再安排另一場視訊會議,不妨考慮使用其他能簡化團隊溝通的工具。

滑鼠游標懸停在下拉式選單的「Message on Slack」上方。

替代溝通方式

 

檔案共享和協作工具

在改用其他更直接的方式之前,請試試看非同步溝通。透過 Dropbox 等檔案共享和協作工具,大家在協作時便不需配合相同的時間表。這類工具適用以下情境:

  • 共享工作成果以供審閱
  • 提供和接受專案意見
  • 將檔案遞交給客戶或同事

當大家都將工作儲存在雲端,就能輕鬆彼此協作。無需直接與人聯絡,可改為共享附有筆記的文件或留下工作相關的註解,如此每個人都可以自行安排時間做出貢獻。歡迎瞭解如何使用 Dropbox 輕鬆共享您的工作檔案並獲得更好的意見,或是觀看此影片來認識 Dropbox Capture:

Dropbox Capture 快速錄製螢幕畫面

通訊應用程式

Slack 和 Microsoft Teams 等通訊應用程式最大的好處,在於能輕鬆快速地回覆和討論事情。在下列情況中,Slack 比會議更加合適:

  • 需要快速回答一些簡單事務,或是督促要求進度、請求提供意見等
  • 希望即時共享和協作某些工作
  • 需要獲得立即回覆
  • 想隨意分享一些資訊、趣聞或是無關主題的內容

若需要以虛擬方式傳達更複雜的想法或流程,可以使用 Dropbox Capture。Capture 可讓您在對著相機說話的同時錄製電腦螢幕畫面。露臉能使溝通更有親近感,分享螢幕上的內容則讓資訊更易於理解。例如在新員工入職時,可以用 Capture 錄製的影片取代冗長的訊息溝通和會議,透過錄影示範如何使用複雜的人資系統,而不僅是口頭說明。然後只需將剪輯片段拖放到通訊應用程式、電子郵件或文件並共享即可。

 

電子郵件

如果您的工作團隊多數時候偏好在 Slack 上溝通,請將電子郵件留待需討論較正式的主題時再使用。在下列情況中建議寄送電子郵件:

  • 需要讓外部人員加入對話
  • 需要分享具有諸多細節的較長資訊
  • 需要分享重要事務,並希望大家確實留意

如果需要簽署重要文件或處理文書作業,也無需安排面對面的會議。HelloSign 可讓您透過電子郵件傳送文件以供簽名、追蹤請求的進度,並且以數位方式將文件簽署完畢。

 

快速的 Zoom 會議或撥打電話

有時召開會議有其必要性。直接溝通時,能善用肢體語言和語氣,且能展開互動性對話。出現下列情況時,請安排與同事對談:

  • 需要討論敏感問題
  • 需要討論可能容易搞不清楚狀況的複雜專案或主題
  • 已透過 Slack 或電子郵件聯絡,但討論持續拖延而未形成明確的下一步或結論

如果需要與人進行 Zoom 會議,那就要充分利用時間。Dropbox Zoom 整合可讓您透過 Zoom 來協作處理 Dropbox 檔案,不需要在大量不同的應用程式之間來回切換。

 

現在應當開始評估舊習慣並改變工作方式。想要讓人人更滿意並提高效率,減少會議次數只是其中一種方法。歡迎查看我們的「虛擬優先」工具組,得到更多想法如何幫助公司蓬勃發展的想法。