良好溝通是企業成功的關鍵所在，但過多會議可能會損耗員工參與的心力和生產力。《The Surprising Science of Meetings》估計美國的公司每年耗費 2,500 億美元在不必要的會議上。此外遠端工作也帶來新挑戰，例如視訊品質不穩定，還有不同時區的人會爭論不休。與其努力讓所有人配合同一份時間表，不如使用數位協作工具，讓團隊成員能依照自己方便的時間來工作。
在規劃另一場面對面會議或 Zoom 會議之前，請先自問是否需要安排此會議？若是需要應對三大主題之一：關鍵決策 (如招聘領導人才)、辯論 (如長期品牌策略) 或討論 (如敏感的個人問題)，則舉辦會議再適合不過。另一方面，若只是需要提出簡單易懂的問題或處理日常工作項目，則無需開會。請嘗試這項全方位的練習，確定是否需要面對面的會議以及舉行的時機，如此便能為大家節省寶貴的時間，也有助於節省公司經費。
與其在行事曆上再安排另一場視訊會議，不妨考慮使用其他能簡化團隊溝通的工具。
通訊應用程式
Slack 和 Microsoft Teams 等通訊應用程式最大的好處，在於能輕鬆快速地回覆和討論事情。在下列情況中，Slack 比會議更加合適：
- 需要快速回答一些簡單事務，或是督促要求進度、請求提供意見等
- 希望即時共享和協作某些工作
- 需要獲得立即回覆
- 想隨意分享一些資訊、趣聞或是無關主題的內容
若需要以虛擬方式傳達更複雜的想法或流程，可以使用 Dropbox Capture。Capture 可讓您在對著相機說話的同時錄製電腦螢幕畫面。露臉能使溝通更有親近感，分享螢幕上的內容則讓資訊更易於理解。例如在新員工入職時，可以用 Capture 錄製的影片取代冗長的訊息溝通和會議，透過錄影示範如何使用複雜的人資系統，而不僅是口頭說明。然後只需將剪輯片段拖放到通訊應用程式、電子郵件或文件並共享即可。
電子郵件
如果您的工作團隊多數時候偏好在 Slack 上溝通，請將電子郵件留待需討論較正式的主題時再使用。在下列情況中建議寄送電子郵件：
- 需要讓外部人員加入對話
- 需要分享具有諸多細節的較長資訊
- 需要分享重要事務，並希望大家確實留意
如需簽署重要文件或處理文書作業，也無需安排面對面會議。Dropbox Sign 讓您能以電子郵件將文件送交簽署、追蹤請求進度，並以數位方式簽署文件。
快速的 Zoom 會議或撥打電話
有時召開會議有其必要性。直接溝通時，能善用肢體語言和語氣，且能展開互動性對話。出現下列情況時，請安排與同事對談：
- 需要討論敏感問題
- 需要討論可能容易搞不清楚狀況的複雜專案或主題
- 已透過 Slack 或電子郵件聯絡，但討論持續拖延而未形成明確的下一步或結論
如果需要與人進行 Zoom 會議，那就要充分利用時間。Dropbox Zoom 整合可讓您透過 Zoom 來協作處理 Dropbox 檔案，不需要在大量不同的應用程式之間來回切換。
現在應當開始評估舊習慣並改變工作方式。想要讓人人更滿意並提高效率，減少會議次數只是其中一種方法。歡迎查看我們的「虛擬優先」工具組，得到更多想法如何幫助公司蓬勃發展的想法。
